Devi inviare ad un Paese che ha sotto sottoscritto la Convenzione dell’Aja un certificato di morte rilasciato dalle autorità italiane, ma non sai se le autorità del Paese destinatario richiedano o meno l’apostille ai fini del suo riconoscimento? In questa guida troverai tutte le informazioni essenziali che è importante conoscere su questo argomento.
Ti forniremo qualche informazione preliminare sull’apostillazione e ti mostreremo quali sono le principali esenzioni dall’apostillazione applicabili ai certificati di morte, quali sono le tipologie di certificato di morte che possono essere rilasciate dalle autorità italiane e, in ultima istanza, ti indicheremo quando le autorità estere potrebbero richiedere che il certificato di morte debba essere tradotto e cosa fare nel caso la traduzione sia necessaria. Indicheremo anche quali rappresentanze consolari e diplomatiche estere competenti per l’Italia possono rilasciare o autenticare ai cittadini dei loro Paesi i certificati di morte direttamente in Italia.
Quando si parla di apostille, si parla di una procedura di legalizzazione, ossia di una procedura di autentica da eseguire affinché un documento pubblico venga riconosciuto da autorità estere, in uso tra i Paesi sottoscrittori della Convenzione dell’Aja, quali, ad esempio, l’Italia. Nei rapporti di riconoscimento dei documenti pubblici tra Paesi sottoscrittori, l’apostille sostituisce la legalizzazione consolare.
È importante sottolineare che, anche nei rapporti tra Paesi sottoscrittori della Convenzione dell’Aja, l’apostille non può essere utilizzata per autenticare i documenti di origine consolare, ossia quei documenti rilasciati direttamente dalle rappresentanze consolari e diplomatiche di un Paese. Una volta rilasciati, i documenti consolari, ai fini del loro riconoscimento, devono essere legalizzati nazionalmente presso un organo competente del Paese destinatario, se non esenti dal processo in virtù di qualche Convenzione (ad esempio, la Convenzione di Londra del 7 giugno 1968, la Convenzione di Vienna dell’8 settembre 1976 e la Convenzione di Bruxelles del 25 maggio 1987) o Regolamento (ad esempio, il Regolamento UE 2016/1191).
Nello specifico, sia l’apostille che la legalizzazione consolare servono a certificare che uno specifico documento cartaceo costituisca un atto pubblico e sia stato firmato, con firma autografa, da un pubblico ufficiale, il quale abbia la firma depositata presso uno specifico ente pubblico che possa attestarne l’autenticità. Ciò che differenzia le due procedure e rende, dunque, l’apostille una procedura di legalizzazione semplificata è che l’apostille è un processo di autentica della firma monofase (tutto il processo di autentica avviene presso le autorità nazionali del Paese di rilascio dei documenti mediante apposizione del timbro di apostille) mentre la legalizzazione consolare è un processo di autentica bifase (è necessaria una prima autentica presso le autorità nazionali del Paese di rilascio dei documenti alla quale deve seguire una seconda autentica effettuata dalle rappresentanze consolari o diplomatiche del Paese destinatario dei documenti che risultino competenti per il Paese di rilascio). Poiché il processo di autentica per apostille è monofase, molto spesso la procedura risulterà più rapida.
Un documento pubblico che abbia ricevuto apposizione del timbro di apostille, verrà riconosciuto come autentico dall’autorità del Paese Estero, ma, molto spesso, per il pieno riconoscimento del suo contenuto è necessario che esso sia anche tradotto in una lingua riconosciuta dal Paese destinatario.
Cosa fare quando i documenti pubblici italiani sono destinati ad un Paese per il quale la Convenzione dell’Aja non è in vigore
Se si devono inviare documenti pubblici rilasciati dalle autorità italiane ad un Paese per il quale la Convenzione dell’Aja non è in vigore (perché il Paese destinatario non l’ha sottoscritta oppure perché l’ha sottoscritta ma non è ancora entrata in vigore), affinché i documenti vengano riconosciuti dalle autorità destinatarie, si deve ricorrere, salvo esenzioni, all’autentica per legalizzazione consolare. Come spiegato sopra, questo significa che il documento deve essere soggetto prima a legalizzazione nazionale presso l’organo italiano che sia competente per la sua legalizzazione (in base al tipo di documento, l’organo di competenza è rappresentato dalla Camera di Commercio, dalla Prefettura oppure dalla Procura della Repubblica) e successivamente a legalizzazione consolare presso l’Ambasciata o il Consolato del Paese destinatario dei documenti che è competente per l’Italia.
L’Italia ha designato come detenenti autorità di apostillazione due dei propri organi pubblici: la Procura della Repubblica e la Prefettura.
La Procura della Repubblica è stata insignita dell’autorità di apostillare documenti che abbiano natura di atti giudiziari e di atti notarili. Nel caso degli atti notarili è necessario verificare sempre che il Notaio che li ha redatti non sia deceduto oppure in pensione. Laddove il Notaio che li ha redatti sia deceduto oppure sia in pensione, è necessario richiedere una nuova copia dell’atto presso l’Archivio Notarile nel quale è stato archiviato, avendo premura di verificare che il funzionario che rilascia la copia abbia la firma depositata presso la Procura della Repubblica, così che la nuova copia rilasciata risulti effettivamente apostillabile.
L’elenco riportato di seguito contiene alcuni esempi di documenti il cui processo di autentica per apostillazione rientra nell’autorità della Procura della Repubblica:
La Prefettura è stata insignita dell’autorità di apostillare ogni altra tipologia di documento pubblico firmato da pubblico ufficiale, la cui firma sia stata previamente depositata presso la Prefettura di competenza. Questo significa che è anche l’organo al quale rivolgersi per l’esecuzione dell’autentica per apostillazione dei Certificati di Stato Civile, tra i quali rientrano i certificati oggetto di questa guida, ossia i certificati di morte.
L’elenco riportato di seguito contiene alcuni esempi di documenti il cui processo di autentica per apostillazione rientra nell’autorità della Prefettura:
Quando destinati ad un Paese Estero per il quale sia in vigore la Convenzione dell’Aja, dunque, i certificati di morte rilasciati in Italia, se non esenti dalla procedura di autentica per apostillazione, vanno apostillati presso la Prefettura. Nello specifico, per l’apostillazione è necessario rivolgersi alla Prefettura nel cui ambito territoriale rientra il Comune che ha emesso lo specifico certificato di morte da apostillare.
Quando si ha l’esigenza di inviare un certificato di morte rilasciato in Italia ad un Paese per il quale sia vigente la Convenzione dell’Aja, è molto importante controllare se esistono esenzioni dal processo di autentica per apostille applicabili per il Paese destinatario in merito ai certificati di morte.
Laddove il certificato di morte rilasciato in Italia fosse esente dalla procedura di apostillazione, ai fini del suo riconoscimento da parte dell’autorità estera destinataria, è comunque consigliabile che il documento che lo rappresenti sia un documento fisico e firmato a penna. Laddove il certificato fosse privo di questi requisiti, esiste la concreta possibilità che non venga accettato dall’autorità estere destinataria.
Quella che segue è una breve panoramica delle principali esenzioni dall’autentica per apostille applicabili ai certificati di morte, quando rilasciati in Italia.
La Convenzione di Vienna dell’8 settembre 1976, sottoscritta anche dall’Italia, ha introdotto un modello plurilingue che può essere utilizzato per redigere gli Estratti di Morte. Gli Estratti di Morte plurilingui redatti utilizzando quel modello godono di esenzione da apostillazione (e da legalizzazione) e da traduzione (l’esenzione dalla traduzione, come vedremo nei prossimi paragrafi, non si estende alle eventuali annotazioni presenti sul documento), purché diretti a Paesi che abbiano sottoscritto la Convenzione. Alcuni dei Paesi sottoscrittori della Convenzione di Vienna dell’8 settembre 1976 sono Bosnia-Erzegovina, Macedonia del Nord, Lituania, Moldova (o Moldavia), Montenegro, Serbia e Turchia.
Quando specificamente destinati a Paesi membri dell’UE, i certificati di morte godono di esenzione da autentica per apostille (e da autentica per legalizzazione) per gli effetti del Regolamento (UE) 2016/1191.
La Convenzione di Atene del 15 settembre 1977, firmata anche dall’Italia, ha introdotto l’esenzione da apostille (e da legalizzazione, nel caso in cui il documento sia consolare) per i certificati di morte (e per ogni altro documento di Stato Civile) quando il Paese Estero destinatario del Certificato ne sia sottoscrittore. Gli altri Paesi sottoscrittori della Convenzione sono Austria, Francia, Grecia, Lussemburgo, Paesi Bassi, Polonia, Portogallo, Spagna e Turchia.
La Convenzione di Bruxelles del 25 maggio 1987, di cui l’Italia è sottoscrittrice, ha introdotto l’esenzione da apostillazione (e, nel caso di documenti consolari, da legalizzazione) per i certificati di morte (e ogni altro documento pubblico) quando il Paese destinatario ne sia sottoscrittore. Gli altri Paesi per i quali è applicabile la Convenzione sono Belgio, Danimarca, Estonia, Francia, Irlanda e Lettonia.
La Convenzione Italia-San Marino del 31 marzo 1939 ha introdotto l’esenzione da autentica per apostillazione (e legalizzazione) per i certificati di morte (e tutti gli altri documenti di Stato Civile) diretti a San Marino.
L’Accordo Italia-Svizzera del 16 novembre 1966 rende esenti da autentica per apostillazione (e da autentica per legalizzazione) i certificati di morte (e ogni altra tipologia di documento di Stato Civile) destinati alla Svizzera.
Formalmente esiste un accordo tra Italia e Argentina (si tratta dell’Accordo tra la Repubblica italiana e la Repubblica argentina sullo scambio degli atti dello stato civile e l’esenzione dalla legalizzazione per taluni documenti firmato il 9 dicembre 1987) ai sensi del quale i certificati di morte (e ogni altro tipo di documento di Stato Civile) dovrebbero essere esenti da apostille (e da autentica per legalizzazione), se rilasciati in Italia e destinati all’Argentina e viceversa. Il condizionale in questo caso, però, è d’obbligo, perché, sebbene l’Accordo sia formalmente entrato in vigore il 1° luglio 1990, risulta disapplicato dai due Paesi e, per il riconoscimento dei documenti, è necessario ricorrere all’autentica per apostillazione (o all’autentica per legalizzazione, nel caso di documenti consolari).
I certificati di morte di cittadini di alcuni Paesi Esteri possono essere richiesti direttamente alle rappresentanze consolari o diplomatiche di quei Paesi Esteri competenti per l’Italia. Poiché i documenti in questo caso sono emessi da un’autorità consolare o diplomatica, sono documenti di carattere consolare. Ergo, ai fini del loro riconoscimento da parte delle autorità italiane, non è possibile procedere attraverso autentica per apostille. Il loro riconoscimento da parte delle autorità italiane è possibile previa esecuzione di autentica per legalizzazione da eseguirsi presso la Prefettura Italiana competente, eccezion fatta nel caso in cui il documento sia esente. In ogni caso, laddove il documento non sia stato rilasciato anche, integralmente, in italiano, deve poi ricevere traduzione giurata in italiano.
Albania: I certificati di morte (e ogni altro documento di Stato Civile) che abbiano come intestatari cittadini albanesi possono essere richiesti presso le rappresentanze consolari e diplomatiche albanesi competenti per l’Italia. Una volta rilasciato, il documento dovrà essere autenticato mediante legalizzazione prefettizia e dovrà ricevere traduzione giurata in italiano.
Bolivia: Le rappresentanze consolari e diplomatiche della Bolivia competenti per l’Italia sono autorizzate a rilasciare i certificati di morte (e ogni altra tipologia di Certificato di Stato Civile) dei propri cittadini. I certificati emessi in questo modo sono rilasciati in spagnolo, ma sono già completi della traduzione in italiano. Per il loro riconoscimento è necessaria la sola autentica per legalizzazione presso la Prefettura.
Lituania: I certificati di morte (e altri certificati dello Stato Civile) di cittadini lituani possono essere rilasciati anche dalle rappresentanze consolari e diplomatiche lituane competenti per l’Italia. Poiché la Lituania è un Paese membro dell’UE, sono esenti dalla legalizzazione prefettizia per effetto del Regolamento (UE) 2016/1191. Ai fini del loro riconoscimento da parte delle autorità italiane è necessaria la sola esecuzione della traduzione giurata in italiano, laddove non siano rilasciati in un formato che comprenda già l’italiano. Poiché la Lituania è anche uno dei Paesi sottoscrittori della Convenzione di Vienna dell’8 settembre 1976, le rappresentanze consolari e diplomatiche per l’Italia possono rilasciare anche gli Estratti di Morte plurilingui (e ogni altro Estratto plurilingue previsto dalla Convenzione) redatti con il modello previsto dalla Convenzione. In quello specifico caso, l’Estratto, oltre ad essere esente da autentica per legalizzazione in Prefettura, è esente anche da traduzione (con la sola eccezione delle annotazioni, poiché sarebbero ivi apposte in lituano).
Macedonia del Nord: Gli Estratti di Morte (e ogni altro Estratto previsto dalla Convenzione di Vienna dell’8 settembre 1976) che abbiano come intestatari cittadini macedoni possono essere richiesti anche presso le rappresentanze consolari e diplomatiche della Macedonia del Nord competenti per l’Italia. Gli effetti della Convenzione li esonerano da legalizzazione presso la Prefettura e da traduzione (salvo eventuali annotazioni in macedone, che sono da tradursi comunque, con giuramento della traduzione, in italiano).
Pakistan: I certificati di morte, così come ogni altro Certificato di Stato Civile, possono essere autenticati anche dall’Ambasciata del Pakistan a Roma o dal Consolato Generale del Pakistan a Milano, purché attestati dal Ministry of Foreign Affairs del Pakistan. Una volta autenticati, devono ricevere autentica nazionale in Prefettura.
Uzbekistan: I certificati di morte (e gli altri certificati di Stato Civile) di cittadini uzbeki possono essere rilasciati anche dalle rappresentanze consolari e diplomatiche dell’Uzbekistan competenti per l’Italia. Le rappresentanze uzbeke rilasciano il documento già in in lingua italiana, da cui per il riconoscimento dalle autorità italiane è richiesta solamente autentica per legalizzazione in Prefettura.
Prima di eseguire l’autentica per legalizzazione presso la Prefettura di un certificato di morte che sia stato emesso da una rappresentanza consolare o diplomatica di un Paese Estero, bisogna accertarsi dell’eventuale presenza di esenzioni dalla procedura di legalizzazione. Questo significa che è necessario considerare le eventuali esenzioni già riportate nel paragrafo 2., che riguardano sia l’apostille che la legalizzazione. In aggiunta a quelle esenzioni, va tenuto conto delle disposizioni della Convenzione di Londra del 7 giugno 1968, la quale esenta da legalizzazione i documenti consolari emessi da rappresentanze consolari e diplomatiche di un Paese sottoscrittore e diretti ad un altro Paese sottoscrittore o a una sua rappresentanza consolare o diplomatica, ovunque essa si trovi. Gli effetti della Convenzione di Londra non coprono nessuno dei Paesi oggetto di questo paragrafo, ma viene qui citata per completezza.
Prima di richiedere un certificato di morte, è necessario verificare con le autorità del Paese Estero destinatario quali informazioni debbano essere contenute nel Certificato. Le autorità italiane possono rilasciare tre tipologie di certificato di morte (di cui una, ossia l’Estratto di Morte, può essere redatta anche con il modello plurilingue della Convenzione di Vienna dell’8 settembre 1976), ciascuna delle quali si differenzia dalle altre in virtù delle informazioni in essa registrate.
I certificati di morte, a prescindere dalla loro tipologia, vanno sempre richiesti in un Comune nel quale si abbia certezza che sia stato trascritto l’Atto di Morte dell’intestatario del Certificato.
Di seguito sono riportate le tre tipologie di certificato di morte che possono essere rilasciate dai Comuni Italiani (e le informazioni in esse registrate):
Certificato di Morte
Questo Certificato racchiude solo informazioni essenziali che riguardino l’intestatario del Certificato e l’evento di morte certificato. Queste informazioni, in genere, sono nome, cognome, data di nascita e di morte, nonché il luogo in cui è avvenuta la morte.
Estratto di Morte
In questo documento, a complemento delle informazioni anagrafiche contenute anche nel Certificato di Morte semplice, sono indicati, se noti, anche: ora del decesso, ultimo luogo di residenza, stato civile, informazioni sulla maternità e paternità del defunto e, eventualmente, nome e cognome del coniuge. Queste informazioni costituiscono le note a margine previste dalla legge.
Essendo l’Italia uno dei Paesi sottoscrittori della Convenzione di Vienna dell’8 settembre 1976, è possibile richiedere che l’Estratto di Morte sia redatto utilizzando il modello plurilingue previsto dalla Convenzione. Se l’Estratto plurilingue è destinato ad un altro Paese sottoscrittore, esso è esente dalla traduzione ai sensi della Convenzione, con l’eccezione delle eventuali annotazioni in italiano, che sono da tradursi per il riconoscimento da parte dell’autorità estera.
Copia integrale dell’Atto di Morte
Poiché si tratta di una copia autenticata dell’Atto di Morte originale, così come esso è stato trascritto presso il Comune nel quale viene richiesto, contiene ogni informazione riportata sull’Atto nella sua interezza. Questo la rende la fonte di informazioni più completa circa l’evento di morte da certificare.
Una volta rilasciata, qualsiasi tipologia di certificato di morte, se non esente, va apostillata presso la Prefettura competente per il Comune di rilascio, come già anticipato nel paragrafo 1.1.
Dopo l’apostillazione (se il certificato non è esente), un ultimo passo necessario ai fini del riconoscimento del certificato di morte da parte dell’autorità del Paese destinatario è la sua traduzione in una lingua riconosciuta da quel Paese. Prima di effettuare la traduzione, è necessario richiedere all’ente destinatario in che lingua debba essere presentato il documento.
Quando richiesta, la traduzione può essere effettuata sia nel Paese Estero di destinazione (cosa che, in genere, comporta un risparmio in termini di tempo e costi) che in Italia (il che potrebbe prevedere un incremento in termini di tempo, costi o entrambi, sulla base della tipologia di traduzione richiesta dall’ente destinatario).
Qui in Italia è possibile eseguire una traduzione certificata oppure una traduzione giurata (altrimenti detta anche asseverata). La tipologia di traduzione va scelta seguendo le disposizioni indicate dall’autorità destinataria del documento. Se il documento va apostillato, esso va tradotto solamente a seguito dell’autentica per apostille, altrimenti si può procedere immediatamente con la traduzione. Qualora sia richiesta la traduzione giurata (o asseverata) e il documento da tradurre non sia esente da apostille, è necessario far apostillare il verbale di giuramento presso la Procura della Repubblica. Nel caso il documento fosse invece esente, è necessario verificare caso per caso se il verbale di giuramento deve essere autenticato per apostille. Ove richiesta, l’autentica per apostille del verbale di giuramento è necessaria ai fini del suo riconoscimento (e del riconoscimento della traduzione) da parte dell’autorità estera.
Qualora il certificato di morte fosse un Estratto di Morte plurilingue redatto usando il modello plurilingue della Convenzione di Vienna dell’8 settembre 1976, bisogna fare attenzione alla presenza di annotazioni. Seppur l’Estratto di Morte plurilingue sia esente da traduzione, le annotazioni sono sempre riportate in una lingua del Paese che rilascia l’Estratto. Questo significa per farle riconoscere dell’autorità estera, andranno tradotte in una lingua riconosciuta dal Paese Estero di destinazione. Pertanto, dovrai controllare il documento che ti è stato rilasciato per verificare la presenza di annotazioni, così da poter stabilire se una traduzione è necessaria.
Se hai domande sui certificati di morte e sulle procedure di apostillazione riportate in questa guida, oppure vuoi altre informazioni sull’argomento, scrivici pure. Un membro esperto del nostro team prenderà in carico le tue domande e ti offrirà tutti i chiarimenti del caso. Puoi contattarci anche per la gestione di pratiche che riguardino specificamente i certificati di morte (ad esempio, per il loro rilascio, per l’esecuzione dell’autentica per apostille oppure per la traduzione). Analizzeremo la tua richiesta e la gestiremo con tutte le premure necessarie.
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