Hai un Certificato di Nascita rilasciato in Italia e devi inviarlo ad un Paese firmatario della Convenzione dell’Aja, ma non sai se per il suo riconoscimento da parte dell’autorità di quel Paese è necessaria o meno l’apostille? Il contenuto di questa guida ti offrirà una ricca panoramica su questo argomento.
Vedremo insieme cos’è la procedura di apostillazione, quando i Certificati di Nascita ne sono esenti, quali sono le principali tipologie di Certificato di Nascita e quando potrebbe diventare necessario tradurre un Certificato di Nascita ai fini del suo riconoscimento da parte delle autorità estere.
L’apostille è una procedura di legalizzazione semplificata introdotta dalla Convenzione dell’Aja e riguarda i documenti non consolari emessi da un Paese firmatario della Convenzione, quale ad esempio l’Italia, e diretti ad un altro Paese firmatario.
Si tratta di una procedura di autentica di firma atta a verificare che una delle firme apposte su un documento cartaceo è la firma autografa di un pubblico ufficiale e che tale firma risulta depositata presso un organo di competenza, il quale provvede ad attestarne l’autenticità previa apposizione del timbro di apostille. Si differenzia dalla procedura di legalizzazione consolare perché, una volta che la firma del pubblico ufficiale apposta sul documento è stata autenticata dall’organo di competenza nazionale, non è necessario eseguire un secondo passaggio di autentica presso le rappresentanze consolari del Paese destinatario del documento ubicate nel Paese di rilascio. Questo generalmente rende la procedura di apostille più snella e veloce.
Attraverso la procedura di apostille si permette all’autorità di un Paese Estero di riconoscere la validità e l’autenticità di un documento pubblico rilasciato da un altro Paese. Nota che l’apostille potrebbe essere insufficiente poiché, come vedremo più avanti in questa guida, ai fini del riconoscimento del documento, potrebbe essere necessario tradurlo in una lingua riconosciuta dal Paese destinatario dei documenti.
Riconoscimento di documenti pubblici destinati ad un Paese non Aja
Quando si devono inviare documenti pubblici italiani ad un Paese non firmatario della Convenzione dell’Aja, ai fini del loro riconoscimento da parte delle autorità del Paese Estero è necessario eseguire la legalizzazione consolare. In quei casi, i documenti devono dapprima ricevere legalizzazione nazionale presso l’organo di competenza italiano (Camera di Commercio, Procura della Repubblica o Prefettura) e poi ricevere legalizzazione consolare presso il Consolato competente del Paese destinatario.
In Italia esistono due organi di competenza con l’autorità di apostillare i documenti. Si tratta della Procura della Repubblica e della Prefettura.
La Procura della Repubblica ha l’autorità di apporre l’apostille su atti giudiziari e atti notarili (inclusi gli atti notarili rilasciati da un Notaio deceduto oppure in pensione, previo richiesta di rilascio di una nuova copia del documento presso l’Archivio Notarile presso il quale l’atto è stato depositato).
Esempi di documenti la cui autorità, per apporre l’apostille, è una prerogativa della Procura della Repubblica sono:
La Prefettura ha l’autorità di apporre l’apostille su ogni altra tipologia di documento (inclusi quelli rilasciati dalla Camera di Commercio). La Prefettura è anche l’organo di competenza al quale rivolgersi per l’apostillazione dei Certificati di Stato Civile, i quali comprendono i Certificati di Nascita.
Esempi di documenti la cui autorità per apporre l’apostille è una prerogativa della Prefettura sono:
Questo significa che i Certificati di Nascita rilasciati in Italia e destinati ad un Paese Estero firmatario della Convenzione dell’Aja vanno sempre apostillati presso la Prefettura territorialmente competente per il Comune che li ha rilasciati, qualora non esenti in virtù di qualche Convenzione o di qualche altro accordo internazionale.
Quando si deve inviare un Certificato di Nascita dall’Italia ad un Paese Estero firmatario della Convenzione dell’Aja, è bene verificare quale Certificato di Nascita sia richiesto e a quale Paese Estero sia destinato. Saperlo è molto importante perché, in base a questi elementi, potrebbero risultare applicabili specifiche esenzioni dalla procedura di apostille.
Ricorda che anche nei casi in cui il Certificato di Nascita risultasse esente da apostille, esso deve comunque essere un documento fisico e firmato a penna, altrimenti potrebbe emergere il concreto rischio che non venga riconosciuto dalle autorità del Paese destinatario del documento.
Di seguito indicheremo alcune delle principali esenzioni dall’apostillazione applicabili ai Certificati di Nascita rilasciati in Italia.
Gli Estratti di Nascita plurilingui per cui viene utilizzato il modello plurilingue della Convenzione di Vienna dell’8 settembre 1976 sono esenti sia da apostille che da traduzione (eccetto per le annotazioni, le quali, come vedremo più avanti, vanno tradotte) se diretti a Paesi Esteri per i quali è in vigore la Convenzione. Tra questi Paesi, menzioniamo Bosnia-Erzegovina, Lituania, Macedonia del Nord, Moldova (o Moldavia), Montenegro, Serbia e Turchia.
I Certificati di Nascita destinati a Paesi membri dell’UE sono esenti da apostille (e da legalizzazione) in virtù del Regolamento (UE) 2016/1191.
Poiché i Certificati di Nascita rappresentano documenti di stato civile, sono esenti da apostille (e da legalizzazione, nel caso in cui si tratti di documenti consolari) quando diretti a Paesi Esteri che hanno sottoscritto la Convenzione di Atene del 15 settembre 1977, ossia Austria, Francia, Grecia, Lussemburgo, Paesi Bassi, Polonia, Portogallo, Spagna e Turchia.
Poiché i Certificati di Nascita costituiscono documenti pubblici, sono esenti da apostille (e da legalizzazione, nel caso in cui si tratti di documenti consolari) quando diretti a Paesi Esteri per i quali è in vigore la Convenzione di Bruxelles del 25 maggio 1987, ossia Belgio, Danimarca, Estonia, Francia, Irlanda e Lettonia.
I Certificati di Nascita (e, più in generale, i documenti di Stato Civile) diretti a San Marino sono esenti da apostille (e legalizzazione) in ragione della Convenzione Italia-San Marino del 31 marzo 1939.
I Certificati di Nascita (e, più in generale, i documenti di Stato Civile) diretti alla Svizzera sono esenti da apostille (e legalizzazione) in virtù dell’Accordo Italia-Svizzera del 16 novembre 1966.
Seppur esista un accordo tra Italia e Argentina che dovrebbe esentare i Certificati di Nascita (e tutti gli altri documenti di Stato Civile) dall’apostillazione (e dalla legalizzazione) quando rilasciati in uno dei due Stati e diretti all’altro, i Certificati di Nascita italiani (e tutti gli altri documenti di stato civile italiani) vanno comunque apostillati se diretti all’Argentina. L’Accordo tra la Repubblica italiana e la Repubblica argentina sullo scambio degli atti dello stato civile e l’esenzione dalla legalizzazione per taluni documenti firmato il 9 dicembre 1987 ed entrato in vigore il 1°luglio 1990 è, infatti, attualmente disapplicato dai due Paesi, con conseguente necessità di apostillazione.
Alcuni Paesi Esteri permettono ai propri cittadini di richiedere i Certificati di Nascita presso le proprie rappresentanze diplomatiche o consolari competenti per l’Italia. In questo caso i documenti sono documenti consolari. Questo significa che ai fini del loro riconoscimento non vanno apostillati (i documenti consolari non possono essere mai apostillati), ma legalizzati presso una Prefettura italiana, se non esenti, e vanno poi tradotti, nel caso in cui non siano rilasciati già rilasciati in lingua italiana.
Albania: I Certificati di Nascita (e di Stato Civile in generale) possono essere rilasciati anche dalle rappresentanze consolari e diplomatiche in Italia. Quando ciò accade, devono ricevere legalizzazione prefettizia e successiva traduzione giurata in italiano.
Bolivia: I Certificati di Nascita (e di Stato Civile in generale) possono essere rilasciati anche dalle rappresentanze consolari e diplomatiche in Italia e vengono rilasciati in spagnolo con traduzione in italiano. Questo significa che devono ricevere solamente legalizzazione prefettizia.
Lituania: I Certificati di Nascita (e dello Stato Civile in generale) possono essere rilasciati anche dalle rappresentanze consolari o diplomatiche in Italia. Non devono ricevere legalizzazione prefettizia in virtù del Regolamento (UE) 2016/1191. Ai fini del loro riconoscimento in Italia, è necessaria solamente l’esecuzione della traduzione giurata in italiano, laddove non fossero già rilasciati in un formato che comprenda già la lingua italiana. Ed infatti, le rappresentanze consolari o diplomatiche lituane in Italia possono emettere anche gli Estratti plurilingui di Stato Civile della Convenzione di Vienna dell’8 settembre 1976 e, in tal caso, non vi è bisogno né della legalizzazione prefettizia né della traduzione giurata in italiano (salvo per eventuali annotazioni, che sarebbero in lituano).
Macedonia del Nord: Le rappresentanze consolari e diplomatiche macedoni in Italia possono rilasciare gli Estratti di Nascita redatti usando il modello plurilingue della Convenzione di Vienna dell’8 settembre 1976. In virtù dell’applicazione della Convenzione di Vienna, sono esenti da legalizzazione prefettizia e traduzione.
Pakistan: I Certificati di Nascita (e di Stato Civile in generale) che siano attestati dal Ministry of Foreign Affairs del Pakistan possono essere vistati come autentici anche dall’Ambasciata del Pakistan a Roma o dal Consolato Generale del Pakistan a Milano. I certificati autenticati in questo modo devono poi ricevere la legalizzazione prefettizia.
Uzbekistan: I Certificati di Nascita (e di Stato Civile in generale) possono essere rilasciati anche dalle rappresentanze consolari e diplomatiche in Italia direttamente in lingua italiana. Questo significa che devono ricevere solamente legalizzazione prefettizia.
Nei casi in cui i Certificati di Nascita vengano rilasciati da rappresentanze consolari o diplomatiche di un Paese Estero, è sempre bene verificare, prima di procedere con la legalizzazione prefettizia, se sono presenti esenzioni dalla procedura di legalizzazione. In aggiunta alle esenzioni già indicate nel paragrafo 2., che riguardano sia l’apostille che la legalizzazione, è bene ricordare la Convenzione di Londra del 7 giugno 1968. Questa Convenzione esenta specificamente dalla legalizzazione gli atti e i documenti consolari emessi dalle rappresentanze consolari e diplomatiche di un Paese firmatario, purché siano diretti ad un altro Paese firmatario o a una sua rappresentanza consolare o diplomatica, ovunque essa si trovi. Si sottolinea che nessuno dei Paesi menzionati in questo paragrafo è firmatario della Convenzione citata.
Quando un Paese Estero richiede un Certificato di Nascita, è sempre bene stabilire quale Certificato sia il più adatto per rispondere alla richiesta delle autorità estere che devono riceverlo, questo perché le autorità italiane possono emettere diverse tipologie di Certificato di Nascita che si differenziano per l’entità delle informazioni in esse contenuti e, in un caso specifico, per il fatto di essere rilasciato come modello plurilingue. In Italia tutte le tipologie di Certificato di Nascita vengono rilasciate dal Comune e vanno richieste presso un Comune nel quale si abbia certezza che l’Atto di Nascita della persona intestataria sia stato trascritto.
Le tipologie di Certificato di Nascita (e le informazioni che ciascuna tipologia di Certificato di Nascita riporta) sono le seguenti:
Certificato di Nascita
In questo Certificato sono riportate esclusivamente le seguenti informazioni:
– nome e cognome;
– luogo e data di nascita;
– sesso.
Estratto di Nascita
In aggiunta alle informazioni riportate nel Certificato di Nascita semplice, sono riportati anche l’orario di nascita, se esso è stato registrato (questa informazione non necessariamente viene sempre registrata), e le annotazioni a margine previste dalla legge. Esempi di annotazioni che possono riportate nell’Estratto di Nascita sono le seguenti:
– provvedimenti di adozione;
– sentenze di interdizione;
– atti di matrimonio, separazione e divorzio;
– riconoscimento di figli legittimi o naturali.
Poiché l’Italia è firmataria della Convenzione di Vienna dell’8 settembre 1976, l’Estratto di Nascita può essere richiesto anche su modello plurilingue. In questo caso, laddove l’Estratto di Nascita sia destinato ad un altro Paese firmatario della Convenzione, non è necessario tradurlo, eccetto per le eventuali annotazioni a margine poiché esse sarebbero riportate in italiano e andrebbero tradotte ai fini del loro riconoscimento da parte dell’autorità estera destinataria.
Copia integrale dell’Atto di Nascita
Rappresenta la tipologia più completa di Certificato di Nascita che si possa richiedere poiché si tratta di una copia autenticata dell’Atto di Nascita originale. In virtù di ciò, comprende tutti i dati del soggetto effettivamente registrati sull’Atto di Nascita originale, quali, ad esempio, nomi aggiuntivi, nomi dei genitori, il nome dell’ospedale dove è avvenuta la nascita e il nome di colui o colei che ha dichiarato la nascita.
Come già indicato nel paragrafo 1.1 di questa guida, una volta che il Certificato di Nascita sarà stato rilasciato, se non esente, esso va apostillato presso la Prefettura competente per il Comune presso il quale è stato rilasciato.
Una volta che il Certificato di Nascita richiesto sarà stato apostillato, se non esente, ai fini del suo riconoscimento da parte delle autorità estere potrebbe essere necessario un ultimo passo: tradurlo in una lingua riconosciuta dal Paese Estero di destinazione. In questo senso è sempre necessario chiedere all’ente di destinazione in quale lingua vuole che sia presentata la documentazione.
La traduzione può avvenire direttamente nel Paese Estero di destinazione (scelta che consigliamo poiché, in genere, la procedura risulta più snella e meno onerosa) oppure qui in Italia (scelta che, in base alla tipologia di traduzione richiesta, potrebbe richiedere più tempo, essere più onerosa o entrambe).
Laddove la traduzione avvenga qui in Italia, è necessario verificare con le autorità destinatarie se vogliono una traduzione certificata oppure una traduzione giurata (altrimenti detta anche asseverata). In entrambi i casi, la traduzione andrà effettuata dopo l’apostillazione (se necessaria). Nel caso in cui sia richiesta la traduzione giurata (o asseverata), bisogna far apostillare il verbale di giuramento rilasciato presso la Procura della Repubblica, se il documento originale non è esente da apostille; mentre bisogna verificare caso per caso, se il documento è esente da apostille. Questo passo è necessario ai fini del riconoscimento del verbale di giuramento da parte delle autorità estere che devono ricevere la traduzione.
Una nota importante circa le traduzioni riguarda gli Estratti di Nascita redatti mediante modello plurilingue della Convenzione di Vienna dell’8 settembre 1976. Come già detto, se l’Estratto di Nascita plurilingue è destinato ad un Paese firmatario della Convenzione di Vienna, esso è esente da traduzione. Tuttavia, l’esenzione dalla traduzione non si applica alle annotazioni a margine eventualmente presenti sull’Estratto. Laddove presenti, le annotazioni saranno in italiano e, ai fini del loro riconoscimento, andranno tradotte in una lingua riconosciuta dal Paese Estero di destinazione. Quindi presta le dovute cautele e accertati di controllare sul documento, una volta che ti sarà stato rilasciato, se su di esso sono presenti annotazioni!
Hai altre domande o dubbi sui Certificati di Nascita e sulle procedure per apostillarli? Scrivici pure! Il nostro team di professionisti provvederà a chiarire ogni tuo dubbio. Puoi anche affidarci la gestione totale o parziale di pratiche che riguardino specificamente i Certificati di Nascita (ad esempio, il loro rilascio, l’esecuzione dell’apostillazione oppure la loro traduzione). Ci occuperemo con molta premura della gestione delle tue richieste.
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