In questo lungo articolo, riportiamo tutte le domande più frequenti in merito alle procedure di legalizzazione e apostillazione di documenti in Italia e dall’estero verso l’Italia.
Affronteremo, quando necessario, anche la necessità di traduzione dei documenti e risponderemo alle principali domande che sorgono in merito ai documenti stranieri da utilizzare in Italia.
L’articolo viene aggiornato di continuo, con nuove domande, e modificando e migliorando le risposte esistenti.
Speriamo troverai la soluzione a ogni tuo dubbio. Se non la trovi, puoi usufruire della nostra consulenza telefonica di 15 minuti. Non ti verrà addebitato alcun costo e potrai chiederci tutto quello che vuoi.
Oltre alla nostra esperienza ultradecennale nel campo, per compilare questa pagina di FAQ ci siamo avvalsi dell’Apostille Handbook, che puoi scaricare in varie lingue, tra cui inglese, francese e spagnolo, dalla pagina ufficiale della Convenzione dell’Aja, appena linkata.
Dipende! Qual è il motivo del rifiuto? Firma difforme da quella registrata oppure la firma non era proprio risultante nei loro registri?
Il documento è scaduto o non è stato firmato in originale a penna e timbrato da un pubblico ufficiale la cui firma sia depositata presso la Prefettura o la Procura della Repubblica di competenza?
In tutti questi casi, probabilmente, andrà richiesto un nuovo documento. Accertati che la nuova documentazione rispetti tutti i requisiti delle nostre check-list prima di farla apostillare/legalizzare.
Qui di seguito troverai le singole check-list suddivise in base alle diverse tipologie di documento:
Spesso, le Prefetture e le Procure della Repubblica mettono a disposizione degli utenti una procedura d’urgenza, ma deve essere dimostrata documentalmente.
Per esempio, potresti mostrare un biglietto di aereo già acquistato con sopra il nominativo di uno degli intestatari della documentazione da legalizzare/apostillare.
Oppure, potresti avere una scadenza di un termine giudiziale o per la presentazione di una pratica amministrativa, come quello indicato in un bando di gara di appalto.
Prova a inviare una PEC alla Prefettura o Procura della Repubblica con indicazione dei motivi di urgenza, allegando prova degli stessi. Puoi trovare i riferimenti a tutte le Prefetture e Procure d’Italia cercando nel nostro motore di ricerca.
È molto frequente il caso in cui si manchi di legalizzare/apostillare la firma apposta sul documento sottostante, prima della sua traduzione. La procedura corretta vuole che venga dapprima legalizzato/apostillato il documento sottostante, e poi sia eseguita la traduzione.
Nel caso in cui la traduzione sia giurata/asseverata in Italia, la firma del pubblico ufficiale che giura la traduzione dovrà essere anch’essa apostillata/legalizzata in Procura della Repubblica, ove non esente.
Accade, tuttavia, che in alcune procedure, soprattutto quelle con legalizzazione consolare (dunque, no apostille!), il Consolato del Paese destinatario accetti documentazione non previamente legalizzata ma che riporti una traduzione giurata/asseverata in Italia (in Tribunale o davanti al Giudice di Pace o al Notaio) e legalizzata in Procura della Repubblica.
Dipende dal motivo per cui non lo è.
Se è scaduto, non è firmato a penna, non è timbrato da pubblico ufficiale la cui firma sia stata previamente registrata in una Prefettura o Procura della Repubblica in Italia, potrai farlo riemettere dal medesimo ente, avendo cura, questa volta, che rispetti i suddetti requisiti.
Ricorda, inoltre, che il nome del pubblico ufficiale firmatario deve essere indicato sul documento, per esteso e in stampatello.
In alternativa, potresti chiedere all’autorità destinataria se può accettare una copia autentica o copia conforme del documento, rilasciata da un Comune o da un Notaio, invece del documento originale. Se l’autorità destinataria accetta la copia conforme, è possibile far apostillare o legalizzare quella.
Se la rappresentanza consolare o diplomatica che deve eseguire la legalizzazione consolare non accetta la legalizzazione nazionale eseguita dalla Camera di Commercio, è necessario richiedere la legalizzazione nazionale dei documenti presso la Prefettura (i cui funzionari hanno sicuramente firma depositata presso la rappresentanza consolare o diplomatica).
Questa procedura di legalizzazione, di fatto, è considerata “irrituale”, ma le maggiori Prefetture Italiane ne sono a conoscenza e la effettueranno, a condizione che venga spiegato loro il problema.
Se i documenti in questione soddisfano tutti i criteri richiesti dal Paese di rilascio per apostillare i propri documenti pubblici, sì: quei documenti possono essere apostillati anche se originariamente rilasciati prima dell’entrata in vigore della Convenzione dell’Aja in quel Paese.
Il fatto che un documento pubblico sia stato emesso prima dell’entrata in vigore della Convenzione dell’Aja nel Paese di rilascio non impedisce l’apposizione dell’apostille, a meno che non sia diversamente stabilito dalle leggi del Paese di rilascio.
Devi consultare l’autorità destinataria per verificare se è ancora disposta ad accettare il documento che ha già ricevuto la legalizzazione consolare oppure se è necessario richiedere una nuova copia del documento da apostillare.
Una volta che la Convenzione dell’Aja è entrata in vigore per un Paese, nulla vieta a quel Paese di richiedere che il documento che deve ricevere venga apostillato, se proveniente da un altro Paese nel quale la Convenzione dell’Aja è in vigore, anche se la legalizzazione consolare sarebbe stata sufficiente per il suo riconoscimento prima di quel momento. In questo senso, è possibile che se la Convenzione dell’Aja è entrata in vigore di recente per un certo Paese Estero, quel Paese Estero preveda una fase di transizione per la quale i documenti già legalizzati prima dell’entrata in vigore della Convenzione dell’Aja vengano ancora accettati, ma bisogna verificare sempre caso per caso con il Paese destinatario se è così oppure no.
In casi come questo, puoi provare a chiedere all’autorità destinataria se è disposta ad accettare una copia conforme (o copia autentica) di quello specifico documento. Laddove l’autorità destinataria assentisse alla presentazione di una copia conforme in sostituzione al documento originale, puoi fartene rilasciare una da un Comune oppure da un Notaio. Assicurati anche che il pubblico ufficiale che rilascia la copia conforme abbia la propria firma depositata presso l’autorità competente che deve apostillare/legalizzare la copia.
La copia conforme va apostillata/legalizzata:
– in Prefettura, se rilasciata da un Comune;
– in Procura della Repubblica, se rilasciata da un Notaio.
Qualora l’autorità destinataria non accettasse una copia conforme, non potrai che apostillare/legalizzare il documento originale.
Devi chiedere all’autorità destinataria se è ancora disposta ad accettare il documento. L’autorità destinataria può rifiutare l’apostille se non è attaccata al documento che essa autentica.
Nulla: l’importante è che il documento apostillato venga utilizzato nel Paese destinatario dopo che la Convenzione dell’Aja sia entrata in vigore anche in tale Paese.
Purtroppo no. In Italia, possono essere legalizzati solo i documenti firmati a penna e timbrati da un pubblico ufficiale con la firma già registrata presso la Prefettura o Procura della Repubblica di competenza.
Inoltre, il nome del pubblico ufficiale firmatario deve essere stato indicato sul documento, per esteso e in stampatello e il documento non deve essere scaduto né esente da legalizzazione/apostille ai sensi delle numerose norme internazionali applicabili.
Puoi verificare che la tua documentazione rispetti tutti i requisiti, avvalendoti delle nostre check-list dettagliate. Ciascuna check-list analizza una diversa tipologia di documento.
In altri Paesi, invece, è possibile che sia stata implementata l’apostille digitale, e-Apostille, la quale consente di apostillare anche documenti digitali.
Se c’è una obiezione sollevata dall’Italia per un Paese Estero o viceversa, la Convenzione dell’Aja non si applica tra i due Paesi e, quindi, non ti resta che eseguire la legalizzazione consolare.
Le obiezioni possono essere ritirate in qualsiasi momento e la Convenzione dell’Aja entrerà quindi in vigore tra le due Parti a seguito della notifica del ritiro.
Per controllare se c’è stata un’obiezione da un Paese a un altro, puoi andare allo status table, e, in corrispondenza del Paese che vuoi controllare, verifica se c’è, nella quarta colonna chiamata “Type3”, il simbolo cliccabile “A**” (ossia, “A” maiuscola, seguita da due asterischi). Se sì: clicca sopra il simbolo per approfondire.
Fai attenzione! Solo le apostille emesse dopo la data di ritiro dell’obiezione sono riconosciute tra i due Paesi.
Molto semplice: segui le nostre check-list dettagliate, divise per tipologia di documento:
Se non trovi il tuo tipo di documento, possiamo verificarlo insieme, tramite la nostra consulenza telefonica gratuita di 15 minuti.
Sappi che non esiste un registro pubblico delle firme depositate/registrate in Prefettura o Procura della Repubblica. Dunque, se non sai se una o più firme presenti sulla tua documentazione da legalizzare/apostillare sia effettivamente depositata/registrata, dovrai chiedere all’ente che ha emesso i documenti oppure, ancora meglio, direttamente alla Prefettura o Procura della Repubblica competente.
Sì, taluni documenti, come il Certificato del Casellario Giudiziale e alcuni Certificati Anagrafici e di Stato Civile, hanno una scadenza di 6 mesi e, dopo tale scadenza, non possono più essere legalizzati o apostillati e dovrai farli emettere nuovamente.
Inoltre, a seconda della tipologia di documento, del Paese Estero cui è diretto e della procedura legale o amministrativa in cui deve essere utilizzato, ci potrebbe essere una scadenza più ridotta, imposta dalle normative del Paese Estero destinatario. Pertanto, è consigliabile aver ben chiara la procedura estera e la normativa ad essa applicabile.
Dipende.
Le Prefetture e le Procure della Repubblica d’Italia possono avere delle modalità molto diverse per la procedura di legalizzazione/apostillazione e, spesso, i tempi sono influenzati dalla mole di lavoro al quale tali enti sono soggetti al momento della richiesta.
Dunque, alcuni enti, meno oberati, rilasceranno la documentazione “a vista”, cioè subito dopo che la documentazione viene presentata dinanzi a essi. Altri potranno farti attendere fino a una settimana (raramente oltre) prima del ritiro della documentazione apostillata o legalizzata.
Se vuoi scoprire maggiori dettagli su uno specifico ente, li abbiamo mappati tutti: cerca sul nostro motore di ricerca interno, inserendo “Prefettura” oppure “Procura” e il nome della città sede della stessa.
In Italia, oltre che come timbro, l’apostille può essere anche apposta allegando un foglio, chiamato in gergo tecnico “allonge”.
In generale, l’apostille, oltre che nei suddetti modi, può essere apposta tramite un adesivo e in altro modo ancora, a patto che vi sia una congiunzione fisica fra il documento apostillato e l’apostille.
Esiste anche l’apostille digitale, detta “e-Apostille”, ma nel nostro Paese non è stata ancora implementata.
Esiste anche l’apostille digitale, detta “e-Apostille”, ma in Italia non è stata ancora implementata.
Richiedi sempre la documentazione da apostillare in formato cartaceo, firmata a penna da un pubblico ufficiale, accertandoti che quest’ultimo abbia la firma registrata/depositata presso la Prefettura o Procura della Repubblica di competenza.
Accertati, inoltre, che siano riportati in stampatello, per esteso, il nome e cognome del pubblico ufficiale che firma il documento. Questo serve anche all’ente (Prefettura o Procura della Repubblica) per verificare la presenza della firma nei propri registri.
Dipende dalle richieste dell’ente del Paese destinatario: accetta una copia ufficiale del documento invece dell’originale? Questo potrebbe essere utile quando, per esempio, il documento originale è unico (es.: una pergamena di laurea) oppure non vuoi che si rovini.
Laddove l’autorità destinataria assentisse alla presentazione di una copia conforme invece del documento originale, puoi fartene rilasciare una da un Comune oppure da un Notaio. Assicurati anche che il pubblico ufficiale che rilascia la copia conforme abbia la propria firma depositata presso l’autorità competente che deve apostillare/legalizzare la copia.
Una copia autentica o copia conforme può essere legalizzata o apostillata solo nel caso in cui la firma del pubblico ufficiale che l’ha emessa sia registrata/depositata presso la Prefettura o la Procura della Repubblica competente.
Nel caso in cui la copia sia emessa da un Comune, sarà la Prefettura avente sede nel capoluogo di provincia l’ente competente alla legalizzazione/apostille.
Nel caso in cui, invece, sia emessa da un Notaio, sarà la Procura della Repubblica di competenza. Tieni conto che, in ragione dell’esistenza dei Distretti Notarili Riuniti, la firma di alcuni Notai potrebbe essere registrata in più di una Procura della Repubblica.
Esempio: un Notaio di Pagani (provincia di Salerno) potrebbe avere la firma registrata alle Procure della Repubblica di Nocera Inferiore, Salerno e Vallo della Lucania.
Non possono essere legalizzati/apostillati documenti non firmati a penna e timbrati da pubblico ufficiale, la cui firma sia stata previamente registrata in una Prefettura o Procura della Repubblica in Italia.
Inoltre, il nome del pubblico ufficiale firmatario deve essere indicato per esteso e in stampatello, il documento deve essere ancora valido (non scaduto) e non esente da legalizzazione/apostille ai sensi delle numerose norme applicabili in tema.
Alcuni documenti, nello specifico i documenti consolari e i documenti amministrativi che riguardino direttamente operazioni commerciali o doganali, non sono coperti dalla Convenzione dell’Aja e, dunque, non possono essere mai apostillati anche quando rilasciati da Paesi in cui la Convenzione dell’Aja è in vigore e diretti ad altri Paesi per cui la Convenzione dell’Aja sia in vigore.
Per i Paesi aderenti alla Convenzione dell’Aja, puoi cercare la guida al relativo Paese nel nostro motore di ricerca. Nelle guide, indichiamo tutte le esenzioni.
Qui di seguito riportiamo le principali norme che introducono esenzioni, in ordine cronologico.
Convenzione Italia San Marino del 1939
Accordo Italia Svizzera del 1966
Convenzione di Londra del 1968
Convenzione Italia Germania del 1969
Convenzione di Vienna del 1976
Convenzione Italia Ungheria del 1977
Convenzione di Monaco del 1980
Accordo Italia Spagna del 1983
Convenzione di Bruxelles del 1987
Accordo Italia Argentina del 1987
I tempi di rilascio non variano a seconda del tipo di documento, ma a seconda dell’ente autenticante coinvolto e dalla mole di lavoro di quest’ultimo.
Vi sono alcune Prefetture presso le quali è difficile prendere appuntamento. Soprattutto nelle città più grandi, la data dell’appuntamento potrebbe essere fissata anche a distanza di più di un mese dalla richiesta.
Di solito, invece, le Procure della Repubblica, prevedono procedure più veloci e snelle.
In ogni caso, se vuoi controllare la procedura di uno specifico ente, li abbiamo mappati tutti: cerca sul nostro motore di ricerca interno, inserendo “Prefettura” oppure “Procura” e il nome della città sede della stessa.
Sì, se non è scaduto, ai sensi della legge italiana, e sempre che chi ha firmato il documento abbia la firma ancora registrata all’ente competente per la apostillazione (Prefettura o Procura della Repubblica).
In caso contrario, andrà chiesto un nuovo originale oppure andrà apostillata una copia conforme dell’originale, da fare in Comune o dinanzi a Notaio.
Se la firma del pubblico ufficiale che ha rilasciato il documento è ancora depositata presso la Prefettura oppure la Procura della Repubblica territorialmente competente, è possibile apostillare anche atti e documenti pubblici rilasciati prima dell’entrata in vigore della Convenzione dell’Aja in Italia.
La delega è sempre possibile. Puoi usare i nostri modelli compilabili, il modello di delega per la Procura della Repubblica e il modello di delega per la Prefettura.
Per scaricarli, collegati dal Desktop e seleziona “File” dal menù in alto a sinistra e poi “Scarica”. Da qui, potrai selezionare il formato in cui scaricare il modello.
Scaricalo sul tuo PC, compilalo seguendo le indicazioni, stampalo e firmalo.
Se devi apostillare o legalizzare documentazione in Prefettura e la stessa è rilasciata con marca da bollo, virtuale o adesiva, dovrai portare 1 marca da bollo da € 16,00 (IVA esente) con te, per ciascun documento da apostillare/legalizzare. Lo stesso criterio si applica per legalizzare in Prefettura i documenti rilasciati da Consolati e Ambasciate straniere competenti per l’Italia.
In Procura della Repubblica funziona in maniera diversa: solitamente, non chiedono marche da bollo ma non possiamo escludere che vengano richieste in determinate situazioni.
Ci possono essere differenze, anche rilevanti, tra ente ed ente.
Se vuoi scoprire maggiori dettagli su uno specifico ente, li abbiamo mappati tutti: cerca sul nostro motore di ricerca interno, inserendo “Prefettura” oppure “Procura” e il nome della città sede della stessa.
La legalizzazione e l’apostillazione hanno ad oggetto la firma di un pubblico ufficiale. Di regola, i documenti pubblici, anche se formati da più pagine, presentano una sola firma, sull’ultima pagina.
Dunque, basterà un solo timbro di apostille/legalizzazione per ciascun documento, al di là del numero di pagine.
La risposta è no, se il documento è rilasciato da un ente pubblico italiano. In altri Paesi, invece, esiste l’apostille digitale, detta “e-Apostille”.
L’apostille è un timbro apposto su un atto o documento pubblico originale e conferma l’autenticità della firma, del sigillo o del timbro presenti sul medesimo atto o documento.
Viene apposta dall’autorità competente designata da ciascun Paese membro nella propria legge di ratifica della Convenzione dell’Aja.
Oltre che come timbro, l’apostille può essere anche apposta allegando un foglio o tramite un adesivo e in altro modo ancora, a patto che vi sia una congiunzione fisica fra il documento apostillato e l’apostille.
Puoi verificare cercando il nome del Paese nel nostro motore di ricerca dinamico.
Se, nonostante tu abbia inserito il nome del Paese, non vengono fuori risultati, il Paese non aderisce alla Convenzione dell’Aja, perché sul nostro blog, continuamente aggiornato, abbiamo coperto tutti i Paesi che vi aderiscono.
Per avere la certezza assoluta, però, puoi controllare con lo status table della Convenzione dell’Aja: raggiungi la riga del Paese in cui devi inviare il documento (o da cui lo stesso proviene) e verifica la data nella quinta colonna, chiamata “EIF4” (che sta per “Entry Into Force”, cioè entrata in vigore).
Ricorda di controllare anche se è stata sollevata un’obiezione da un Paese nei confronti dell’Italia o viceversa perché, in tal caso, la Convenzione non entra in vigore tra l’Italia e quel Paese. Puoi fare questo controllo sempre tramite lo status table della Convenzione dell’Aja e, in corrispondenza del Paese in cui devi inviare il documento (o da cui lo stesso proviene), verifica se c’è, nella quarta colonna chiamata “Type3”, il simbolo cliccabile “A**” (ossia, “A” maiuscola, seguita da due asterischi). Se sì: clicca sopra il simbolo per approfondire.
No, l’apostille attesta solo l’autenticità della firma apposta sul documento, la qualità in cui ha agito la persona che ha firmato il documento e, se del caso, l’identità del sigillo o del timbro di cui il documento è munito.
L’apostille non entra mai nel merito del contenuto del documento pubblico da apostillare.
Questa limitazione viene talvolta evidenziata al di fuori del riquadro in cui si ritrova l’apostille, con una nota apposita dell’ente che la rilascia.
Inoltre, poiché l’apostille non ha alcun effetto giuridico al di là della certificazione dell’autenticità dell’origine di un documento pubblico, la sua emissione non sana eventuali difetti del documento.
No, ma potrebbe averla la documentazione sottostante, cioè quella apostillata/legalizzata, ai sensi della normativa del Paese Estero destinatario.
Un’apostille validamente rilasciata ha effetto finché è identificabile e rimane allegata al documento pubblico sottostante. Di conseguenza, un’apostille non può essere respinta unicamente sulla base della sua data di emissione. Tuttavia, ciò non impedisce alle autorità dello Stato di destinazione, in base alla propria normativa nazionale, di stabilire limiti temporali per l’accettazione del documento pubblico sottostante.
L’apostille è un timbro che autentica il documento pubblico sottostante per tutti i Paesi della Convenzione dell’Aja.
Per cui, potresti richiedere l’apostillazione di un documento per gli Stati Uniti d’America e poi inviarlo in Nuova Zelanda, per utilizzarlo lì.
In questo senso è molto importante anche controllare che tra il Paese di rilascio e il Paese destinatario non intercorrano obiezioni circa l’adesione alla Convenzione dell’Aja. Laddove vi sia un’obiezione, il documento apostillato non potrà essere riconosciuto nel Paese destinatario. In quel caso, sarà necessario richiedere una nuova copia del documento nel Paese di rilascio che dovrà ricevere legalizzazione consolare.
Se tra il Paese di rilascio e il Paese destinatario intercorreva un’obiezione che è stata poi ritirata, il Paese destinatario riconoscerà l’apostille solo se è stata apposta dopo la data di ritiro dell’obiezione.
In molti casi ciò non è possibile poiché i documenti possono essere apostillati solo da un’autorità competente per il Paese di rilascio ubicata in quello specifico Paese.
Un ristretto insieme di Paesi (ad esempio, Australia, Austria, Canada e Tonga) ha conferito l’autorità di apostillare i propri documenti pubblici (o alcune tipologie di documenti pubblici) ad alcune delle proprie rappresentanze consolari e diplomatiche.
Va sempre verificato caso per caso se le rappresentanze consolari o diplomatiche per quel Paese competenti per l’Italia abbiano l’autorità di poter apostillare documenti. A volte potrebbe anche accadere, come nel caso di Tonga, che la rappresentanza consolare o diplomatica competente per l’Italia, abbia l’autorità di apostillare i documenti, ma non sia fisicamente ubicata in Italia.
Per verificare quali Paesi hanno conferito alle proprie rappresentanze consolari e diplomatiche l’autorità di apostillare documenti, puoi consultare la seguente pagina sul sito della Convenzione dell’Aja scegliendo il Paese di riferimento del quale hai bisogno.
Dipende da cosa intendi con “posso legalizzare in Italia un documento straniero” e a quali documenti fai riferimento.
1) Se ti riferisci alla legalizzazione in Italia di documenti rilasciati da una rappresentanza consolare o diplomatica competente per l’Italia di un Paese Estero, ai fini del suo riconoscimento, il documento, se non esente, deve ricevere legalizzazione nazionale presso una Prefettura di competenza. Inoltre, se il documento non è stato rilasciato in italiano o in un formato che comprenda anche l’italiano, dovrà anche ricevere successiva traduzione giurata/asseverata in italiano, dinanzi ad un funzionario di un Tribunale o ad un funzionario di un Giudice di Pace oppure dinanzi a Notaio.
2) Se ti riferisci alla legalizzazione in Italia di documenti consolari rilasciati da una rappresentanza consolare o diplomatica di un Paese Estero non competente per l’Italia, allora essa non può essere effettuata poiché normalmente le firme dei membri di una rappresentanza consolare o diplomatica sono depositate solo presso le autorità competenti dei Paesi per cui la rappresentanza consolare o diplomatica è competente. In questo caso, il documento può essere riconosciuto in Italia solo se esente da legalizzazione (es.: documenti emessi da un Paese appartenente alla Convenzione di Londra del 1968).
3) Se ti riferisci alla legalizzazione consolare di un documento rilasciato direttamente in un Paese Estero per cui non vige la Convenzione dell’Aja, allora la stessa non è possibile. Il documento deve ricevere dapprima legalizzazione nazionale presso un’autorità competente del Paese di rilascio e poi legalizzazione consolare presso una rappresentanza consolare o diplomatica dell’Italia competente per quel Paese.
4) Se ti riferisci all’apostillazione di un documento rilasciato direttamente in un Paese Estero per cui vige la Convenzione dell’Aja, in molti casi il documento può essere apostillato solamente presso un’autorità competente del Paese di rilascio. Alcuni Paesi (ad esempio, Australia, Canada e Tonga) hanno conferito alle proprie rappresentanze consolari e diplomatiche l’autorità di apostillare documenti. In quei casi bisogna sempre verificare se l’autorità è stata conferita alla rappresentanze consolari e diplomatiche competenti per l’Italia, se queste rappresentanze la esercitino effettivamente, se il documento in questione è coperto da quell’autorità e se la rappresentanza abbia effettivamente sede in Italia. Per verificare quali Paesi hanno conferito alle proprie rappresentanze consolari e diplomatiche l’autorità di apostillare documenti, puoi consultare la seguente pagina sul sito della Convenzione dell’Aja scegliendo il Paese di riferimento del quale hai bisogno.
Se la Convenzione dell’Aja è in vigore per un Paese, non è detto che sia in vigore anche per i Territori d’Oltremare di quel Paese. Di fatto, la Convenzione, una volta entrata in vigore, si applica esclusivamente al territorio del Paese che l’ha sottoscritta, se non è stata effettuata un’estensione della Convenzione ai Territori d’Oltremare di quel Paese.
Per verificare se un Paese ha esteso la Convenzione dell’Aja ad uno o più dei suoi Territori d’Oltremare, puoi controllare lo status table sul sito ufficiale della Convenzione dell’Aja. Vai alla riga della tabella per quel Paese. Una volta fatto, segui questi passi:
1. in primo luogo controlla la colonna RES/D/N/DC7 per verificare se il Paese ha rilasciato dichiarazioni che riguardino l’inclusione o l’esclusione dei propri Territori d’Oltremare dalla Convenzione. Nel caso in cui il Paese abbia rilasciato delle dichiarazioni, nella colonna figurerà una D. Se le dichiarazioni non riportano alcuna informazione circa l’inclusione o l’esclusione dei Territori d’Oltremare, procedi al passo 2.;
2. controlla la colonna EXT5. Se la colonna EXT5 non è vuota, conterrà un numero. Quel numero indica il numero di Territori d’Oltremare ai quali quel Paese ha esteso la Convenzione dell’Aja in una data successiva a quella nella quale la Convenzione dell’Aja è entrata in vigore in quel Paese. Cliccando su quel numero, è possibile verificare a quali Territori d’Oltremare di quel Paese la Convenzione è stata effettivamente estesa in una data successiva rispetto a quella di entrata in vigore per il Paese e quando l’estensione è avvenuta. Se non risultano estensioni della Convenzione dell’Aja a Territori d’Oltremare in una data successiva rispetto a quella di entrata in vigore per il Paese, come ultima spiaggia procedi al passo 3.;
3. vai alla colonna Auth6. Questa colonna non è mai vuota e contiene sempre un numero. Cliccando sul numero associato ad una certa riga, è possibile consultare le autorità che il Paese associato alla riga ha dichiarato competenti per apostillare i propri documenti. Controlla se quel Paese ha dichiarato un’autorità specificamente competente per uno specifico Territorio d’Oltremare. Laddove ne avesse dichiarata una, significa che la Convenzione dell’Aja è stata estesa a quello specifico Territorio d’Oltremare.
Di norma, un documento apostillato non può essere validamente usato in un Paese non parte della Convenzione dell’Aja.
Se la Convenzione dell’Aja non è in vigore per il Paese destinatario, ai fini del suo riconoscimento da parte dell’autorità estera, il documento, se non esente, deve ricevere legalizzazione consolare. Questo significa che dovrà dapprima ricevere legalizzazione nazionale presso un’autorità competente del Paese di rilascio (in Italia, in base alla tipologia di documento, la legalizzazione nazionale deve essere effettuata dalla Prefettura, dalla Procura della Repubblica o dalla Camera di Commercio) e poi successiva legalizzazione consolare da parte di una rappresentanza consolare o diplomatica del Paese destinatario competente per il Paese di rilascio.
Puoi pensare di richiedere che il documento venga apostillato solo nel caso in cui la Convenzione dell’Aja stia per entrare in vigore nel Paese destinatario e il documento debba essere presentato in quel Paese dopo la data di entrata in vigore della Convenzione.
Dipende dal singolo Paese che rilascia i documenti. Alcuni Paesi appongono l’e-Apostille esclusivamente a documenti pubblici in formato digitale. Altri Paesi appongo l’e-Apostille sia a documenti pubblici in formato cartaceo che in formato digitale.
Inoltre, tendenzialmente, se il Paese applica l’e-Apostille anche a documenti cartacei, non rilascia più apostille cartacee.
Nel caso dei documenti pubblici italiani, che si tratti di un singolo documento o di più documenti inscindibilmente legati per formare un documento unico, l’apostille ha sempre come oggetto l’ultima firma apposta sul documento da un pubblico ufficiale.
Il timbro di apostille viene sempre apposto o sulla pagina con l’ultima firma (che sia il fronte o il retro di quella pagina), posto che vi sia spazio, o su una pagina separata, definita, in gergo tecnico, “allonge”, che viene spillata al documento originale. In tal caso, tra l’ultima pagina del documento originale e l’allonge viene apposto anche il timbro di congiunzione dell’ente che sta apponendo l’apostille.
Laddove l’apostille sia apposta su un allonge, è bene fare attenzione al fatto che l’allonge non si stacchi dal documento originale, altrimenti il distacco invaliderebbe l’apostille.
Ricorda che il timbro di apostille non può coprire, in maniera permanente, né il contenuto del documento apostillato né firme, sigilli o timbri su tale documento.
Dipende da cosa intendi con “documento che soddisfi tutti i criteri”.
Anche quando un documento soddisfa tutti i normali criteri formali per essere apostillato, l’autorità competente potrebbe rifiutarsi di apostillarlo perché esso o il suo contenuto non soddisfano requisiti aggiuntivi previsti dalla legge, ad esempio, perché il suo contenuto è offensivo.
Ti ricordiamo che i criteri formali affinché un documento italiano possa essere apostillato sono i seguenti:
Non esiste un registro pubblico delle firme registrate presso le Prefetture e le Procure della Repubblica italiane. Per questo motivo, è necessaria una verifica preventiva: occorre chiedere direttamente al funzionario che firma il documento se la sua firma è effettivamente registrata presso uno di questi enti.
Tuttavia, non tutti i funzionari sono a conoscenza del fatto che la loro firma sia registrata o meno presso una Prefettura o Procura della Repubblica. Dunque, il metodo più sicuro per accertarsi della registrazione di una firma è rivolgersi direttamente all’ente competente per la legalizzazione/apostillazione.
Infine, ricorda che non tutti i funzionari pubblici sono tenuti a depositare la propria firma. Pertanto, per garantire la validità del documento, è consigliabile richiedere che sia firmato da un pubblico ufficiale la cui firma risulti effettivamente depositata presso la Prefettura o la Procura della Repubblica competente e che venga anche riportato a stampatello il riferimento del pubblico ufficiale (nome e cognome) per facilitare il successivo riconoscimento.
La Convenzione dell’Aja prevede che i Paesi Contraenti siano obbligati ad accettare un’apostille regolarmente emessa.
In linea di massima, dunque, se l’e-Apostille è stata regolarmente emessa nel Paese di rilascio dei documenti, le autorità italiane non dovrebbero poterla rifiutare.
Tuttavia, va sottolineato come il Ministero dell’Interno italiano abbia espressamente riconosciuto l’adozione dell’e-Apostille per singoli Paesi ma non per altri. Non possiamo escludere che un Comune o altro ente pubblico italiano, in forza della mancanza di una Circolare ministeriale ad hoc per un determinato Paese, possa rifiutare documenti apostillati in maniera digitale.
In ogni caso, è possibile consultare le informazioni aggiornate circa i Paesi che rilasciano e-Apostille e i loro e-Register per la verifica delle e-Apostille sulla sezione del sito della Convenzione dell’Aja che raccoglie la lista di tutti i registri delle Apostille digitali attualmente disponibili.
No, se un documento pubblico italiano è coperto dalla Convenzione dell’Aja ed è destinato ad un Paese per il quale la Convenzione dell’Aja è in vigore, il documento non può ricevere legalizzazione consolare in sostituzione all’apostille ai fini della sua autenticazione. Ciò è stabilito specificamente dall’Articolo 9 della Convenzione dell’Aja.
I documenti scolastici, di regola, vanno dapprima vistati dall’Ufficio Scolastico Regionale (Ex Provveditorato agli Studi) di competenza e poi legalizzati/apostillati in Prefettura.
Verifica che i documenti siano emessi dalla segreteria della scuola, firmati a penna e timbrati da un ufficiale dell’istituto scolastico la cui firma sia registrata all’Ufficio Scolastico Regionale oppure in Prefettura. Il nome del pubblico ufficiale firmatario deve essere indicato sul documento, per esteso e in stampatello.
In alternativa, potresti fare una copia conforme dei documenti, in Comune o dal Notaio, e legalizzare o apostillare la copia. Il fatto che tale opzione sia accettata va sempre dapprima verificata con l’ente straniero destinatario della documentazione.
I documenti universitari vengono legalizzati/apostillati dalla Prefettura di competenza territoriale.
Verifica che i documenti siano firmati a penna e timbrati da un ufficiale dell’Università la cui firma sia registrata in Prefettura. Il nome del pubblico ufficiale firmatario deve essere indicato sul documento, per esteso e in stampatello.
In alternativa, potresti fare una copia conforme dei documenti, in Comune o dal Notaio, e legalizzare o apostillare la copia. Il fatto che tale opzione sia accettata va sempre dapprima verificata con l’ente straniero destinatario della documentazione.
Si richiede alla Prefettura di competenza per il Comune di emissione del certificato di Stato Civile.
La Prefettura di competenza ha sede nel capoluogo della Provincia all’interno della quale si trova il Comune di emissione.
Puoi cercare la procedura di qualsiasi Prefettura in Italia nel nostro motore di ricerca dinamico: inserisci la parola “Prefettura” e il nome della città dove ha sede e attendi un paio di secondi, verrà mostrato il titolo della relativa guida.
Controlla, in ogni caso, che non vi siano esenzioni da legalizzazione, apostille e/o traduzione per il tuo certificato di Stato Civile, rispetto al Paese Estero cui devi inviarlo.
Questi documenti vanno legalizzati o apostillati presso la Procura della Repubblica in cui ha sede l’Ufficio del Casellario che li ha rilasciati.
Controlla, in ogni caso, che non vi siano esenzioni da legalizzazione, apostille e/o traduzione per questi documenti rispetto al Paese Estero cui devi inviarli.
Presta soprattutto attenzione ai certificati del casellario rilasciati a cittadini italiani per un Paese dell’Unione Europea (UE), che possono essere emessi anche con modello multilingue e, in tal caso, sono sempre esenti da legalizzazione, apostille e traduzione.
La risposta a questa domanda cambia in funzione del fatto che tu sia un cittadino italiano residente in Italia oppure un cittadino AIRE.
I cittadini italiani residenti in Italia devono richiedere questo tipo di documento presso il proprio Comune di residenza. Il documento, se non esente, va successivamente apostillato o legalizzato presso la Prefettura territorialmente competente per il Comune di emissione. Se il documento deve essere legalizzato, deve ricevere anche successiva legalizzazione consolare da parte di una delegazione consolare o diplomatica del Paese Estero nel quale si intenda sposarsi che sia competente per l’Italia.
La Prefettura di competenza ha sede nel capoluogo della Provincia all’interno della quale si trova il Comune di emissione.
Puoi cercare la procedura di qualsiasi Prefettura in Italia nel nostro motore di ricerca dinamico: inserisci la parola “Prefettura” e il nome della città dove ha sede e attendi un paio di secondi, verrà mostrato il titolo della relativa guida.
I cittadini italiani AIRE devono richiedere questo tipo di documento al Consolato Italiano di riferimento per il Paese in cui risiedono. Poiché in questo caso il documento è consolare, non può essere apostillato (anche laddove nel Paese Estero destinatario viga la Convenzione dell’Aja). Se non esente, il documento dovrà ricevere legalizzazione nazionale da parte delle autorità competenti del Paese destinatario.
Controlla, in ogni caso, che non vi siano esenzioni da legalizzazione, apostille e/o traduzione per il tuo documento per contrarre matrimonio, rispetto al Paese Estero cui devi inviarlo.
Gli atti notarili vanno legalizzati o apostillati presso la Procura della Repubblica territorialmente competente per il Distretto Notarile in cui opera il Notaio.
Se il distretto di un Notaio appartiene a Distretti Notarili Riuniti, è possibile che la sua firma sia depositata in tutte le Procure della Repubblica competenti per il territorio di quei distretti.
Esempio: un Notaio di Pagani (provincia di Salerno) potrebbe avere la firma registrata alle Procure della Repubblica di Nocera Inferiore, Salerno e Vallo della Lucania.
No, gli atti notarili rilasciati da Notai deceduti oppure in pensione non possono più essere né apostillati né legalizzati poiché la firma del Notaio firmatario non è più depositata presso la Procura della Repubblica di competenza. Lo stesso dicasi per gli atti di Notai che si sono trasferiti in altro distretto notarile.
In questi casi, è necessario richiedere una nuova copia di quello specifico atto notarile presso l’Archivio Notarile nel quale è stato archiviato. Quando richiedi la nuova copia dell’atto notarile, ricordarti di accertarti che essa sia firmata da un funzionario dell’Archivio Notarile che abbia la firma depositata presso una Procura della Repubblica, poiché sarà la firma di quel funzionario ad essere apostillata o legalizzata.
Come per tutti i documenti che non siano notarili o rilasciati da un funzionario del Ministero della Giustizia, bisogna dapprima verificare se la firma del medico che è riportata sul certificato medico sia depositata/registrata presso la Prefettura di competenza.
Inoltre, il medico deve firmare e timbrare il certificato in veste di pubblico ufficiale di un ente pubblico territoriale appartenente al Servizio Sanitario Nazionale, come ASL, AUSL, ATS, ASST, ASP, ULSS, APSS, AAS e qualsiasi altro acronimo venga utilizzato per identificare una tale unità territoriale pubblica.
La Prefettura di competenza è quella di riferimento del territorio provinciale nell’ambito del quale opera il medico in veste di pubblico ufficiale.
La carta d’identità e il passaporto possono essere apostillati o legalizzati producendo una copia ufficiale debitamente firmata da un pubblico ufficiale la cui firma sia depositata presso la Prefettura o la Procura della Repubblica di competenza.
La prima opzione a tua disposizione è la copia conforme comunale. In questo caso bisogna accertarsi con il funzionario comunale firmatario che la sua firma apposta sulla formula della copia conforme sia depositata in Prefettura. Ove così non fosse, la Prefettura rifiuterà di apostillare/legalizzare la firma.
La seconda opzione a tua disposizione è la copia conforme notarile. In questo caso, la copia conforme verrà firmata dal Notaio e andrà apostillata/legalizzata presso la Procura della Repubblica di competenza.
Certo.
I documenti emessi da una Camera di Commercio vanno apostillati presso la Prefettura di competenza.
Prima di procedere con l’apostillazione, accertati che siano stati firmati da un funzionario della Camera di Commercio la cui firma è registrata alla Prefettura di competenza.
Non puoi apostillare documenti digitali, ma devono essere firmati e timbrati a penna da un funzionario della Camera di Commercio e il suo nome deve essere riportato in stampatello, per esteso, sulla documentazione.
Le Camere di Commercio Italiane possono legalizzare (e non apostillare!) i documenti che rilasciano. Questo significa che la Camera di Commercio che rilascerà il documento potrà anche legalizzarlo.
Prima di richiedere alla Camera di Commercio di legalizzare il documento, controlla sempre che la rappresentanza consolare o diplomatica che deve eseguire la successiva legalizzazione consolare accetti la legalizzazione nazionale eseguita dalla Camera di Commercio. Infatti, alcune rappresentanze consolari o diplomatiche la accettano sempre, altre mai, altre ancora solo in determinate circostanze (ad esempio, su specifici documenti). Questo è anche un buon momento per verificare con la rappresentanza consolare o diplomatica se, ai fini della sua legalizzazione consolare, il documento debba soddisfare anche eventuali criteri aggiuntivi.
I documenti consolari non sono coperti dalla Convenzione dell’Aja e, quindi, non possono essere apostillati.
Se i documenti consolari sono stati rilasciati da una rappresentanza consolare o diplomatica italiana, per il loro riconoscimento in Italia non hanno bisogno di legalizzazione.
Se i documenti consolari sono stati rilasciati da una rappresentanza consolare o diplomatica di un altro Paese competente per l’Italia, se non esenti da legalizzazione, dovranno ricevere legalizzazione nazionale (o “prefettizia”) in una Prefettura italiana competente. Successivamente, se non rilasciati in italiano o in un formato che comprenda l’italiano, dovranno essere tradotti in italiano tramite l’esecuzione di una traduzione giurata o asseverata, in un Tribunale o dinanzi a un funzionario del Giudice di Pace o a un Notaio italiani.
Se i documenti consolari non sono stati rilasciati da una rappresentanza consolare o diplomatica di un altro Paese che sia competente per l’Italia, potranno essere riconosciuti in Italia solo se esenti da legalizzazione nazionale poiché, normalmente, le firme dei membri di una rappresentanza consolare o diplomatica di un Paese Estero sono registrate solamente presso le autorità competenti dei Paesi in cui la rappresentanza consolare o diplomatica è competente. Se il documento è esente da legalizzazione, ma non è stato rilasciato in italiano o in un formato che comprenda anche l’italiano, dovrà ricevere traduzione giurata in italiano, in un Tribunale o dinanzi a un funzionario del Giudice di Pace o a un Notaio italiani.
Se il documento è stato apostillato o ha già ricevuto legalizzazione consolare in Italia e non è stato rilasciato in una lingua riconosciuta dal Paese destinatario o in un formato che comprenda una di quelle lingue, quel documento deve essere tradotto in una di quelle lingue. Inoltre, alcuni documenti possono scadere. In quei casi, è necessario verificare se il documento apostillato/che ha già ricevuto legalizzazione consolare in Italia è considerato in corso di validità nel Paese destinatario. Un documento, infatti, potrebbe essere ancora in corso di validità in Italia, ma non esserlo più nel Paese destinatario, in base alla leggi di quel Paese.
Inoltre, bisogna prestare particolarmente attenzione nei casi in cui il documento debba ricevere legalizzazione consolare. In quei casi, prima ancora di eseguire la legalizzazione nazionale del documento qui in Italia, è necessario verificare con la rappresentanza consolare o diplomatica se il documento deve soddisfare specifici criteri ai fini della sua legalizzazione consolare. A volte, infatti, affinché un documento possa ricevere legalizzazione consolare, oltre ad aver ricevuto legalizzazione nazionale, potrebbe dover soddisfare criteri aggiuntivi (essere presentato già tradotto in una certa lingua, essere tradotto direttamente presso la rappresentanza consolare o diplomatica o da una persona riconosciuta da quella rappresentanza, avere il timbro di congiunzione dell’ente che esegue legalizzazione nazionale a cavallo delle pagine che lo costituiscono e così via).
In Italia con la locuzione “traduzione giurata” (o “asseverata”) si intende una traduzione la cui fedeltà di contenuto rispetto all’originale sia stata attestata dal traduttore mediante giuramento dinanzi ad un Notaio, ad un ufficiale del Tribunale oppure del Giudice di Pace. Essa è accompagnata da un verbale di giuramento, firmato sia dal traduttore che dal pubblico ufficiale dinanzi al quale il giuramento è stato effettuato. Poiché il verbale di giuramento è un documento pubblico, può essere autenticato mediante apposizione del timbro di apostille o legalizzazione.
Se il documento da tradurre deve essere apostillato o legalizzato, è necessario che venga apostillato o legalizzato anche il verbale di giuramento che accompagna la traduzione giurata. Se il documento da tradurre è esente da apostille/legalizzazione, è sempre necessario verificare caso per caso se il verbale vada apostillato/legalizzato oppure no. Una traduzione giurata il cui verbale di giuramento viene autenticato mediante timbro di apostille o legalizzazione diventa una traduzione legalizzata.
Una traduzione certificata è una traduzione il cui contenuto sia certificato dal traduttore o dall’agenzia di traduzioni dal quale la traduzione è stata effettuata. La certificazione che accompagna la traduzione in questo caso è un atto privato. Questo significa che questa tipologia di traduzione non può essere autenticata mediante apposizione del timbro di apostille o mediante legalizzazione. Alcune autorità destinatarie, tuttavia, ne riconoscono comunque la validità, purché essa rispetti certi specifici criteri. L’esempio più noto è la traduzione certificata secondo i criteri stabiliti dal Governo del Regno Unito (si veda nella sezione a fondo pagina “Certifying a translation”).
Infine, una traduzione legalizzata è una traduzione giurata/asseverata che sia stata autenticata mediante apposizione del timbro di apostille oppure mediante legalizzazione nazionale e successiva legalizzazione consolare.
Di norma, il documento deve essere dapprima apostillato/legalizzato e poi tradotto.
In rare occasioni, da verificare caso per caso e prima di scegliere di eseguire una traduzione senza previa legalizzazione/apostillazione del documento sottostante, alcuni enti esteri potrebbero accettare la apostilla/legalizzazione solo sulla traduzione. In questo caso, la traduzione deve essere giurata/asseverata presso un Notaio, un Tribunale o un Giudice di Pace, così da renderla legalizzabile/apostillabile nella Procura della Repubblica di competenza.
Inoltre, nel caso specifico della legalizzazione consolare è sempre necessario verificare con la rappresentanza consolare o diplomatica che deve eseguirla se il documento va presentato già tradotto in una specifica lingua e mediante quale tipo di traduzione vada tradotto o se la traduzione debba essere eseguita espressamente presso la rappresentanza consolare o diplomatica oppure da una persona riconosciuta da quella rappresentanza consolare o diplomatica.
La Convenzione dell’Aja prevede che il timbro di apostille non possa essere rigettato dal Paese destinatario nel caso in cui non sia redatto in una lingua riconosciuta in quel Paese.
Tuttavia, poiché il timbro è molto piccolo e il testo associato è decisamente breve, noi consigliamo comunque di tradurlo onde evitare ogni possibile problema con gli enti del Paese destinatario.
Se il documento sottostante non è stato rilasciato in tutto o in parte in una lingua riconosciuta dal Paese destinatario o in un formato che comprenda una di quelle lingue, andrà quasi sicuramente tradotto per il suo riconoscimento da parte dell’autorità destinataria. In tal caso, consigliamo di eseguire la traduzione nel Paese destinatario, tramite traduttori ufficiali.
Abbiamo finito! Speriamo, davvero, di esserti stati d’aiuto e di averti schiarito le idee.
Ricorda che, per qualsiasi altra informazione o dubbio, puoi contattarci o prenotare una consulenza gratuita di 15 minuti.
Possiamo anche legalizzare o apostillare documenti italiani per l’estero e tradurli. Inoltre, possiamo legalizzare e tradurre i documenti dei Consolati stranieri competenti per l’Italia e tradurre documenti stranieri da usare nel nostro Paese.
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