Devi eseguire una traduzione perché devi inviare documenti italiani in un Paese Estero che ha firmato la Convenzione dell’Aja e non sai se la traduzione debba essere o meno apostillata? Questa breve guida fa al caso tuo.
Affinché le autorità del Paese Estero riconoscano la validità dei documenti, in molti casi è necessario che tali documenti siano anche stati emessi in una lingua riconosciuta da quel Paese oppure che siano opportunamente tradotti in una di quelle lingue. Se il documento va tradotto e la traduzione viene effettuata nel Paese che ha rilasciato il documento, è opportuno verificare se la traduzione debba ricevere l’apostille.
In questo senso è necessario un chiarimento: la traduzione per sé non può ricevere apostille poiché non è redatta da un pubblico ufficiale. Tuttavia, alcune tipologie di traduzione, quelle giurate o asseverate (sono sinonimi perfetti) presentano un allegato, il verbale di giuramento, firmato da un pubblico ufficiale. Come tale, il verbale può ricevere l’apostille per il suo riconoscimento all’Estero.
Questa guida ti aiuterà a comprendere quali documenti necessitano di traduzione e ad orientarti sulle opzioni che hai per la traduzione, quando essa è necessaria, e parte dalla precondizione che tu abbia già parlato con l’ente destinatario dei documenti per verificare se una traduzione è necessaria, in quale lingua debba essere effettuata e che tipologia di traduzione debba essere effettuata. Vedremo anche quali tipologie di traduzione possono essere apostillate.
Prima di discutere oltre, però, è necessario fornirti qualche elemento preliminare utile.
L’apostille è una procedura di legalizzazione semplificata in uso presso i Paesi firmatari della Convenzione dell’Aja. La procedura si applica quando un documento viene rilasciato da un Paese firmatario della Convenzione dell’Aja ed è destinato ad un altro Paese firmatario.
Si tratta di una procedura di autentica di firma mirata a verificare che almeno una delle firme apposte su un documento sia quella di un pubblico ufficiale e sia depositata presso un organo di competenza, detenente l’autorità di apostillare il documento, del Paese nel quale il documento è stato rilasciato.
Nel caso dell’Italia gli organi di competenza con autorità di apporre l’apostille ad un documento sono la Procura della Repubblica e la Prefettura.
La Procura della Repubblica ha l’autorità di apporre l’apostille su atti giudiziari e atti notarili. Questa tipologia di atti comprende anche i verbali di giuramento delle traduzioni giurate (dette anche asseverate), dei quali parleremo più nel dettaglio tra qualche paragrafo, quando ci focalizzeremo sulle tipologie di traduzione.
La Prefettura ha l’autorità di apporre l’apostille su ogni altra tipologia di documento, purché la firma autografa del pubblico ufficiale apposta sul documento sia registrata in Prefettura (ciò include i documenti rilasciati dalla Camera di Commercio).
Laddove tu volessi ulteriori informazioni sulla procedura di apostillazione, il nostro consiglio è quello di leggere il nostro articolo specifico sull’apostille e sul suo funzionamento.
In primo luogo è necessario verificare se il documento da inviare è esente da traduzione. Alcuni documenti specifici sono, infatti, esenti da traduzione sulla base di alcune Convenzioni che hanno introdotto le relative esenzioni.
Due esempi concreti di documenti esenti da traduzione sono:
– Estratti plurilingui dei documenti di stato civile (nascita, matrimonio e morte) della Convenzione di Vienna del 1976.
– Certificati di Capacità Matrimoniale della Convenzione di Monaco del 5 settembre 1980.
Nel caso di documenti esenti da traduzione, va comunque prestata molta attenzione perché è sempre necessario verificare se essi presentino annotazioni. Sebbene in questi casi il documento per sé sia esente da traduzione, non lo sono, infatti, le eventuali annotazioni apposte sul documento stesso, le quali, se richiesto, vanno tradotte.
Le annotazioni sono, infatti, sempre apposte in una delle lingue del Paese che rilascia il documento. Se, ad esempio, un Comune italiano rilasciasse un Estratto Plurilingue di Nascita della Convenzione di Vienna del 1976, eventuali annotazioni apposte sul documento sarebbero in italiano.
Molti documenti non godono di esenzione dalla traduzione. Quando ciò accade, bisogna verificare con l’ente del Paese Estero destinatario del documento se il documento deve essere tradotto e in quale lingua vada tradotto.
Se ciò è necessario, è possibile verificare comunque con l’ente che deve rilasciare il documento se è possibile rilasciarlo in un formato che comprenda una lingua riconosciuta dal Paese destinatario dei documenti. Laddove ciò fosse possibile, essendo il documento già rilasciato in una lingua appropriata, non sarà comunque necessaria traduzione se non, ancora una volta, per possibili annotazioni non tradotte. Quando ciò non è possibile, sarà necessario effettuare una traduzione del documento in una delle lingue riconosciute dal Paese destinatario sulla base delle indicazioni ricevute dallo specifico ente che deve ricevere i documenti
Quando la traduzione diventa necessaria, si aprono due possibili scenari, una traduzione fatta direttamente nel Paese estero dove va usato il documento originale oppure una traduzione fatta in Italia, vediamole entrambe.
Il primo scenario, il quale, generalmente, prevede tempistiche più brevi, è quello nel quale, una volta che il documento stesso sarà stato apostillato nel Paese di rilascio (se non esente), la traduzione venga effettuata direttamente nel Paese destinatario del documento sulla base delle modalità previste da quel Paese.
Dunque, il documento rilasciato in Italia, una volta apostillato (se non esente), viene tradotto direttamente nel Paese estero.
In questo caso si ha il significativo vantaggio che, essendo la traduzione rilasciata direttamente nel Paese che ne è destinatario, essa non vada apostillata ai fini del suo riconoscimento da parte delle autorità di quel Paese.
Esistono due tipologie di traduzioni ufficiali che possono essere effettuate in Italia e, in base ai criteri e alle disposizioni del Paese destinatario del documento, potrebbero essere riconosciute: la traduzione certificata e la traduzione giurata (o asseverata).
Una traduzione certificata è una traduzione che presenta un allegato definito certificazione, emesso dal traduttore oppure dall’agenzia di traduzioni, il quale, essendo un atto privato, non è apostillabile.
Lo scopo della certificazione è quello di attestare che la traduzione rispecchi fedelmente il contenuto del testo che è stato tradotto.
Possiamo distinguere due tipologie di traduzione certificata, ossia con e senza i dati identificativi del traduttore.
L’aspetto distintivo della traduzione certificata con i dati identificativi del traduttore è che essa presenta i dati identificativi del traduttore che l’ha effettuata ed è rilasciata su carta intestata del traduttore o dell’agenzia di traduzione.
Nel caso in cui le autorità del Paese destinatario accettino una traduzione certificata (un esempio in questo senso è rappresentato dalle autorità del Regno Unito, le quali accettano traduzioni certificate che siano rilasciate seguendo criteri specifici, si veda nella sezione a fondo pagina “Certifying a translation“), è possibile valutare l’idea di effettuarla in Italia poiché i suoi costi generalmente sono contenuti. Questa tipologia di traduzione non può essere apostillata.
Una traduzione giurata (o asseverata) è una traduzione che prevede la firma su un verbale di giuramento – da cui il nome -, la quale viene autenticata da un pubblico ufficiale (funzionario del Ministero della Giustizia o Notaio) e che, dunque, costituisce un atto pubblico apostillabile.
Lo scopo del giuramento effettuato dal traduttore è quello di attestare il contenuto della traduzione e di confermare che esso rispecchi fedelmente il contenuto del testo originale che è stato tradotto.
Il verbale di giuramento contiene i dati identificativi della persona che ha tradotto il documento, la sua firma e la firma del pubblico ufficiale dinanzi al quale il giuramento è stato prestato. Il pubblico ufficiale provvede anche all’identificazione della persona che presta il giuramento.
L’esecuzione di una traduzione giurata (o asseverata) qui in Italia prevede un dispendio non indifferente in termini di costi da sostenere e di tempo. Inoltre, esiste la possibilità che il verbale di giuramento allegato alla traduzione non sia disponibile in un formato che comprenda la lingua nella quale la traduzione viene effettuata. Questo rappresenta un problema poiché il verbale di giuramento andrebbe a sua volta tradotto e si tornerebbe al punto di partenza!
Generalmente i Tribunali italiani mettono a disposizione verbali di giuramento solo in italiano e solo alcuni Tribunali forniscono verbali bilingui in inglese, francese, tedesco o spagnolo.
Nel caso in cui si volesse prestare giuramento dinanzi ad un Notaio, è necessario verificare quali lingue conosca il Notaio per determinare se possa redigere il verbale di giuramento oltre che in italiano anche in una lingua appropriata. In caso contrario, non avrebbe senso effettuare il giuramento dinanzi a quello specifico Notaio poiché si tornerebbe nuovamente al punto di partenza!
Di seguito, al fine di mostrare perché la procedura può essere lunga e onerosa, sono illustrati i passi richiesti dopo l’esecuzione della traduzione ai fini dell’esecuzione del giuramento e del suo riconoscimento da parte delle autorità del Paese destinatario:
1) Una volta che la traduzione sarà stata effettuata, il traduttore dovrà recarsi in Tribunale, presso un Giudice di Pace oppure da un Notaio per prestare giuramento circa la veridicità del contenuto della traduzione e compilare e firmare il verbale di giuramento, il quale sarà firmato anche dal pubblico ufficiale dinanzi al quale il giuramento viene prestato.
2) I costi associati alla traduzione sono particolarmente elevati poiché emergono costi ulteriori rispetto a quelli associati alla sola attività di traduzione. Il traduttore, infatti, dovrà usare parte del proprio tempo per recarsi ad effettuare il giuramento. A questo si aggiungono anche i costi associati all’esecuzione del giuramento: l’esecuzione del giuramento richiede, infatti, l’applicazione di una o più marche da bollo, a seconda del numero dei documenti da tradurre e della lunghezza della traduzione.
3) Poiché il verbale di giuramento è un documento firmato da un pubblico ufficiale, affinché esso venga riconosciuto dalle autorità del Paese che deve ricevere il documento, in molti casi è necessario che venga opportunamente apostillato presso la Procura della Repubblica. Questo richiederà di sostenere altri costi e usare altro tempo per recarsi fisicamente presso la Procura della Repubblica competente per l’apostillazione del verbale di giuramento. Poiché la traduzione va effettuata solamente dopo che il documento originale, se non esente, è già stato opportunamente apostillato presso l’organo competente, diventa chiaro come i tempi siano in molti casi estremamente lunghi.
In Italia l’organo competente per l’apostillazione dei verbali di giuramento è rappresentato dalla Procura della Repubblica territorialmente competente per il Tribunale, per il Giudice di Pace o per il Notaio che ha firmato il verbale di giuramento.
Nota che i Notai in Italia possono operare in distretti riuniti che, generalmente, sono più ampi rispetto ai distretti di competenza di una specifica Procura della Repubblica. Questo significa che la firma di un Notaio può essere depositata in tutte le Procure della Repubblica che ricadono nei distretti riuniti in cui il Notaio è attivo.
Una domanda ricorrente che spesso viene mossa dalle persone che richiedono traduzioni è “Se il documento originale è esente da apostille, lo è anche il verbale di giuramento della traduzione giurata?” La risposta alla domanda posta è “dipende”. Bisogna infatti verificare sempre caso per caso.
Quando viene effettuata una traduzione giurata (o asseverata) di un documento, il fatto che il documento da tradurre sia esente da apostille non implica in alcun modo che l’esenzione dall’apostillazione si applichi anche alla traduzione giurata, ma bisogna verificare caso per caso se il verbale di giuramento debba essere apostillato oppure no.
D’altronde, quando un documento che riceva traduzione giurata (o asseverata) va apostillato, va sicuramente apostillato anche il verbale di giuramento.
Hai altri dubbi inerenti alle tipologie di traduzione, il loro funzionamento e quando vadano o meno apostillate oppure vuoi affidarci la traduzione di documenti italiani diretti all’Estero? Scrivici e cercheremo di aiutarti! Il nostro team di professionisti prenderà in carico e la tua richiesta e la svolgerà con estrema premura.
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