Se hai bisogno di legalizzare o apostillare un certificato rilasciato da una ASL che debba essere utilizzato in un Paese Estero per cui non vi sono esenzioni, questa guida ti illustrerà la procedura da seguire.
Se preferisci affidare a noi questo incarico, ti informiamo che possiamo occuparcene per te presso la Prefettura italiana che sia territorialmente competente per l’apostillazione o la legalizzazione della firma del funzionario dell’ASL che ha rilasciato il certificato.
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I certificati dell’ASL vanno apostillati o legalizzati presso la Prefettura territorialmente competente per la ASL che li ha rilasciati.
La procedura alla quale ricorrere è l’apostille se tra il Paese destinatario e l’Italia è in vigore la Convenzione dell’Aja.
Bisogna invece ricorrere alla legalizzazione se tra il Paese destinatario e l’Italia non è in vigore la Convenzione dell’Aja.
Entrambe le procedure attestano che il certificato dell’ASL oggetto del provvedimento e destinato all’uso nel Paese Estero è effettivamente un documento pubblico, certificando che almeno uno dei firmatari è un pubblico ufficiale. Tuttavia, mentre la procedura di apostille coinvolge esclusivamente enti italiani (in questo caso specifico la Prefettura competente), la procedura di legalizzazione richiede un primo passaggio presso un ente italiano (in questo caso, ancora la Prefettura competente) e un secondo passaggio, ossia la legalizzazione consolare, presso un Consolato del Paese destinatario che sia competente per l’Italia.
Per procedere con l’apostillazione o la legalizzazione per il Paese destinatario presso la Prefettura italiana territorialmente competente per la ASL che ha rilasciato il certificato, assicurati che siano soddisfatti i seguenti requisiti fondamentali:
1. Formato del Documento: Il certificato dell’ASL deve essere rilasciato in formato cartaceo, firmato a penna e timbrato. La legge italiana prevede che possono essere apostillati o legalizzati solo documenti originali in formato fisico. Potrebbero essere previsti requisiti aggiuntivi per l’apostillazione o la legalizzazione da parte della Prefettura (ad esempio, è necessario verificare se la documentazione deve presentare apposite diciture oppure se è considerata scaduta ai sensi della legge italiana). La presenza di requisiti aggiuntivi per l’idoneità all’apostillazione o alla legalizzazione va verificata contattando la Prefettura competente a eseguire l’attività.
2. Registrazione della Firma: Verifica con la Prefettura competente a effettuare l’apostillazione o la legalizzazione (tramite email o PEC) se la firma del pubblico ufficiale che ha rilasciato il documento è effettivamente registrata presso i loro uffici. Non tutti i pubblici ufficiali hanno la firma registrata presso la Prefettura territorialmente competente ad apporre l’apostille o a effettuare la legalizzazione. Se la firma del pubblico ufficiale firmatario non è registrata, il documento non potrà essere apostillato o legalizzato.
3. Identificazione del Firmatario: Il nome del firmatario deve essere indicato sul documento in modo chiaro (per esteso e in stampatello). Questo è essenziale per permettere ai funzionari della Prefettura di verificare la corrispondenza della firma con l’esemplare presente nei loro registri.
Se il documento non rispetta questi requisiti, dovrai richiedere all’ASL il rilascio di un nuovo certificato che li soddisfi.
Se il documento soddisfa i requisiti, una volta in Prefettura dovrai richiedere che sia soggetto alla procedura di legalizzazione corretta in base al Paese di destinazione. Dovrai, dunque, richiedere esplicitamente che il certificato dell’ASL sia apostillato (se tra l’Italia e il Paese destinatario vige la Convenzione dell’Aja) oppure che sia legalizzato (se tra l’Italia e il Paese destinatario non vige la Convenzione dell’Aja).
Se la procedura richiesta è l’apostille, una volta che il certificato dell’ASL sarà stato apostillato, potrebbe essere necessario tradurlo in una lingua riconosciuta dal Paese destinatario. Ti consigliamo di effettuare tale traduzione nel Paese di destinazione secondo le leggi del luogo, giacché lì non sarebbe soggetta a ulteriori formalità che potrebbero invece essere applicabili a una traduzione effettuata in Italia.
Se la procedura richiesta è la legalizzazione, una volta che il certificato dell’ASL sarà stato legalizzato, prima di presentarlo all’Ambasciata o al Consolato del Paese destinatario competente per l’Italia è necessario verificare con le autorità consolari che devono effettuare la legalizzazione se debba soddisfare requisiti aggiuntivi, come la necessità di un’eventuale traduzione.
Nel caso in cui sia richiesta la legalizzazione, inoltre, è importante tenere in considerazione che per la sua esecuzione le autorità consolari competenti potrebbero richiedere di versare delle tasse consolari, il cui importo dovrà essere verificato direttamente con loro.
Qualora il certificato dell’ASL che deve essere legalizzato non sia in una lingua riconosciuta dal Paese destinatario e la traduzione non sia un requisito per l’esecuzione della legalizzazione consolare, ti consigliamo di effettuare tale traduzione una volta arrivato nel Paese di destinazione secondo le leggi del luogo, così da non dover sottoporre la traduzione a ulteriori formalità.
Possiamo assisterti nelle seguenti attività relative a un certificato dell’ASL destinato a un Paese Estero:
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