Legalizzazioni

Che cos'è la Legalizzazione?

Mediante la legalizzazione viene attestata la qualifica di pubblico ufficiale di chi ha firmato e/o posto il proprio timbro/sigillo su un atto.

In assenza di accordi internazionali che semplificano la procedura, gli atti e documenti pubblici italiani, per essere riconosciuti all’estero, devono subire un doppio procedimento di legalizzazione: uno nazionale ed uno da parte della rappresentanza diplomatica o consolare (sita in Italia) dello Stato a cui è destinato il documento. Questa procedura, più complessa, è la cosiddetta legalizzazione consolare.

Ai sensi dell’Articolo 1, comma 1, lett. l del DPR 28 dicembre 2000, n. 445, la legalizzazione è “l’attestazione ufficiale della legale qualità di chi ha apposto la propria firma sopra atti, certificati, copie ed estratti, nonché dell’autenticità della firma stessa”.

- Apostille (o postilla): una procedura semplificata

Se lo Stato estero presso cui far valere l’atto pubblico è uno dei Paesi che hanno sottoscritto la Convenzione dell’Aia del 5 ottobre 1961, è possibile accedere a una procedura di legalizzazione semplificata: l’“Apostille” (o “postilla”).

Questa è una speciale dicitura apposta sull’atto, che ne attesta l’autenticità, sostituendo così, negli Stati che hanno aderito alla Convenzione, il doppio procedimento di legalizzazione.

Esempio di Apostilla (clicca per visualizzare)

- Procura della Repubblica

La competenza dell’ente legalizzatore italiano dipende esclusivamente dal documento da legalizzare.

Se i documenti da legalizzare sono atti giudiziali (in sostanza, tutti quelli formati da organi appartenenti al Ministero della Giustizia) e notarili, devi recarti presso la Procura della Repubblica.

Esempi di documenti legalizzabili presso la Procura della Repubblica sono:

  • Verbale di Giuramento di Traduzione
  • Certificato del Casellario Giudiziale
  • Certificato dei Carichi Pendenti
  • Atti e Contratti firmati dinanzi a un notaio
  • Copia Autentica di Sentenza

- Prefettura

Per tutti gli atti non di competenza della Procura della Repubblica, bisogna rivolgersi alla Prefettura territorialmente competente (ma vedi al punto successivo per gli atti della Camera di Commercio).

Esempi di documenti legalizzabili presso la Prefettura sono:

  • Certificati di Laurea
  • Certificati anagrafici ed estratti di stato civile
  • Certificati AIFA e di autorizzazione alla produzione
  • Certificati di qualità ISO e GMP

- Camera di Commercio

Infine, un’eccezione all’alternativa tra Procura della Repubblica e Prefettura è costituita dagli atti emessi dalle Camere di Commercio, i quali sono legalizzati direttamente dalla relativa Camera di Commercio, a meno che non si tratti di legalizzazione mediante Apostille. In tal caso, infatti, la competenza è della Prefettura.

Esempi di documenti vistati direttamente dalla Camera di Commercio sono:

  • Certificato di origine delle merci
  • Fatture
  • Visura camerale
  • Iscrizione al Registro delle imprese
  • Bilanci

- Ambasciate e Consolati Esteri

Qualora il Paese estero dove far valere il documento da legalizzare non appartenga alla Convenzione dell’Aia, c’è un secondo passaggio, dopo la legalizzazione in Procura, Prefettura o Camera di Commercio: quello presso la rappresentanza diplomatica o consolare (sita in Italia) dello Stato a cui è destinato il documento.

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