Se hai bisogno di legalizzare o apostillare un certificato di origine rilasciato da una Camera di Commercio (CCIAA) italiana che debba essere utilizzato in un Paese Estero per cui non vi sono esenzioni, questa guida ti illustrerà la procedura da seguire.
Se preferisci affidare a noi questo incarico, ti informiamo che possiamo occuparcene per te. Possiamo occuparci, in base al Paese destinatario, dell’apostillazione in Prefettura o della legalizzazione in Camera di Commercio. In quest’ultimo caso, possiamo occuparci anche della successiva legalizzazione consolare.
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Se il certificato di origine va apostillato, deve essere apostillato presso la Prefettura territorialmente competente per la Camera di Commercio che lo ha rilasciato. Se, invece, deve essere legalizzato, deve essere legalizzato dalla Camera di Commercio che ha provveduto al rilascio del documento.
La procedura alla quale ricorrere è l’apostille se tra il Paese destinatario e l’Italia è in vigore la Convenzione dell’Aja.
Bisogna invece ricorrere alla legalizzazione se tra il Paese destinatario e l’Italia non è in vigore la Convenzione dell’Aja.
Entrambe le procedure attestano che il certificato di origine oggetto del provvedimento e destinato all’uso nel Paese Estero è effettivamente un documento pubblico, certificando che almeno uno dei firmatari è un pubblico ufficiale. Tuttavia, mentre la procedura di apostille coinvolge esclusivamente enti italiani (in questo caso specifico la Prefettura competente), la procedura di legalizzazione richiede un primo passaggio presso un ente italiano (in questo caso, la Camera di Commercio che ha rilasciato il certificato) e un secondo passaggio, ossia la legalizzazione consolare, presso un Consolato del Paese destinatario che sia competente per l’Italia.
Per procedere con l’apostillazione o la legalizzazione per il Paese destinatario presso l’ente italiano competente, assicurati che siano soddisfatti i seguenti requisiti fondamentali:
1. Formato del Documento: Il certificato di origine deve essere rilasciato in formato cartaceo, firmato a penna e timbrato. La legge italiana prevede che possono essere apostillati o legalizzati solo documenti originali in formato fisico. Potrebbero essere previsti requisiti aggiuntivi per l’apostillazione o la legalizzazione da parte dell’ente italiano competente (ad esempio, è necessario verificare se la documentazione deve presentare apposite diciture oppure se è considerata scaduta ai sensi della legge italiana). La presenza di requisiti aggiuntivi per l’idoneità all’apostillazione o alla legalizzazione va verificata contattando l’ente italiano competente.
2. Registrazione della Firma: Verifica con l’ente italiano competente a effettuare l’apostillazione o la legalizzazione (tramite email o PEC) se la firma del pubblico ufficiale che ha rilasciato il documento è effettivamente registrata presso i loro uffici. Non tutti i pubblici ufficiali hanno la firma registrata presso l’ente italiano competente ad apporre l’apostille o a effettuare la legalizzazione. Se la firma del pubblico ufficiale firmatario non è registrata, il documento non potrà essere apostillato o legalizzato.
3. Identificazione del Firmatario: Il nome del firmatario deve essere indicato sul documento in modo chiaro (per esteso e in stampatello). Questo è essenziale per permettere ai funzionari dell’ente italiano competente di verificare la corrispondenza della firma con l’esemplare presente nei loro registri.
Se il documento non rispetta questi requisiti, dovrai richiedere alla Camera di Commercio il rilascio di un nuovo certificato di origine che li soddisfi.
Se la procedura richiesta è l’apostille, una volta che il certificato di origine sarà stato apostillato, potrebbe essere necessario tradurlo in una lingua riconosciuta dal Paese destinatario. Ti consigliamo di effettuare tale traduzione nel Paese di destinazione secondo le leggi del luogo, giacché lì non sarebbe soggetta a ulteriori formalità che potrebbero invece essere applicabili a una traduzione effettuata in Italia.
Se la procedura richiesta è la legalizzazione, una volta che il certificato di origine sarà stato legalizzato, prima di presentarlo all’Ambasciata o al Consolato del Paese destinatario competente per l’Italia è necessario verificare con le autorità consolari che devono effettuare la legalizzazione se debba soddisfare requisiti aggiuntivi, come la necessità di un’eventuale traduzione.
Nel caso in cui sia richiesta la legalizzazione, inoltre, è importante tenere in considerazione che per la sua esecuzione le autorità consolari competenti potrebbero richiedere di versare delle tasse consolari, il cui importo dovrà essere verificato direttamente con loro.
Qualora il certificato di origine che deve essere legalizzato non sia in una lingua riconosciuta dal Paese destinatario e la traduzione non sia un requisito per l’esecuzione della legalizzazione consolare, ti consigliamo di effettuare tale traduzione una volta arrivato nel Paese di destinazione secondo le leggi del luogo, così da non dover sottoporre la traduzione a ulteriori formalità.
Possiamo assisterti nelle seguenti attività relative a un certificato di origine destinato a un Paese Estero:
Inoltre, forniamo servizi di legalizzazione o apostillazione per una vasta gamma di altri documenti che devono essere utilizzati in Paesi Esteri.
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