Certificat du Casier judiciaire en Italie

Nous avons écrit ce guide pour vous expliquer comment effectuer la demande en ligne du Certificat du Casier judiciaire en Italie, directement depuis votre ordinateur, pour ensuite le retirer physiquement, en personne ou en mandatant quelqu’un à cet effet, au Bureau du Casier judiciaire (Ufficio del Casellario Giudiziale) de votre choix.

Si vous souhaitez que nous nous en chargions à votre place, sachez que nous couvrons l’ensemble du territoire italien. Si le certificat est destiné à un pays étranger, nous pouvons également le traduire et le légaliser. Contactez-nous par e-mail à l’adresse international@multilex.it. Un membre de notre équipe anglophone, francophone ou hispanophone se mettra en contact avec vous !

Si c’est l’administration italienne qui demande le certificat, il vous suffira de présenter une déclaration sur l’honneur. C’est gratuit et la validité est la même que le certificat délivré par le Parquet. Voici le formulaire de déclaration sur l’honneur (en italien) à télécharger et remplir.

1) Accès au Service en ligne et choix du Bureau

Il convient avant tout d’accéder au Service en ligne proposé par le Casier judiciaire en suivant ce lien.

Vous pourrez demander les certificats et les extraits dans n’importe quel Bureau local du Casier Judiciaire existant au Parquet de chaque ville dans laquelle se trouve un Tribunal, à l’exception des bureaux qui ne fournissent pas encore le service de réservation en ligne.

Vous pouvez demander le certificat dans n’importe quel bureau local du Casier judiciaire, indépendamment de votre lieu de domicile.

Remarque : tous les Bureaux du Casier judiciaire italiens ne prévoient pas la réservation en ligne pour ce type de certificat. Il suffit d’essayer de réserver via le système, en recherchant le Bureau de votre choix, pour obtenir cette information.

Grâce à la fonction de recherche, vous pourrez identifier le bureau le plus proche de chez vous. La recherche du bureau peut être effectuée comme suit :

1) en sélectionnant la province et la commune ;
2) en sélectionnant le bureau (si vous le connaissez déjà) ;
3) en sélectionnant la région.

Par exemple, si vous réservez le certificat pour le retirer au Bureau du Casier Judiciaire du Parquet de Rome, vous pouvez suivre la modalité de recherche par région. Dans la fenêtre « Ricerca Ufficio Locale del Casellario », au point 3 (« Ricerca per Regione »), sélectionnez « Lazio ». Une page s’affichera pour la recherche du bureau et, parmi les différents bureaux locaux du casier, vous devrez sélectionner « Roma » puis appuyer sur le bouton « Conferma Ufficio ». À ce stade, un pop-up vous avertira que le choix du bureau ne pourra pas être modifié pendant le processus de réservation du certificat. Vous devrez accepter en cliquant sur « ok ».

2) Urgence, type de Certificat et nombre de copies

Avant de pouvoir sélectionner le type de certificat demandé, vous devez indiquer si ce dernier est demandé avec urgence ou sans urgence.

La demande en urgence permet, en principe, de retirer le certificat le jour ouvrable qui suit la date de réservation. En tout état de cause, les délais (avec ou sans urgence) peuvent varier d’un bureau à l’autre  et sont parfois indiqués dans les informations de chaque bureau que vous pouvez afficher pendant la réservation. Pour connaître avec certitude les délais exacts, nous vous conseillons de contacter en amont (éventuellement par téléphone) le bureau que vous avez choisi.

Une fois l’urgence indiquée, vous serez dirigé vers la section « Scelta del certificato da prenotare ». Ici, à la rubrique « Tipo certificato/visura », il convient de sélectionner sur le menu déroulant le type de certificat demandé, parmi les solutions suivantes :

  • Certificato del Casellario Giudiziale
  • Certificato del Casellario Giudiziale richiesto dal datore di lavoro
  • Visura del Casellario Giudiziale
  • Certificato del Casellario dei Carichi Pendenti

Pour chaque certificat, vous devrez sélectionner, non seulement le type, mais aussi le nombre de copies demandées, en sélectionnant la quantité sur le menu déroulant qui s’ouvre au niveau de la rubrique « Numero copie* ». La rubrique « Lingua tedesca » sera toujours associée à la mention « non », sauf lorsque le certificat est demandé au bureau du casier de Bolzano où il est en effet possible d’obtenir le certificat en allemand.

3) Droits, timbres fiscaux et exonérations correspondantes

L’obtention du certificat prévoit certains frais, alors que l’extrait est gratuit. Les frais sont les suivants :

  • 3,92 € au titre des droits de certificat
  • 16 € au titre du timbre fiscal (un timbre fiscal toutes les deux pages de certificat)

Si vous avez besoin d’obtenir le certificat avec urgence vous devrez payer :

  • 3,92 € au titre des droits d’urgence

Dans certains cas le certificat est gratuit et vous n’aurez donc pas à payer de timbre fiscal, ni les droits de certificat, par exemple :

  • lorsque vous demandez le certificat pour le produire dans les procédures d’adoption, ou bien dans les litiges en droit du travail et sécurité sociale ;
  • pour le produire dans le cadre d’une procédure dans laquelle l’intéressé bénéficie de l’aide juridictionnelle gratuite ;
  • pour le joindre à la demande de réparation de l’erreur judiciaire.

En revanche, l’exonération du paiement des timbres fiscaux n’est prévue que pour les cas énoncés dans le tableau annexe B du D.P.R. 642/1972 (en italien).

Dans le champ « Motivo esenzione bollo/diritti », vous devrez sélectionner les cas spécifiques d’exonération du paiement sur le menu déroulant qui apparaît. En sélectionnant sur le menu la rubrique « altro », vous pourrez également indiquer un motif d’exonération qui ne figure pas sur la liste.

Gardez à l’esprit qu’en cas de droit à l’exonération du droit de timbre et des droits de certificat, il conviendra de présenter la documentation démontrant ledit droit.

Prenons deux exemples de pièces à présenter pour justifier l’exonération :

  • pour les procédures de séparation, avec aide juridictionnelle ou pour des litiges en droit du travail, il est nécessaire d’indiquer le numéro de l’affaire ;
  • si le certificat est demandé par un particulier dans le cadre des activités statutaires d’une association à but non lucratif (ONLUS), il faudra présenter une déclaration, du président de l’association, attestant l’exigence du certificat pour ces activités.

Enfin, cliquez sur « Aggiungi ». Vous serez ainsi redirigé vers la page avec le tableau récapitulatif des certificats demandés. Vous pourrez ajouter à la demande d’autres types de certificat en cliquant sur le bouton « Aggiungi » et en répétant l’opération effectuée pour le premier certificat demandé. Pour continuer avec la réservation, sélectionnez « Prosegui ».

4) Coordonnées et procuration

Dans cette section, vous devrez saisir toutes les données de la personne pour laquelle le certificat est demandé. Vous pourrez saisir les informations figurant sur la pièce d’identité, ainsi que la joindre au format électronique. L’adresse e-mail que vous devrez saisir est celle du demandeur.

Si vous souhaitez mandater une autre personne pour retirer les certificats, vous devrez saisir les coordonnées et le numéro de pièce d’identité de la personne mandatée (que vous pourrez joindre au format électronique). Il est de plus nécessaire de préciser si la procuration est donnée pour d’autres actes positifs. Dans ce dernier cas, vous autoriserez la personne mandatée à retirer le certificat non vierge, à savoir qu’il fait état de condamnations pénales, civiles et administratives à l’encontre du demandeur.

5) Confirmation et issue

Avant d’effectuer la confirmation, une page de résumé des données saisies s’affichera.

Après avoir effectué le contrôle de sécurité (en tapant en chiffres la somme des nombres indiqués en lettres) et après avoir coché la case de protection des données, vous pourrez confirmer la réservation en cliquant sur « Conferma invio prenotazione », ou bien modifier les données saisies.

Après avoir confirmé, le numéro de réservation s’affichera en haut à gauche sur la page de résumé de la réservation à côté des informations saisies. En bas à droite, vous pourrez télécharger le formulaire de réservation à présenter au moment du retrait, en cliquant sur « Download modulo di prenotazione ».

À ce stade, vous recevrez un message de confirmation à l’adresse e-mail fournie, contenant le numéro de réservation et les indications relatives au Bureau du Casier judiciaire auprès duquel retirer les certificats demandés (avec les heures d’ouverture de ce bureau). Tous les formulaires remplis sont joints au moment de la réservation, y compris l’éventuelle procuration, ainsi que le montant à payer en timbres fiscaux.

La demande de réservation est en tout état de cause valable jusqu’à trente jours après la date de réservation. La réservation sera automatiquement effacée du système si le retrait n’est pas effectué. Gardez à l’esprit qu’aucun mail ne vous sera adressé pour vous avertir que vous devez retirer le document demandé !

Si vous souhaitez annuler la réservation effectuée, la procédure est très simple. Pour annuler la réservation, cliquez sur ce lien (en italien) et saisissez prénoms, nom, code fiscal du demandeur et numéro de réservation. Il vous sera de plus demandé d’effectuer le contrôle de sécurité, en tapant en chiffres le résultat de la somme indiquée. Après avoir confirmé, l’issue de l’opération d’annulation (succès ou échec) s’affichera.

Remarque : vous pourrez annuler la réservation en ligne jusqu’au moment de sa prise en charge par le bureau du casier sélectionné.

6) Retrait des certificats

Pour retirer les certificats, vous devrez vous rendre personnellement, ou envoyer la personne mandatée, au guichet du Bureau du Casier judiciaire sélectionné au début du processus de réservation. Les pièces que vous devrez présenter sont les suivantes :

  • le formulaire de réservation reçu par e-mail ou le numéro de réservation :
  • une pièce d’identité en cours de validité ;
  • en cas de procuration pour le retrait, la personne mandatée devra présenter sa pièce d’identité, mais aussi la copie de celle du demandeur avec les formulaires de réservation et de procuration signés par le demandeur.

Vous pourrez retirer les certificats et/ou les extraits réservés uniquement après avoir payé les timbres fiscaux et/ou les droits de certificat, sauf en cas d’exonération. Le paiement des droits de certificat et d’urgence sera effectué au guichet du Bureau local auprès duquel la réservation a été effectuée. Les timbres fiscaux peuvent en revanche être achetés dans n’importe quel bureau de tabac et apportés au moment du retrait.

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