Devi inviare un documento rilasciato da un Notaio italiano o da un funzionario del Ministero della Giustizia italiano in un Paese Estero, ma non sai come fare affinché venga riconosciuto dalle autorità destinatarie? Questa breve checklist ti illustrerà, attraverso un insieme di domande, i passi da seguire affinché il tuo documento venga riconosciuto, indicandoti tutti i punti chiave da controllare.
Tra i documenti e atti notarili annoveriamo contratti, procure, verbali di giuramento/asseveramento di traduzioni, autentiche di firma, copie conformi, testamenti, donazioni, atti costitutivi di società, verbali di assemblea etc.
Tra i documenti firmati da funzionari del Ministero della Giustizia annoveriamo copie conformi di sentenze, ordinanze, decreti e altri atti giudiziari, verbali di udienza, decreti ingiuntivi, citazioni, atti di pignoramento, precetti, citazioni in giudizio, attestazioni di passaggio in giudicato di sentenze etc.
Se devi inviare il tuo documento ad un Paese Estero per cui vige la Convenzione dell’Aja, segui i passi indicati al punto A e le relative istruzioni.
Se devi inviare il tuo documento ad un Paese Estero per cui non vige la Convenzione dell’Aja, segui i passi indicati al punto B e le relative istruzioni.
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Puoi farlo a questo link.
Per scaricarla, collegati dal Desktop e seleziona “File” dal menù in alto a sinistra e poi “Scarica”. Da qui, potrai selezionare il formato in cui scaricare la check-list.
Controlla che lo specifico documento che devi utilizzare in quello specifico Paese Estero non sia esente da apostillazione!
Il documento è esente da apostillazione? Allora segui queste istruzioni!
Il documento non è esente da apostillazione? Allora verifica che soddisfi tutti i requisiti indicati in questa checklist!
⬜Il documento è stato firmato a penna e timbrato?
⬜Il pubblico ufficiale firmatario ha sicuramente la firma registrata presso la Procura della Repubblica di competenza?
⬜Il nome del pubblico ufficiale firmatario è stato indicato sul documento, per esteso e in stampatello?
⬜Il documento è ancora valido (non è scaduto)?
Se il documento non soddisfa uno o più di questi requisiti, dovrai farti rilasciare un nuovo documento che li soddisfi!
Se il documento che devi far apostillare è un documento Notarile e la firma del Notaio non risulta più registrata presso la Procura della Repubblica, dovrai fartene rilasciare una nuova copia dall’Archivio Notarile nel quale il documento originale è stato archiviato, facendo attenzione al fatto che la nuova copia soddisfi i requisiti indicati!
Il documento soddisfa tutti i requisiti indicati in questa checklist? Allora puoi procedere con la sua apostillazione presso la Procura della Repubblica territorialmente competente!
Ricorda che dopo che avrai apostillato il documento, potrebbe essere necessario tradurlo in una lingua riconosciuta dal Paese destinatario, se il documento non è stato rilasciato in una di quelle lingue o in un formato che comprenda una di quelle lingue. Se necessario, ti consigliamo di farlo nel Paese destinatario!
Se il documento è esente da apostillazione, potrai procedere immediatamente all’invio del documento alle autorità del Paese destinatario. Ricorda che però potrebbe essere necessario tradurlo in una lingua riconosciuta da quel Paese, se il documento non è stato rilasciato in una di quelle lingue o in un formato che comprenda una di quelle lingue. Se necessario, ti consigliamo di farlo nel Paese destinatario! In questo caso a dover essere registrata presso la Procura della Repubblica dovrà essere la firma dell’ufficiale dell’Archivio Notarile che firmerà la copia del documento.
Hai comunque ancora bisogno di assistenza? Il nostro team di professionisti altamente qualificati può rispondere alle tue domande, non devi fare altro che inviarci un messaggio! Puoi anche affidarci pratiche da svolgere per te inerenti a documenti rilasciati da Notai italiani o da funzionari del Ministero della Giustizia italiano (ad esempio, per il loro rilascio, la loro apostillazione e e la loro traduzione in Italia o in alcuni specifici Paesi Esteri).
Controlla che lo specifico documento che devi utilizzare in quello specifico Paese Estero non sia esente da legalizzazione consolare!
Il documento è esente da legalizzazione consolare? Allora segui queste istruzioni!
Il documento non è esente da legalizzazione consolare? Allora controlla che soddisfi tutti i requisiti indicati in questa checklist!
⬜Il documento è stato firmato a penna e timbrato?
⬜Il pubblico ufficiale firmatario ha sicuramente la firma registrata presso la Procura della Repubblica di competenza?
⬜Il nome del pubblico ufficiale firmatario è stato indicato sul documento, per esteso e in stampatello?
⬜Il documento è ancora valido (non è scaduto)?
⬜Hai consultato la rappresentanza consolare o diplomatica competente per l’Italia che deve effettuare la legalizzazione consolare per verificare se il documento deve soddisfare criteri aggiuntivi specifici affinché quella rappresentanza lo possa legalizzare?
Se il documento non soddisfa uno o più dei primi quattro requisiti, dovrai farti rilasciare un nuovo documento che li soddisfi!
Se il documento che devi far legalizzare è un documento Notarile e la firma del Notaio non risulta più registrata presso la Procura della Repubblica, dovrai fartene rilasciare una nuova copia dall’Archivio Notarile nel quale il documento originale è stato archiviato, facendo attenzione al fatto che la nuova copia soddisfi i requisiti indicati! In questo caso a dover essere registrata presso la Procura della Repubblica dovrà essere la firma dell’ufficiale dell’Archivio Notarile che firmerà la copia del documento.
Se il documento soddisfa i primi quattro requisiti indicati, ma non hai ancora consultato la rappresentanza consolare o diplomatica che deve eseguire la legalizzazione consolare per verificare se il documento deve soddisfare criteri aggiuntivi per la sua legalizzazione, prima di procedere oltre, contatta la rappresentanza consolare o diplomatica per verificare la presenza di eventuali requisiti aggiuntivi che il documento deve soddisfare! Dopo che lo avrai fatto, passa al paragrafo immediatamente successivo a questo.
Se il documento soddisfa i quattro requisiti indicati e hai già consultato la rappresentanza consolare o diplomatica che deve eseguire la legalizzazione consolare per verificare se il documento deve soddisfare criteri aggiuntivi per la sua legalizzazione, puoi procedere con la legalizzazione nazionale presso la Procura della Repubblica territorialmente competente e alla successiva legalizzazione consolare, tenendo conto degli eventuali criteri aggiuntivi richiesti dalla rappresentanza consolare o diplomatica che deve effettuare la legalizzazione consolare.
Ricorda che se il documento non è stato rilasciato in una lingua riconosciuta dal Paese destinatario o in un formato che comprenda una di quelle lingue e non è stato già tradotto in una di quelle lingue come parte del processo di legalizzazione, ai fini del riconoscimento del documento nel Paese destinatario sarà necessario tradurlo in una di quelle lingue. Se necessario, ti consigliamo di farlo nel Paese destinatario!
Se il documento è esente da legalizzazione consolare, potrai procedere immediatamente all’invio del documento alle autorità del Paese destinatario. Ricorda che, però, potrebbe essere necessario tradurlo in una lingua riconosciuta da quel Paese, se il documento non è stato rilasciato in una di quelle lingue o in un formato che comprenda una di quelle lingue. Se necessario, ti consigliamo di farlo nel Paese destinatario!
Hai comunque ancora bisogno di assistenza? Il nostro team di professionisti altamente qualificati può rispondere alle tue domande, non devi fare altro che inviarci un messaggio! Puoi anche affidarci pratiche da svolgere per te inerenti a documenti rilasciati da Notai italiani o da funzionari del Ministero della Giustizia italiano (ad esempio, per il loro rilascio, la loro legalizzazione sia nazionale che consolare e la loro traduzione in Italia o in alcuni specifici Paesi Esteri).
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