Cosmetici, rilascio dei certificati di libera vendita per l’esportazione: Paesi extra UE (esclusi Cina e Vietnam)

Sei il produttore in conto terzi di prodotti cosmetici? Oppure sei la Società che vuole direttamente esportare tali prodotti al di fuori dell’Unione Europea? Per ampliare la tua fetta di mercato, dovrai munirti di un Certificato di libera vendita (che di seguito chiameremo CLV).

Il certificato si richiede al Ministero della Salute, attraverso una procedura che ora andiamo ad esaminare passo-passo, con la quale, anche da solo, potrai procedere alla richiesta e all’ottenimento di questo documento.

La guida è pensata per darti supporto integrale nei singoli passaggi, dalla preparazione di allegati, alla compilazione di documenti e moduli (come il fondamentale modulo CSM-CLV-M1 che andremo ad esaminare più avanti) al pagamento delle tasse per ottenere il certificato, e fino all’invio finale tramite PEC.

Inoltre, puoi prenotare una consulenza telefonica gratuita in cui potrai parlare di ogni dubbio o incertezza con un esperto del nostro team.

Prepara le cartelle

Stiamo per iniziare questo percorso a Step (divisi in paragrafi) che ti guiderà passo-passo, ma prima ti dobbiamo chiedere di preparare una cartella per i file. Denomina la cartella “CSM-CLV”. Crea poi, al suo interno altre due cartelle, denominate una “word” e l’altra “invio”.

Siamo pronti.

Iniziamo!

- Step 1 – Verifica la tua qualità: in che veste agisci?

Occorre innanzitutto verificare se rappresenti:

– la Società che intende esportare i prodotti cosmetici in Paesi al di fuori dell’Unione europea;

– oppure la Società produttrice in conto terzi di tali prodotti.

Puoi anche decidere di delegare formalmente un ente esterno che agisca per tuo conto, purché tu rientri in una delle categorie: esportatore o produttore conto terzi.

- Step 2 – Verifica di essere stabilito sul territorio nazionale ed essere iscritto alla Camera di Commercio

Il soggetto che richiede il CLV deve essere stabilito sul territorio nazionale italiano ed essere iscritto alla Camera di Commercio.

- Step 3 - Individua il paese o i paesi verso cui vuoi esportare - Verifica se è necessario un CLV

3.1. – Individuare il paese verso cui vuoi esportare non ti servirà solo a indicarlo sulla richiesta di CLV (e in particolare sul modulo CSM-CLV-M1 e sui fac-simile dei certificati – vedremo tutto tra poco), ma anche a raccogliere tutta una serie di informazioni, come vedrai nello “Step 8 – Verifica se il paese extra UE di destinazione richiede determinati requisiti sulla validità o scadenza dei prodotti in entrata” , o ancora, nello “Step 11 – Siti di fabbricazione: verificare se il Paese terzo richiede che nel CLV siano indicati anche i siti di fabbricazione”, informazioni che possono per l’appunto essere vitali per la riuscita del tuo export.

Inoltre, con un’unica domanda puoi richiedere al massimo fino a cinque certificati. Un certificato è rilasciato per un solo Paese Extra UE. Quindi, per singolo modulo che andremo a compilare, il numero massimo di paesi verso cui esportare è cinque.

3.2. – Il Certificato di libera vendita è necessario per esportare cosmetici nei Paesi extra UE che lo richiedono. Pertanto, la prima cosa da fare è verificare con le Autorità dei i Paesi target se la richiesta è utile ai fini dell’esportazione.

- Step 4 – Verifica che il prodotto sia un prodotto cosmetico finito, e non un bulk di prodotto o una materia prima cosmetica

Il CLV per l’esportazione può essere rilasciato solo per prodotti cosmetici finiti. Il Ministero non rilascerà CLV per bulk di prodotto o per materie prime utilizzate come ingredienti delle formulazioni cosmetiche.

- Step 5 - Individua con esattezza la denominazione dei prodotti cosmetici

Ora dobbiamo iniziare a tener traccia delle nostre informazioni. Ti consigliamo, quindi di predisporre, ogni volta che ti sarà richiesto, un file di testo semplice (come il “Blocco note” di Windows o “Note” di MacOS).

Tieni traccia quindi su di un file che potrai nominare “prodotti_e_notifiche” delle seguenti informazioni:

– 5.1. – Confezione

Nel richiedere il CVL, devi prestare attenzione alla denominazione dei prodotti da certificare. Infatti, denominazione di ciascun prodotto oggetto del CLV deve corrispondere esattamente a quella che compare sulla confezione del prodotto stesso. 

– 5.2. – CPNP

Inoltre, se il tuo prodotto è stato notificato al CPNP, ci dovrà essere una corrispondenza totale anche con la denominazione registrata nel CPNP. 

– 5.3. – Colore

Infine, ricorda che nel CLV potrai aggiungere, accanto alla denominazione del prodotto, anche la sua sfumatura di colore.

Salva infine il file “prodotti_e_notifiche” nella cartella “word” che si trova all’interno della cartella “CSM-CLV”.

- Step 6 – Verifica la regolarità delle notifiche al Ministero o al Cosmetic Product Notification Portal (CPNP) e salva le date di notifica

I prodotti per i quali richiedi il Certificato di libera vendita (CLV) devono già essere stati oggetto di notifica. Dovrai, cioè, verificare  la data dell’ultima notifica effettuata e riferita al/i prodotto/i per cui si richiede il CLV.

Occorre quindi verificare se i tuoi prodotti siano:

– già oggetto di notifica al Ministero della Salute ai sensi della Legge n. 713/86 ;

– oppure notificati ai sensi del Regolamento (CE) n.1223/2009 al portale della Commissione europea, il Cosmetic Product Notification Portal (CPNP) .

– solo nel caso di prodotti non più immessi sul mercato dopo la data dell’11/7/2013, e fintanto che i lotti prodotti antecedentemente a tale data sono presenti sul mercato, occorre la data della ricevuta di avvenuta notifica al Ministero della Salute. In mancanza di questa informazione, recuperare la data di invio della notifica.

Procedendo step-by-step vedrai che non lasceremo informazioni importanti per strada. Quindi, apri nuovamente il tuo file di testo semplice “prodotti_e_notifiche” e aggiungi per ogni prodotto la data di notifica del prodotto stesso al Ministero della Salute o al portale CPNP. Di nuovo, ti ricordiamo che la data che devi verificare  è quella dell’ultima notifica effettuata e riferita al/i prodotto/i per cui si richiede il CLV.

Salva il file “prodotti_e_notifiche”: questo file ti servirà non solo nello step successivo per la realizzazione di una tabella, ma anche durante la compilazione del vero e proprio modulo di domanda CSM-CLV-M1 che vedremo più avanti.

- Step 7 - Prepara la tabella dei prodotti

A questo punto, con le informazioni che hai raccolto nei precedenti “Step ____ – Individua con esattezza la denominazione dei prodotti cosmetici” e “Step ___ – Verifica la regolarità delle notifiche al Ministero o al Cosmetic Product Notification Portal (CPNP) e le date di notifica” predisponi una tabella.

Crea quindi un file Excel o similare formattato a tabella, con i seguenti campi:

– Categoria prodotto. Esempio: PRODOTTI PER PULIRE I CAPELLI, SHAMPOO, PRODOTTI SOLARI

– Denominazione prodotto. La denominazione dei prodotti cosmetici deve corrispondere esattamente a quanto riportato in etichetta dei prodotti e nelle notifiche effettuate (ad esempio la notifica al portale CPNP).

– Data della notifica

– Numero di riferimento generato automaticamente dal CPNP (reference number)

È possibile (nel caso ad esempio che tu sia un produttore), che per uno specifico prodotto non esista ancora una “denominazione prodotto”, ma che la notifica sia stata fatta solo per la categoria del prodotto (ad esempio, stai producendo conto terzi uno shampoo ancora non commercializzato, e hai inviato al ministero la notifica “Shampoo” in una certa data). Per prodotti sprovvisti di denominazione specifica al momento della compilazione di domanda di CLV, il campo “denominazione prodotti” potrà essere lasciato in bianco.

Esempio dell’aspetto della tabella:

Ora che la tabella è pronta, salva il file excel chiamandolo 

“tabella_prodotti-categorie_denominazioni_date”, e salvalo all’interno della cartella “word”.

Stampa quindi il file excel in formato pdf e denomina anch’esso “tabella_prodotti-categorie_denominazioni_date”. Salva quindi il file pdf nella cartella “invio”, contenuta sempre all’interno della cartella “CSM-CLV.”

- Step 8 - Verifica se il paese extra UE di destinazione richiede determinati requisiti sulla validità o scadenza dei prodotti in entrata

È importante che tu ricordi che la richiesta di CLV non contempla singole caratteristiche dei prodotti che invece possono essere richieste dai paesi target.

Ad esempio, è possibile che tali caratteristiche riguardino la scadenza dei lotti di prodotti in che desideri esportare.

È quindi fondamentale che tu vada a verificare se le Autorità dei Paesi di destinazione dei prodotti cosmetici abbiano stabilito determinati requisiti in materia di validità e scadenza dei prodotti in entrata nel proprio mercato.

- Step 9 - Prepara i file di testo contenenti l'elenco degli ingredienti e delle sostanze pericolose. Recupera le schede tecniche delle sostanze pericolose

Anche in questo caso ti suggeriamo di predisporre dei file di testo molto semplici (come il “Blocco note” di Windows o “Note” di MacOS).  Ne preparerai diversi nei punti successivi. Procediamo!

9.1. – prepara, separatamente per ciascun prodotto, l’elenco degli ingredienti contenuti in esso

In un file di testo che denominerai “prodotti-ingredienti”, inserirai gli ingredienti che dovranno essere suddivisi per ciascun prodotto. 

Sala il file nella cartella “word”. 

9.2. – prepara, separatamente per ciascun prodotto, l’elenco delle sostanze contenute nei prodotti e presenti in Allegato II  al Regolamento (CE) 1223/2009

Si tratta di sostanze che possono essere utilizzate solo con determinate deroghe (come ad esempio BUTANO, ISOBUTANO e PETROLATUM). Pertanto, prepara fin da ora, per ogni prodotto che intendi certificare, l’elenco delle sostanze contenute nei prodotti e presenti in Allegato II al Regolamento (CE)1223/2009 (sempre nel file di testo semplice – “blocco note” o similari).

In un file di testo che denominerai “prodotti-sostanze_all_2”, inserirai quindi tali tipologia di sostanze, sempre suddivise per ciascun prodotto. 

Salva il file “prodotti-sostanze_all_2” nella cartella “word”. 

9.3. – recupera, per le sostanze contenute nei prodotti e presenti in Allegato II al Regolamento (CE), 1223/2009, di cui all’elenco che abbiamo realizzato al punto precedente, le schede tecniche

Al punto precedente hai predisposto l’elenco di queste sostanze. Ora, per ogni sostanza, dovrai recuperare la scheda tecnica contenente le relative specifiche e/o la descrizione del processo produttivo.

In alternativa, dovrai preparare una dichiarazione del fornitore sulle specifiche della sostanza e la conformità alla normativa vigente. Tale dichiarazione deve concludersi con l’attestazione della conformità a quanto previsto all’ALLEGATO II del Regolamento (CE) n. 1223/2009 e smi.

Salva le schede tecniche, in formato pdf, nella cartella “invio”. Ti suggeriamo di salvare i singoli file denominandoli “scheda_tecnica-all_2-NOME_SOSTANZA”.

9.4. – prepara, separatamente per ciascun prodotto, l’elenco delle sostanze contenute nei prodotti che sono presenti nell’Allegato III al Regolamento (CE) 1223/2009

Si tratta di sostanze per le quali sono richiesti dal Regolamento (CE) n. 1223/2009 e smi, e da ulteriore normativa vigente in materia, specifici requisiti in materia di purezza e produzione (come ad esempio per la TRIETANOLAMMINA).

Pertanto, prepara fin da ora, per ogni prodotto che intendi certificare, l’elenco delle sostanze contenute e presenti in  Allegato III al Regolamento (CE)1223/2009.

In un file di testo che denominerai “prodotti-sostanze_all_3”, inserisci quindi tali tipologia di sostanze, sempre suddivise per ciascun prodotto. 

Salva il file “prodotti-sostanze_all_3” nella cartella “word”. 

9.5. – recupera, per le sostanze contenute nei prodotti e presenti in Allegato III al Regolamento (CE), 1223/2009, di cui all’elenco che hai realizzato al punto precedente, le schede tecniche

Al punto precedente hai predisposto l’elenco di queste sostanze, ora dovrai recuperare la scheda tecnica contenente le relative specifiche e/o la descrizione del processo produttivo.

In alternativa, dovrai preparare una dichiarazione del fornitore sulle specifiche della sostanza e la conformità alla normativa vigente. Tale dichiarazione deve concludersi con l’attestazione della conformità a quanto previsto all’ALLEGATO III del Regolamento (CE) n. 1223/2009 e smi.

Salva le schede tecniche, in formato pdf, nella cartella “invio”. Ti suggeriamo di salvare i singoli file denominandoli “scheda_tecnica-all_3-NOME_SOSTANZA”.

- Step 10 – Siti di fabbricazione: prepara la lista dei siti da inserire nel modulo CSM-CLV-M1

Sì, abbiamo di nuovo citato il modulo CSM-CLV-M1, ma…quando ne parleremo nello specifico?

Ti sarai accorto che stiamo procedendo per step nella raccolta dei dati: il punto è che non ha molto senso affrontare il modulo CSM-CLV-M1 se non hai prima davanti a te tutte le info che ti occorrono per la compilazione completa.

Quindi, non preoccuparti, procediamo passo-passo e quando sarà il momento di compilare, ti troverai a tuo agio e avrai molte meno difficoltà e vedrai che procederai spedito. 

In questo step, dovrai quindi raccogliere le informazioni di tutti i siti in cui avviene il processo di produzione e/o confezionamento del cosmetico.

In un file di testo che denominerai “siti di produzione“, inserisci le seguenti informazioni:

10.1. – Produzione

– Indica tutti i siti in cui avviene il processo di produzione del cosmetico. Per ogni officina devi indicare la denominazione e l’indirizzo completo, comune e nazione.

– Specifica per ciascun sito la fase di produzione effettivamente effettuata.

– per ciascuna officina devi riportare l’elenco dei prodotti ivi fabbricati per i quali chiedi il CLV.

10.2.  – Confezionamento

– Indica tutti i siti in cui avviene il processo di confezionamento del cosmetico. Per ogni officina devi indicare la denominazione e l’indirizzo completo, comune e nazione.

– Specifica per ciascun sito la fase di produzione effettivamente effettuata.

– per ciascuna officina devi riportare l’elenco dei prodotti ivi confezionati per i quali chiedi il CLV.

- Step 11 - Siti di fabbricazione: verificare se il Paese terzo richiede che nel CLV siano indicati anche i siti di fabbricazione

Veniamo ora ad uno step molto specifico e non sempre necessario.

Infatti, allo step 9 hai visto come preparare le informazioni che più avanti inserirai nel modulo CSM-CLV-M1  (cioè nel modulo di richiesta vero e proprio).

In questo step invece, ci occupiamo di un altro aspetto, molto specifico e non sempre necessario, e cioè della possibilità che i Paesi terzi verso cui vuoi esportare richiedano l’indicazione dei siti di fabbricazione anche nello stesso Certificato di libera vendita.

Per questi paesi, dovrai far aggiungere le informazioni di cui allo step precedente anche nel certificato di libera vendita.

Vedremo insieme tra poco come indicare queste informazioni in tali allegati e documenti. Per il momento, ti basterà sapere che quella del presente step è una circostanza molto specifica e che la modulistica del Ministero non prevede più spazi appositi sul CLV per i siti di produzione. Tuttavia, il Ministero può prendere in considerazione l’inserimento dei siti di fabbricazione direttamente sul CLV per il caso uno Stato extra UE lo richieda. E noi  ti indicheremo una metodologia che aiuterà questo processo.

- Step 12 - Pagamenti mediante PagoPa

Arrivato a questo punto dovrai effettuare i versamenti tramite PagoPa.

Dovrai, cioè, pagare due tipologie di importi (sempre col sistema PagoPa): un importo a titolo di Tariffa e un importo titolo di marca da bollo.

Tariffa

Per ogni certificato richiesto, dovrai infatti versare l’importo di euro 95,00 a titolo di tariffa.

Esempio: richiedi, con un’unica domanda, l’emissione di tre certificati (ad esempio un per l’India, uno per il Giappone e uno per la Tunisia). In questo caso, dovrai versare tre importi a titolo di tariffa. Quindi, in totale, a titolo di tariffa, dovrai versare euro 95,00 X 3 = 285 euro.  

Ti consigliamo quindi di andare subito alla sezione dedicata del ministero della salute, cliccando il seguente link Pagamenti on line  e, una volta aperta la pagina, cliccare sul collegamento qui in immagine:

Compila i campi della pagina che vi compare, compila il captcha, prosegui e ti si aprirà una nuova finestra.

In questa nuova finestra dovrai cliccare, di fianco al simbolo del dollaro “$”, il link “Nuovo pagamento”.

Ti compariranno a questo punto una lista di voci in ordine alfabetico: seleziona “CSM-Cosmetici”.

Seleziona “CLV-Certificati di libera vendita”.

Nella causale inserisci:

CLV COSMETICI, il/i Paese/i di destinazione, Ditta richiedente, data presunta di presentazione dell’istanza.

A quel punto, cliccherai “Salva”, e verrai reindirizzato alla pagina del pagamento.

Il pagamento potrai effettuarlo:

– Direttamente tramite il portale, con carta di credito;

– (CONSIGLIATO) Scaricando il bollettino, e quindi pagando mediante codice CBILL con home banking (questa procedura ti potrà sembrare più lunga, ma in genere non ti darà i problemi collegati alle carte di credito).

A pagamento effettuato, dovrai salvare l’attestazione di pagamento e, sei hai proceduto con home banking e bollettino CBILL, anche la contabile bancaria. Il tutto all’interno della cartella “invio”.

Ti suggeriamo di salvare i singoli file denominandoli “PagoPa-Tariffa-bollettino”, “PagoPa-Tariffa-attestazione”, “PagoPa-Tariffa-contabile” (uno degli ultimi due potrebbe non esserci, ma o “attestazione” o “contabile” devono esserci).

La fase con PagoPa per il pagamento della Tariffa è conclusa! Ora passiamo anche al pagamento alle marche da bollo.

Marche da bollo

Per le marche da bollo, il procedimento è in tutto e per tutto simile a quello appena visto per la tariffa, ma come visto sopra preferiamo illustrartelo separatamente soprattutto se sei alle prime armi.

Innanzitutto contiamo le marche da bollo che occorre pagare.

Ci vorranno quindi, nel minimo, 4 marche da bollo. Ma, se uno dei tre certificati supera le 4 pagine (es. 5 pagine), ci vorrà una marca da bollo aggiuntiva.

Vai quindi di nuovo alla pagina Pagamenti on line  e, una volta aperta la pagina, clicca sul collegamento che hai già cliccato nella sezione “Tariffa” di poco fa.

Compila di nuovo i campi della pagina che vi compare, compila il captcha, prosegui e ti si aprirà una nuova finestra.

Anche ora dovrai di nuovo cliccare, di fianco al simbolo del dollaro “$”, il link “Nuovo pagamento”.

Nella lista di voci in ordine alfabetico seleziona “BOL-Marca da bollo”.

Seleziona “MBOL-Marca da bollo”.

Inserisci la medesima causale che hai usato per la tariffa, 

“CLV COSMETICI, il/i Paese/i di destinazione, Ditta richiedente, data presunta di presentazione dell’istanza”, che nel nostro esempio era “CLV COSMETICI, India-Giappone-Tunisia, Produzione Famraci SpA, 08/10/2025”.

In fondo alla medesima finestra, dovrai flaggare: 

“BOL_MBOL5 – Biocidi e cosmetici – Pagamento marca da bollo“. Di fianco all’opzione selezionata dovrai indicare la quantità, che nel nostro esempio di prima riguardante tre certificati, sarà “4”.

A quel punto, cliccherai “Salva”, e verrai reindirizzato alla pagina del pagamento.

Anche in questo caso, il pagamento potrai effettuarlo:

– Direttamente tramite il portale, con carta di credito;

– (CONSIGLIATO) Scaricando il bollettino, e quindi pagando mediante codice CBILL con home banking (questa procedura ti potrà sembrare più lunga, ma in genere non ti darà i problemi collegati alle carte di credito).

Nuovamente, a pagamento effettuato, dovrai salvare l’attestazione di pagamento e, sei hai proceduto con home banking e bollettino CBILL, anche la contabile bancaria. 

Il tutto va salvato sempre all’interno della cartella “invio”. Ti suggeriamo di salvare i singoli file denominandoli “PagoPa-marche-bollettino”, “PagoPa-marche-attestazione”, “PagoPa-marche-contabile” (uno degli ultimi due potrebbe non esserci, ma o “attestazione” o “contabile” devono esserci).

La fase con PagoPa per il pagamento della Tariffa e per le marche da bollo è conclusa! Ora passiamo finalmente alla compilazione del CSM-CLV-M1DI di richiesta del CLV!

- Step 13 - Compilazione guidata del CSM-CLV-M1 di richiesta del CLV

È il momento di raccogliere quanto hai seminato lungo questo percorso. 

Infatti, una volta che inizieremo la compilazione del modulo di domanda, vedrai che aver seguito i singoli step precedenti ti farà procedere spedito nella compilazione del modulo di richiesta del CLV.

13.1. – Ora ti indirizzeremo al download del modulo di cui si tratta, che dovrai salvare nella cartella “word”.

Il modulo si trova al seguente link: 

Modulo CSM-CLV-M1 di richiesta CLV contenente anche i fac simile di certificato clv.

Nel caso il link non fosse funzionante, potrai andare alla pagina Rilascio Certificati di Libera Vendita (CLV) Paesi extra UE e, nella sezione “Moduli” della pagina, cliccare “formato doc” del “Modulo CSM-CLV-M1 di richiesta CLV contenente anche i fac simile di certificato clv”.

Bene, ora hai il modulo e per prima cosa…non spaventarti!

Infatti, avrai subito notato che il modulo “Modulo CSM-CLV-M1 di richiesta CLV” è lungo ben 14 pagine!

In realtà, però, solo le prime 5 pagine costituiscono il modulo vero e proprio. Infatti, le restanti pagine sono degli allegati, tra i quali selezionerai, col nostro aiuto, quelli che andranno effettivamente utilizzati e inviati al Ministero della Salute.

13.2. – Pronto? Dedichiamoci quindi alla compilazione del “Modulo CSM-CLV-M1 di richiesta CLV”, cioè alle prime 5 pagine del file che hai scaricato.

Prima però, crea una tua copia di lavoro di tale file, in modo che, se hai il dubbio di aver cancellato/modificato qualcosa che non dovevi, potrai confrontarlo con la versione che hai originariamente scaricato.

Copia e quindi incolla il file che hai scaricato “Modulo CSM-CLV-M1 di richiesta CLV”. Denomina il nuovo file (sul quale lavorerai) “CSM-CLV-M1-NOME_IMPRESA”.

Salva il file “Modulo CSM-CLV-M1 di richiesta CLV” nella cartella “word”.

Salva invece il file “CSM-CLV-M1-NOME_IMPRESA” nella cartella “invio”.

Apri il file “CSM-CLV-M1-NOME_IMPRESA” e iniziamo!

13.3. – Nel riquadro in alto a sinistra della prima pagina, “Spazio riservato al logo dell’azienda”, cancella la scritta e apponi in formato grafico (andrà bene il formato .jpeg o .png) o formato testuale il logo della tua azienda.

Nel riquadro in alto a destra, “Spazio riservato all’apposizione della marca da bollo da € 16,00 (da sostituire con imposta di bollo assolta)”, cancella la scritta e scrivi “imposta di bollo assolta”.

13.4. – Proseguiamo, ma tenendo a mente una cosa molto importante: non dovrai mai, per nessuna ragione, modificare il modulo né eliminare le note nel testo e/o a piè di pagina. Dovrai solo aggiungere informazioni, non eliminarle dal modulo, nemmeno se trattasi di esempi che il modulo ti fa per la compilazione.

Eccoci all’ ”Oggetto”.

Dovrai solo completarlo. Cioè dovrai inserire il numero di CLV che sono oggetto della richiesta e il nome dei Paesi target.

Nel nostro esempio di prima (cfr – Step 12 – Pagamenti mediante PagoPa), l’oggetto quindi sarà 

“OGGETTO: CSM-CLV-M1 – RICHIESTA di n° 3 CERTIFICATI di LIBERA VENDITA PER L’ESPORTAZIONE di PRODOTTI COSMETICI IN PAESI EXTRA UE (India, Giappone, Tunisia)”.

Prosegui, e inserisci i dati dell’impresa richiedente negli spazi bianchi del modulo.

Nel paragrafo “Richiede” inserisci il numero di certificati richiesto (di nuovo “3” nel nostro esempio). Se le lingue sono diverse, ad esempio due certificati in inglese e uno in italiano, potrai copiare e incollare il rigo delle lingue e duplicarlo. Ad esempio, al posto del rigo 

“n° x di certificati di libera vendita in lingua (italiano, inglese, spagnolo)”

Potrai inserire le due righe:

“n° 2 di certificati di libera vendita in lingua inglese;

n° 1 di certificati di libera vendita in lingua italiana.”

Come suggerito dalla nota 1 a piè di pagina del modulo, dopo ci occuperemo anche della compilazione dei singoli facsimili dei certificati. Per il momento proseguiamo con la compilazione del modulo.

13.5. – Passiamo al paragrafo “Dichiara”.

Qui, come noterai, c’è una tabella. Leggendo i titoli delle colonne della tabella e i suggerimenti per la compilazione contenuti in essa, ci accorgiamo che queste info le abbiamo già reperite negli step precedenti e, soprattutto, abbiamo già predisposto una tabella in formato excel e in formato pdf nello “Step 7 – Prepara la tabella dei prodotti”.

Come ricorderai, abbiamo quindi già pronto un file denominato “tabella_prodotti-categorie_denominazioni_date” con tutte le info che ci interessano.

Quindi, per questa tabella, sarà sufficiente inserire nel modulo la dicitura “Vedere Allegato tabella_prodotti-categorie_denominazioni_date”.

Il prossimo punto è brevissimo: se sei un produttore conto terzi, dovrai inserire il nome della società per il quale produci i prodotti cosmetici.

13.6. – Vai ora al paragrafo “inoltre DICHIARA” del modulo. Come vedrai, le info che abbiamo recuperato negli step precedenti sopra ti faranno proseguire spedito!

Infatti, nello “Step 10 – Siti di fabbricazione: prepara la lista dei siti da inserire nel modulo CSM-CLV-M1” hai già preparato una lista dei siti coi loro dati identificativi.

Quindi, fai un semplice copia e incolla di quell’elenco al punto 2 del paragrafo “inoltre DICHIARA”  del modulo.

Siamo sempre al paragrafo “inoltre DICHIARA” del modulo, ora al punto 3, dove ora il modulo chiede di compilare “che i suddetti prodotti cosmetici contengono le sotto elencate sostanze: elencare gli ingredienti per prodotto”.

Come avrai notato, si tratta proprio della lista di ingredienti che abbiamo preparato allo “STEP 9 – Prepara un file di testo contenente l’elenco degli ingredienti e delle sostanze pericolose”. Recupera le schede tecniche delle sostanze pericolose”.

Vai quindi nella cartella “word” e nell’elenco “prodotti-ingredienti” che hai preparato al punto 9.1 . e fai copia e incolla al punto 3 del paragrafo “inoltre DICHIARA”  del modulo.

Siamo ancora nel paragrafo “inoltre DICHIARA”, ora al punto 4, 

ove il modulo ti chiede di compilare, testualmente “che delle sostanze di cui al punto 3), le seguenti sono ricomprese in Allegato II al Regolamento (CE) n. 1223/2009 e smi, e possono essere utilizzate solo con determinate deroghe “.

Anche qui è già tutto pronto! 

Vai nella cartella “word” e nell’elenco ““prodotti-sostanze_all_2” che hai predisposto al punto 9.2 , e incolla l’elenco al numero 4 del modulo.

Al punto 5 del modulo procedi nello stesso modo, questa volta copiando il contenuto del file “prodotti-sostanze_all_3” che hai predisposto al punto 9.4 della guida. 

Delle schede tecniche, che hai già raccolto al punto 9. 3 e al punto 9.5 della presente guida, ci occuperemo al momento di allegare tutti i documenti per procedere all’invio della richiesta.

Il modulo è quasi completamente finito!

13.7. – Ora ti basta inserire l’indirizzo (che in genere è proprio il tuo indirizzo, quello della società richiedente il CLV) presso cui sono detenute le informazioni di cui all’articolo 11 del Regolamento (CE) n. 1223/2009 e smi. Si tratta di nient’altro che della “Documentazione informativa sul prodotto” che deve essere conservata per dieci anni dopo la data in cui l’ultimo lotto del prodotto cosmetico è stato immesso sul mercato.

Concludi quindi indicando i paesi di destinazione che nel nostro esempio sono India, Giappone e Tunisia.

Infine, aggiungi il tuo nome al numero 10 per la dichiarazione di responsabilità.

Aggiungi la data e salva il modulo (che ti ricordiamo hai denominato più sopra “CSM-CLV-M1-NOME_IMPRESA”).

All’interno dello stesso file word “CSM-CLV-M1-NOME_IMPRESA”, nel prossimo step, andiamo a compilare anche gli allegati che ci interessano.

- Step 14 - Gli allegati al modulo CSM-CLV-M1

14.1. – Come hai visto più sopra, nello stesso file del modulo “CSM-CLV-M1-NOME_IMPRESA” sono presenti numerosi allegati.

Non dovrai però utilizzarli in genere tutti, ma solo quelli di tuo interesse.

Dalla lista che segue sarà infatti più semplice comprendere la natura di tutte queste “pagine”:

Allegato 1 – facsimile certificato richiesto in Italiano

Allegato 2 – facsimile certificato richiesto in Italiano (per produzione in conto terzi)

Allegato 3 – facsimile certificato richiesto in Italiano (con ingredienti specificati)

Allegato 4 – facsimile certificato richiesto in Inglese

Allegato 5 – facsimile certificato richiesto in Inglese (per produzione conto terzi)

Allegato 6 – facsimile certificato richiesto in Inglese con ingredienti specificati

Allegato 7 – facsimile certificato richiesto in Spagnolo

Allegato 8 – facsimile certificato richiesto in Spagnolo (per la produzione in conto terzi)

Allegato 9 – facsimile certificato richiesto in Spagnolo (con ingredienti specificati)

14.2. – A questo punto ecco cosa devi fare.

Scorri il file word “CSM-CLV-M1-NOME_IMPRESA” fino all’allegato o agli allegati che ti interessano. 

Compila l’allegato con le informazioni richieste, ma non inserire la data: questa sarà inserita dall’Ufficio del Ministero preposto.

A questo punto, una volta che hai compilato il facsimile del certificato di libera vendita con tutte le informazioni anagrafiche, procedi a inserire direttamente nel facsimile del certificato, NON usando allegati e rimandi ad allegati come invece hai fatto nel modulo al punto 13.5 della presente guida, l’elenco dei prodotti per i quali si richiede il CLV.

 Inserisci, in particolare, tutte le denominazioni direttamente nel testo del facsimile. Le denominazioni devono essere corrispondenti esattamente a quanto presente in etichetta e descritto nelle notifiche al portale CPNP già citate (usa nuovamente le informazioni che hai raccolto allo “Step 5 – Individua con esattezza la denominazione dei prodotti cosmetici”).

14.4. – A questo punto, possiamo salvare sia la versione pdf che la versione word del file “CSM-CLV-M1-NOME_IMPRESA”.

Quindi:

– clicca “salva”

– stampa il modulo

– firmalo

-scansiona il modulo firmato, salvandolo in pdf

-denomina il modulo firmato, scansionato e salvato in pdf “CSM-CLV-M1-NOME_IMPRESA”.

-salvalo nella cartella “invio”.

- Step 15 - apri la cartella “invio” e verifica di aver predisposto tutti i file

A questo punto, i file che hai sin qui predisposto e che dovrai inviare, contenuti nella cartella “invio”, sono:

– tabella_prodotti-categorie_denominazioni_date;

– scheda_tecnica-all_2-NOME_SOSTANZA, una per ogni sostanza (se non hai sostanze di questo tipo, non hai predisposto questI file – cfr. punto 9.2 e 9.3);

– scheda_tecnica-all_3- NOME_SOSTANZA, una per ogni sostanza (se non hai sostanze di questo tipo, non hai predisposto questI file – cfr. punto 9.4 e 9.5);

– PagoPa-Tariffa-bollettino;

– PagoPa-Tariffa-attestazione (potrebbe non esserci, ma o “attestazione” o “contabile” devono esserci);

– PagoPa-Tariffa-contabile (potrebbe non esserci, ma o “attestazione” o “contabile” devono esserci);

– PagoPa-marche-bollettino;

– PagoPa-marche-attestazione (potrebbe non esserci, ma o “attestazione” o “contabile” devono esserci);

– PagoPa-marche-contabile (potrebbe non esserci, ma o “attestazione” o “contabile” devono esserci);

– siti_di_produzione-normativa (solo per le imprese interessate – cfr. Step 11 e punto 14.3);

– siti_di_produzione-corrispondenza (solo per le imprese interessate – cfr. Step 11 e punto 14.3);

– CSM-CLV-M1-NOME_IMPRESA, in formato word, contenente il modulo compilato e gli allegati compilati in formato editabile;

– CSM-CLV-M1-NOME_IMPRESA, firmato, scansionato e in formato pdf.

- Step 16 - Invia la richiesta via posta elettronica certificata (PEC)

Ti consigliamo vivamente l’invio della richiesta così compilata e dei suoi allegati via PEC.

È infatti possibile procedere anche con consegna a mani o mediante posta ordinaria, ma il flusso di lavoro ne risentirebbe. Inoltre, con la PEC la consegna è immediata e hai subito la prova di consegna.

Apri quindi la posta elettronica certificata e prepara un nuovo messaggio. 

Allega l’intero contenuto della cartella “invio” al messaggio. Non zippare e non inviare file in formato .rar o similari. Solo il contenuto della cartella “invio” così come appare in questo momento. 

Gli allegati devono essere entro il limite di 7-8 megabyte, altrimenti il messaggio email non viene ricevuto dalla Direzione Generale dei Dispositivi Medici e del Servizio Farmaceutico. Procedi, se del caso, ad invii successivi.

Redigi quindi il messaggio in questo modo:

Indirizzo PEC del destinatario: dgfdm@postacert.sanita.it

Oggetto: CSM-CLV-M1 richiesta CLV – nome ditta – paese di destinazione

Corpo del messaggio:

“Spettabile Ufficio 8 del Ministero della Salute,

Si allega la domanda in oggetto e i documenti a corredo.

[DA INSERIRE SOLO ED ESCLUSIVAMENTE SE VUOI CHE L’INDIRIZZO DOVE RICEVERE VIA POSTA I CERTIFICATI DIFFERISCA DA QUELLO INSERITO SUL MODULO] “Si dichiara inoltre che per esigenze aziendali i certificati dovranno essere spediti al seguente destinatario, diverso dall’indirizzo riportato sul modulo: denominazione________________, via_____________, civico________, comune____________ cap __________

[DA INSERIRE SOLO ED ESCLUSIVAMENTE SE applicati lo Step 11 e il punto 14.3] Siti di produzione – Si allega normativa/corrispondenza con autorità paese Extra UE in base alla quale è necessario indicare i siti di produzione anche all’interno del Certificato di libera vendita”.

Con osservanza”

Premi invio e…la tua domanda è stata presentata!

Salva naturalmente la pec, la ricevuta di accettazione e la ricevute di consegna (totale: tre file) nei  formati .eml o .msg, usando il pulsante “scarica” o “esporta” del tuo gestore di posta elettronica.

Rilascio del certificato

Il rilascio del certificato, ai sensi della L.241/90, avviene in genere in 30 giorni dalla data di accettazione dell’istanza, che nel tuo caso corrisponde alla ricevuta di consegna della PEC. Tuttavia l’Ufficio attraverso i suoi canali rappresenta che per motivi dovuti ad esigenze istruttorie i tempi di rilascio potrebbero variare.

Il CLV è rilasciato dal Ministero della Salute solo ed unicamente in formato cartaceo ed in un unico originale per ogni Paese extra Ue di destinazione dei prodotti cosmetici.

Il CLV viene spedito via posta raccomandata o può essere ritirato al seguente indirizzo previo appuntamento:

Ufficio 8 – Biocidi e cosmetici ex Direzione Generale dei Dispositivi Medici e del Servizio Farmaceutico – Ministero della Salute – Viale Giorgio Ribotta, 5 – 00144 – Roma.