Legalizzazione e apostille per la Colombia

Questa è una guida passo dopo passo alla legalizzazione e apostille per la Colombia. Se questo è l’argomento che ti ha condotto fino a qui, allora mettiti comodo e continua a leggere!

Iniziamo subito col dire che la Colombia, come l’Italia, appartiene all’elenco di Stati che hanno aderito alla Convenzione dell’Aja del 1961. Pertanto, qualora avessi bisogno di legalizzare un atto o un documento pubblico rilasciato in Italia, da destinare a questo Paese dell’America Meridionale, puoi ricorrere alla legalizzazione semplificata con “apostille”

Se non sai di cosa si tratta, nei paragrafi che seguono trovi tutte le informazioni che servono. Qualora, invece, volessi ricevere supporto diretto, richiedi la nostra consulenza telefonica gratuita di 15 minuti. 

NOTA BENE!

Se, infine, volessi affidare a un esperto l’intera procedura, rivolgiti a noi: ecco a te i nostri contatti!

1. Cos’è l’apostille

Cosa si intende, innanzitutto, per “apostille”, chiamata anche “postilla”? Si tratta di una procedura di legalizzazione semplificata che viene utilizzata, per quanto riguarda i Paesi che aderiscono alla Convenzione dell’Aja, in sostituzione della procedura standard di doppia legalizzazione nazionale e consolare. 

Consiste, di fatto, in un timbro apposto su un atto o documento pubblico in originale rilasciato dalle autorità competenti del Paese interessato e conferma l’autenticità della firma, del sigillo o del timbro presenti sul medesimo atto o documento.

In particolare, e solo per i documenti colombiani da apostillare per l’Italia o gli altri Paesi membri della Convenzione dell’Aja, le “postille” tradizionali con firma a inchiostro da alcuni anni sono state sostituite dalle apostille scannerizzate, in altre parole un contrassegno digitale che viene applicato sul documento e la cui autenticità, così come spiegato in questa pagina del sito della Convenzione dell’Aja, può essere verificata utilizzando l’apposito registro elettronico per la verifica dell’apostille predisposto dal Governo della Colombia e accessibile attraverso questo link. 

In ogni caso, finché non scade il periodo di transizione tra la postilla cartacea e quella digitale, il Governo Colombiano emetterà entrambi i tipi di apostille, sia cartacea che digitale e, in caso di difformità tra le due, si può ragionevolmente ritenere che quella cartacea sia stata alterata.

RICORDA!

Dato che i documenti pubblici rilasciati in Italia (ad esempio: Certificati del Casellario Giudiziale e dei Carichi Pendenti, Certificati, Estratti e Copie integrali di atti di nascita e di matrimonio) hanno generalmente una validità di 6 mesi dalla data di rilascio, prima di richiedere l’apostille è preferibile verificare la validità dell’atto per evitare di perdere tempo e denaro, dato che i documenti scaduti non sono più apostillabili.

2. Dove si richiede l’Apostille per atti rilasciati in Italia e destinati alla Colombia

L’apostille su atti pubblici rilasciati in Italia e destinati alla Colombia, così come per tutti gli altri Paesi aderenti alla Convenzione dell’Aja, viene emessa solo dalla Procura o Prefettura territorialmente competente, in base all’area in cui il documento è stato redatto. Solo per atti emessi da autorità centrali, come il Ministero della Salute e l’AIFA, l’apostille può essere apposta presso qualsiasi Prefettura d’Italia.

La scelta tra Procura/Prefettura dipende, però, dal tipo di atto da legalizzare. Vengono, infatti, apostillati dalla Procura della Repubblica:

  • Tutti gli atti giudiziari, quali sentenze, Certificati del Casellario Giudiziale e dei Carichi Pendenti, e altri atti provenienti da funzionari del Ministero della Giustizia.
  • Le traduzioni giurate o asseverate in Tribunale o davanti a un Notaio.
  • Gli atti notarili e quelli provenienti dagli archivi notarili.

Tra gli atti che possono, invece, essere apostillati in Prefettura ci sono:

  • I certificati anagrafici e di stato civile.
  • I certificati scolastici e universitari.
  • I documenti della Camera di Commercio e quelli emessi dalle ASL, dal Ministero della Salute, dall’AIFA, dalle Diocesi, etc.

 

NOTA BENE!

Per il diploma, la pagella o altri documenti attestanti il titolo di studio o la carriera scolastica, prima della legalizzazione in Prefettura, potrebbe essere richiesto anche il visto del Provveditorato agli Studi/Ufficio Scolastico Regionale.

3. Cosa fare prima di chiedere l'apostille su un documento

Perché l’apostille sia valida, occorre che il funzionario che ha sottoscritto l’atto abbia la propria firma effettivamente registrata presso la Procura o la Prefettura competente. Per accertartene, prova a chiedere direttamente al firmatario oppure invia una email con la richiesta direttamente all’organo competente per l’apostille.

La firma presente sul documento deve, inoltre, essere simile a quella depositata presso l’organo competente. In caso di firma fortemente dissimile, il pubblico ufficiale incaricato di apporre l’apostille potrebbe rifiutarsi di procedere o aver bisogno di fare accertamenti.

Dato che, infine, si possono apostillare solo gli atti pubblici, qualora avessi bisogno di legalizzare un atto privato per la Colombia e l’ente colombiano destinatario acconsentisse, puoi ricorrere a questo escamotage:

  1. Far emettere una copia conforme o “copia autentica” dell’atto privato da un pubblico ufficiale, come un Notaio o un funzionario comunale. In questo modo, il documento, anche se privato, diventa una copia “pubblica” che può essere apostillata.
  2. Far apostillare la copia stessa dell’atto presso l’autorità competente: in Procura se la copia è stata autenticata da un Notaio, oppure in Prefettura se la copia è stata autenticata da un ufficiale del Comune.

RICORDA!

Qualora l’atto fosse stato firmato da un notaio deceduto o in pensione, potrebbe non essere più possibile apporre l’apostille. Estrai, dunque, l’atto dall’Archivio Notarile e fallo firmare da un funzionario dell’Archivio, la cui firma sia registrata presso la rispettiva Procura competente. Solo dopo questo passaggio, sarà di nuovo possibile procedere con l’apostille.

4. Posso mettere l'apostille in Italia su documenti provenienti dalla Repubblica di Colombia?

Non è possibile, purtroppo, mettere l’apostille in Italia su un atto pubblico rilasciato da un ente di questo Paese dell’America Meridionale. Solo su documenti rilasciati da Ambasciate e Consolati Colombiani in Italia è consentito effettuare la legalizzazione in Italia, ma, in tal caso, la procedura ammessa non è l’apostille, ma la “legalizzazione prefettizia”.

Per procedere alla legalizzazione di un documento emesso in Colombia e destinato all’Italia, occorre fare riferimento alle autorità locali designate, vale a dire il Ministero degli Affari Esteri – Coordinamento Apostille e Legalizzazioni con sede a Bogotà, i cui contatti sono disponibili in questa pagina del sito della Convenzione dell’Aja redatta sia in lingua inglese, sia in lingua francese

NOTA BENE!

Nel caso di documenti rilasciati da Ambasciate e Consolati Colombiani in Italia per i quali è richiesta la legalizzazione prefettizia, è preferibile che il documento sia stato emesso in italiano o su modello bilingue (italiano-spagnolo). Non sai come fare? Tranquillo, possiamo seguire noi la pratica: contattaci!

 

5. Ambasciata e Consolati Colombiani in Italia

In questo paragrafo riportiamo le informazioni presenti nella lista delle Rappresentanze Diplomatiche straniere in Italia, pubblicata e costantemente aggiornata dal sito del Ministero degli Esteri.

Ecco quali sono, attualmente, le Rappresentanze Diplomatiche della Repubblica di Colombia presenti in Italia:

– Consolato generale di Roma

  • Indirizzo: Piazzale Flaminio, 9 – primo piano scala A int. 2
  • Telefono: 06/3216070, 06/3222747, 06/3222722
  • E-mail: croma@cancilleria.gov.co
  • Orari: dal lunedì al venerdì 08:00–13:00
  • Circoscrizione: Lazio, Toscana, Umbria, Marche, Abruzzo, Molise, Campania, Puglia, Basilicata, Calabria, Sicilia e Sardegna

 

– Consolato generale di Milano

  • Indirizzo: Via Tivoli, 3 – primo piano
  • Telefono: 02/8051765 
  • E-mail: cmilan@cancilleria.gov.co
  • Orari: dal lunedì al venerdì 09:00–13:00
  • Circoscrizione: Lombardia, Veneto, Trentino Alto Adige, Friuli Venezia Giulia, Piemonte, Liguria, Emilia Romagna, Valle d’Aosta

– Consolato onorario di Firenze

– Consolato onorario di Genova

– Consolato onorario di Napoli

– Consolato onorario di Torino

– Consolato onorario di Treviso

RICORDA!

Qualora volessi recarti presso la sede di un’Ambasciata o di un Consolato Colombiano in Italia, ricorda che in occasione di festività nazionali (20 luglio) alcuni servizi potrebbero essere sospesi.

6. Traduzione dei documenti apostillati per la Colombia

Gli atti formati in Italia da utilizzare in Colombia, dopo l’apostille, potrebbero aver bisogno di essere tradotti in lingua spagnola.

Se non sai che tipo di traduzione occorra tra traduzione giurata o asseverata in Tribunale o dinanzi a un Notaio e traduzione certificata, chiedi all’ente colombiano destinatario oppure traduci il documento direttamente in questo Paese dopo averlo apostillato in Italia.

NOTA BENE!

Se proprio non avessi modo di reperire le informazioni necessarie a sapere quale tipo di traduzione occorra in Colombia o semplicemente volessi evitare di occuparti della questione, possiamo prenderla in carico noi attraverso i nostri traduttori esperti: ecco dove puoi contattarci!

7. Conclusioni

Ora hai tutto ciò che serve per procedere alla legalizzazione e apostille di atti italiani destinati alla Colombia e viceversa. Se, però, avessi ancora qualche dubbio, puoi richiedere una consulenza telefonica di 15 minuti. Come anticipato, non ti sarà addebitato alcun costo! 

Sul nostro blog trovi, inoltre, disponibili guide specifiche dedicate alle procedure di legalizzazione e apostille in diverse Procure e Prefetture d’Italia nonché per tanti altri Paesi stranieri. Utilizza il nostro motore di ricerca interno per trovare quella che ti interessa!

Qualora non trovassi la guida di cui hai bisogno, scrivici a info@multilex.it e ti daremo noi le informazioni necessarie per svolgere questa procedura nella Procura/Prefettura territorialmente competente per il documento che hai bisogno di apostillare.

CONTATTACI!

Vuoi che qualcuno si occupi di apostillare per te della documentazione per la Colombia? Lo facciamo noi! E possiamo anche occuparci di realizzare la successiva traduzione.

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