Se vuoi sapere cos’è l’apostille (o apostilla) e dove si fa, sei nel posto giusto. Infatti, in questa guida troverai risposta ad ogni tua domanda sull’apostille e, se così non fosse, sappi che noi siamo qua. Contattaci!
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Consulta le guide del nostro blog, puoi trovare moltissimi articoli sulla procedura di apostille nelle principali città italiane. Se vuoi saperne di più anche sulla legalizzazione, clicca qui!
L’apostille è un timbro apposto su un atto o documento pubblico in originale rilasciato dalle autorità competenti del Paese interessato e conferma l’autenticità della firma, del sigillo o del timbro presenti sul medesimo atto o documento.
Viene apposta dall’autorità competente designata da ciascun Paese membro nella propria legge di ratifica della Convenzione dell’Aja.
Oltre che come timbro, l’apostille può essere anche apposta allegando un foglio o tramite un adesivo e in altro modo ancora, a patto che vi sia una congiunzione fisica fra il documento apostillato e l’apostille. Esiste anche l’apostille digitale, detta “e-Apostille”, ma in Italia non è stata ancora implementata.
Questo è un esempio di apostille rilasciata in Italia.
NOTA BENE
Lo scopo dell’apostille è solo quello di rendere autentica la firma sul documento pubblico e, dunque, essa non ha ad oggetto il contenuto del documento stesso né la sua veridicità.
Ne discende che l’apostille non può essere apposta su documenti di natura privata (cioè non firmati da pubblici ufficiali).
Infine, può essere apposta solo su documenti firmati in originale a penna (cioè deve essere impresso l’inchiostro sul foglio).
L’ apostille prevista dalla Convenzione dell’Aja sostituisce la tradizionale legalizzazione diplomatica o consolare.
Questa Convenzione, abolendo l’obbligo di legalizzazione degli atti pubblici esteri (o italiani per l’estero), ne facilita così l’uso nei rispettivi paesi membri. Lo scopo della Convenzione è quello di abolire il tradizionale requisito della legalizzazione, sostituendo il processo spesso lungo e costoso di legalizzazione diplomatica o consolare con il rilascio dell’apostille da parte dell’autorità competente nel luogo di origine del documento.
Quindi, se occorre far valere in un Paese straniero (aderente alla suddetta Convenzione) un atto o documento pubblico italiano, non bisogna recarsi presso il Consolato di quel Paese e chiedere la legalizzazione, ma occorre richiedere l’apostille presso l’autorità italiana competente. Così come per far valere in Italia un atto o documento pubblico proveniente da un Paese straniero che ha aderito a questa Convenzione, non bisogna recarsi presso il Consolato italiano e chiedere la legalizzazione, ma occorre richiedere l’apostille presso l’autorità interna dello Stato di provenienza dell’atto o documento da apostillare.
Sul nostro blog puoi trovare guide specifiche relative alle singole procedure richieste per i principali Paesi (membri UE e non) aderenti alla Convenzione dell’Aja. Tra le quali: Belgio, Francia, Germania, Gran Bretagna, Grecia, Polonia, Romania, Spagna, Stati Uniti d’America, Ucraina, Ungheria.
In Italia, l’apostille è di competenza della Procura della Repubblica o della Prefettura, in base alle rispettive competenze.
Alla Procura della Repubblica, territorialmente competente, compete l’apposizione dell’apostille sugli atti giudiziali (tutti quelli che vengono emanati dal Ministero della Giustizia) come, ad esempio: casellario giudiziale, certificato dei carichi pendenti, atti notarili, procura notarili, sentenze, ecc., emessi nel territorio di competenza di un Tribunale e per gli atti notarili di quella circoscrizione.
Sul nostro blog trovi tantissimi articoli sulla richiesta di apostille nelle principali Procure d’Italia.
Alla Prefettura, territorialmente interessata, spetta l’apostille sui documenti emessi dalla Camera di Commercio nonché su tanti altri tipi di documenti pubblici quali i certificati anagrafici e di Stato Civile, certificati e attestati accademici e scolastici, certificato del Ministero della Salute (inclusi quelli dell’AIFA) e quelli emessi dalle Diocesi.
Spesso, prima di essere apostillati, i documenti scolastici devono essere vistati per la firma dall’Ufficio Scolastico Regionale (ex Provveditorato agli Studi).
Consulta il nostro blog, troverai moltissime guide relative alla richiesta di apostille nelle principali Prefetture italiane.
Una particolarità è costituita dal Trentino-Alto Adige/Südtirol e la Valle d’Aosta. Infatti, nella prima Regione, le funzioni della Prefettura sono svolte dal Commissariato di Governo per le Province di Trento e di Bolzano, mentre nella seconda dalla Presidenza della Regione.
In anni di esperienza, ci sono capitate le problematiche più disparate in sede di richiesta dell’apostilla e, con questo paragrafo, speriamo di aiutarti a evitare i medesimi problemi, così da evitare di perdere tempo (e, spesso, denaro). Questi sono gli accorgimenti più importanti.
1° accorgimento: se non ne sei certo, chiedi a chi ha firmato il documento se la sua firma è sicuramente registrata in Procura o Prefettura. Se il firmatario non ne è certo o hai qualche sospetto, chiedi direttamente alla Prefettura o alla Procura inviando loro il quesito insieme alla scansione del documento tramite email.
2° accorgimento: chiedi a chi ha firmato il documento che la firma sia apposta sullo stesso nel medesimo modo in cui è stata registrata in Prefettura o Procura. Non puoi immaginare quante volte ci sia stata rifiutata l’apostille perché il pubblico ufficiale aveva sbrigativamente apposto un segno o le iniziali al posto della firma per esteso.
3° accorgimento: alcuni documenti scadono dopo 6 mesi (es.: certificato del casellario giudiziale e certificato dei carichi pendenti) e non possono essere più apostillati.
Queste sono le problematiche più frequenti che potrebbero presentarsi in sede di apostillazione dei documenti. Se hai dubbi in merito, contattaci.
Di regola, no.
Devi rivolgerti agli enti nel territorio del Paese estero, che siano competenti per l’apostilla. Qui puoi trovare l’elenco degli enti designati da ciascun Paese membro della Convenzione dell’Aja (in inglese). Scorri l’elenco fino a trovare il Paese di tuo interesse (sono in ordine alfabetico) e clicca sull’autorità competente sotto il rigo “1961 Apostille Convention”.
Una eccezione è rappresentata dall’Australia, la cui Ambasciata a Roma fornisce servizio di apostillazione di documenti australiani.
Tuttavia, se il documento straniero è stato emesso da una Ambasciata o un Consolato straniero in Italia, puoi legalizzarlo in una Prefettura italiana, sempre che:
Non di rado, i clienti ci chiedono di far apostillare documenti privati (non apostillabili, dunque) oppure documenti pubblici ma che nascono in digitale (ugualmente non apostillabili, in quanto non presentano una firma a penna).
In questi casi, tramite un escamotage spesso accettato dagli enti stranieri dinanzi a quali vanno presentati i documenti da apostillare, possiamo apostillare la copia conforme dei documenti, che può essere fatta dinanzi a un funzionario del Comune o un Notaio.
NOTA BENE!
Trattandosi di un mero escamotage, è bene sempre accertarsi presso l’ente straniero destinatario della documentazione che la stessa sia accettata in questa forma, ai fini di cui ti interessa. Ti consigliamo di chiedere a un consulente legale del Paese straniero, onde evitare problemi in sede di presentazione della tua pratica all’estero.
I documenti, una volta apostillati, vanno tradotti nella lingua ufficiale dello Stato ricevente.
Per esempio, in Italia è accettata come traduzione ufficiale quella giurata (anche detta asseverata). Ma nel caso di documenti italiani da far valere all’estero, l’Ente straniero destinatario degli atti e documenti apostillati potrebbe richiedere una traduzione certificata o legalizzata. Quindi, prima di procedere alla traduzione, occorre informarsi presso l’ente che deve ricevere il documento tradotto sul tipo di traduzione adatto alla rispettiva pratica.
Come specificato prima, l’Apostille altro non è che una procedura con cui si autentica la firma apposta su atti pubblici. Quindi, questo tipo di attestazione è, in generale, soggetta all’art. 1, comma 1, della Tariffa Allegato A al D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 642, e dunque è dovuta un’imposta di bollo pari a € 16,00 per ogni Apostille, a prescindere dal numero di pagine dell’atto pubblico da apostillare.
Nello specifico:
– se l’atto pubblico da apostillare è stato rilasciato in bollo, è in bollo anche la relativa apostille;
– se l’atto pubblico da apostillare è stato rilasciato in esenzione dal bollo (purché con chiara motivazione indicata in base alla norma applicata) è in esenzione dal bollo anche la relativa apostille.
Nota bene
Poiché la normativa su marche ed esenzioni non è sempre applicata in maniera uniforme dalle Prefetture e Procure di tutta Italia, noi ti consigliamo, prima di apporre le marche, di informarti (in base al tipo di atto o documento che devi far apostillare) attraverso l’autorità competente per l’apostillazione.
Abbiamo finito! Ci auguriamo di averti dato una mano nella comprensione di questo tipo di procedura. Il nostro intento è quello di renderti indipendente nell’espletare la pratica. Per qualsiasi domanda, contattaci!
