Legalizzazione o apostille di atti e documenti per la Spagna

Devi partire per la Spagna e ti occorre presentare documenti, atti o certificati? Bene, in questa guida ti spiegheremo, in modo chiaro e semplice, in cosa consiste e dove richiedere la legalizzazione (che nel caso della Spagna si chiama “apostille”) su documenti o atti pubblici da far valere in Spagna.

Noi ti consigliamo di leggere questa guida e di contattarci nel caso tu abbia dei dubbi o domande a riguardo.

1) Che cos'è l’apostille

L’apostille è un’autentica di firma, che non certifica l’autenticità del contenuto dell’atto apostillato.

Attraverso l’apostille si attesta la validità e la veridicità della firma apposta da un pubblico ufficiale, su un documento da far valere all’estero (in un Paese aderente alla Convenzione dell’Aia).

Essa si applica solo agli atti e documenti pubblici e firmati in originale. Pertanto non possono essere apostillati atti e documenti privati o firmati digitalmente.

Gli atti e i documenti devono essere apostillati in originale e cioè prima che venga fatta una eventuale copia conforme. Nel caso in cui venga fatta una copia conforme di un atto o documento, questa deve comprendere anche l’apostille su tale atto e documento originale.

Anche la firma di chi autentica la copia conforme deve essere apostillata.

In Italia, l’apostille viene apposta dalla Prefettura, dalla Procura della Repubblica o dalla Camera di Commercio, in base alla rispettiva competenza.

2) Sistema dell’apostille per la Spagna ed esenzioni

La Convenzione dell’Aia ha sancito l’eliminazione dell’obbligo della legalizzazione per i documenti pubblici esteri facilitandone lo scambio tra i Paesi aderenti.

Lo scopo della Convenzione è quello di sostituire il processo di legalizzazione, spesso lungo e costoso, con il rilascio di un’unica Apostille da parte di un’autorità competente nel luogo di origine del documento.

Tra i Paesi aderenti a tale Convenzione vi è la Spagna, quindi i documenti pubblici italiani da far valere in Spagna, così come i documenti spagnoli da utilizzare in Italia, di regola devono essere apostillati.

Vi sono, però, delle esenzioni da apostille e legalizzazione in generale.

Ai sensi della Convenzione di Londra del 7 giugno 1968, sono esenti i documenti e gli atti rilasciati dai Consolati Spagnoli ovunque nel mondo, se devono essere usati in Italia.

Mentre, ai sensi della Convenzione di Atene del 15 settembre del 1977 nonché ai sensi dell’Accordo Italia Spagna del 10 ottobre 1983, sono esenti da legalizzazione e apostille:

–  atti e documenti inerenti allo stato civile, la capacità o la situazione familiare delle persone fisiche, alla loro nazionalità, al loro domicilio oppure alla loro residenza, a prescindere dall’uso per il quale essi sono rilasciati; 

 – atti e documenti finalizzati alla celebrazione di un matrimonio o alla formazione di un atto di stato civile.

La medesime Convenzione statuisce l’esenzione dalla legalizzazione anche per le traduzioni degli atti e documenti sopra menzionati, a condizione che provengano da “un’autorità qualificata per procedere a tali traduzioni”. In Italia, vi è bisogno che la traduzione sia giurata o asseverata dinanzi a un pubblico ufficiale, come il cancelliere del Tribunale o un Notaio.

Ai sensi del Regolamento (UE) 2016/1191, sono esenti da legalizzazione e apostille, gli atti e documenti riguardanti: a) nascita; b) esistenza in vita; c) decesso; d) nome; e) matrimonio, compresi la capacità di contrarre matrimonio e lo stato civile; f) divorzio, separazione personale o annullamento del matrimonio; g) unione registrata, compresa la capacità di sottoscrivere un’unione registrata e lo stato di unione registrata; h) scioglimento di un’unione registrata, separazione personale o annullamento di un’unione registrata; i) filiazione; j) adozione; k) domicilio e/o residenza; l) cittadinanza; m) assenza di precedenti penali, a condizione che i documenti pubblici riguardanti tale fatto siano rilasciati a un cittadino dell’Unione dalle autorità del suo Stato membro di cittadinanza;n) documenti pubblici per esercitare il diritto di votare e di candidarsi alle elezioni comunali e alle elezioni del Parlamento europeo nello Stato di residenza diverso da quello di cittadinanza.

Inoltre, in base alla Convenzione di Monaco del 1980, sono esenti da apostille ed anche dalla traduzione i certificati spagnoli attestanti la capacità matrimoniale e redatti su modello plurilingue (in francese, tedesco, inglese, spagnolo, greco, italiano, olandese, portoghese, turco), previsto dalla medesima Convenzione.

Infine, in forza della Convenzione di Vienna dell’8 settembre 1976, sono esenti da legalizzazione, apostille e traduzione gli estratti di stato civile (nascita, matrimonio e morte) emessi utilizzando il modello plurilingue previsto dalla medesima Convenzione.

Ricorda che l’Apostille di per sé non ha scadenza mentre, in base alle leggi dello Stato di destinazione, può averla l’atto o documento apostillato.

3) Dove richiedere l’apostille

La competenza nell’apporre l’apostille:

– è della Procura della Repubblica territorialmente competente (i) per gli atti giudiziali (tutti quelli che provengono dal Ministero della Giustizia) emessi nel territorio di competenza di quella Procura e (ii) per gli atti notarili di quella circoscrizione;

Sul nostro blog puoi trovare le guide per richiedere l’apostille, tra le altre, nelle seguenti Procure della Repubblica: Roma, Milano, Napoli, Torino, Palermo e Lucca.

– è della Prefettura territorialmente interessata, per tutti gli altri atti e documenti pubblici (es.: certificati anagrafici, accademici e scolastici);

Su questo blog puoi trovare le guide per la richiesta di apostille, tra le altre, nelle seguenti Prefetture italiane: Roma, Milano, Napoli, Torino, Palermo e Lucca.

– è sempre della Prefettura territorialmente competente, per i documenti emessi dalla Camera di Commercio.

Fai attenzione però al caso in cui i documenti sono di competenza della Prefettura ma emessi in Trentino-Alto Adige/Südtirol o in Valle d’Aosta. In tali casi, infatti, la competenza prefettizia è, rispettivamente, del Commissariato di Governo per le Province di Trento e di Bolzano e della Presidenza della Regione.

4) Posso legalizzare o apostillare documenti spagnoli in Italia?

Non c’è modo di legalizzare o apostillare in Italia documenti o atti emessi in Spagna. Gli stessi vanno legalizzati o apostillati in Spagna, presso le autorità competenti.

Inoltre, abbiamo visto qualche riga più su che la stragrande maggioranza dei documenti pubblici spagnoli da usare in Italia sono esenti da legalizzazione e apostille, (così come i documenti pubblici italiani da far valere in Spagna).

5) La traduzione dei documenti apostillati

Una volta apostillati, i documenti vanno solitamente tradotti nella lingua ufficiale che, secondo quanto comunicato dalla Spagna agli Stati membri, è lo spagnolo.

Tuttavia vi sono delle esenzioni:

– per i documenti previsti dal regolamento UE 2016/1191 (relativi alla nascita, all’esistenza in vita, al decesso, al matrimonio, compresi la capacità di contrarre matrimonio e lo stato civile, all’unione registrata, compresi la capacità di sottoscrivere un’unione registrata e lo stato di unione registrata, al domicilio e/o alla residenza e all’assenza di precedenti penali) non serve la traduzione se redatti direttamente in spagnolo o se accompagnati da modelli plurilingue;

– per l’estratto di stato civile se redatto su modello plurilingue previsto dalla Convenzione di Vienna 1976.

La traduzione ufficiale comunemente utilizzata in Italia è quella giurata (anche detta asseverata). Però, in base a quanto richiesto dall’Ente destinatario degli atti e documenti apostillati, la traduzione potrebbe essere giurata, certificata o legalizzata.

Se hai bisogno di più informazioni, puoi rivolgerti a noi per qualsiasi dubbio e perplessità. Saremo contenti di aiutarti.

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