Guida alla Legalizzazione e Apostille presso la Procura della Repubblica di Roma

Desideri legalizzare o apporre l’Apostille su documenti presso la Procura della Repubblica di Roma? Qui c’è tutto quello che hai bisogno di sapere.

Con questa guida, conoscerai i passaggi da seguire per ottenere la legalizzazione o l’Apostille presso la Procura della Repubblica di Roma, qualora sia essa l’autorità avente competenza per i documenti che devi inviare all’estero.

1) Cosa significa "Legalizzare" o "Apostillare" un documento?

I documenti pubblici formati in Italia hanno una validità automatica all’estero solo in alcuni casi. Solitamente, infatti, bisogna prima legalizzarli (o apostillari). La legalizzazione (o l’apostillazione) di documenti per l’estero è un procedimento che serve ad autenticare i documenti emessi da un ente pubblico di un paese (paese di origine) per un altro paese (paese di destinazione).

La legalizzazione (o apostillazione) ha la funzione di convalidare per l’estero la firma e la qualifica del funzionario pubblico (pubblico ufficiale, funzionario giudiziario, istruttore amministrativo, ecc.) che ha firmato l’atto ed il suo timbro ufficiale sul documento.

La legalizzazione (o apostillazione) non autentica il contenuto del documento, bensì attesta la firma e la qualifica del firmatario, e dunque autentica il suo ruolo di pubblico ufficiale. Questa autenticazione rende il documento a tutti gli effetti valido presso il paese di destinazione.

N.B. Non è possibile legalizzare/apostillare atti e documenti fotocopiati oppure firmati solo digitalmente.

Solo un documento pubblico e originale può essere legalizzato (o apostillato). La firma di un privato non può essere oggetto di legalizzazione (o apostillazione).

2) Quali atti e documenti si legalizzano/apostillano presso la Procura della Repubblica di Roma?

Presso la Procura della Repubblica di Roma si legalizzano/apostillano gli atti giudiziali (tutti quelli formati da organi appartenenti al Ministero della Giustizia) e notarili, formati nel Circondario di Roma.

Ad esempio, un atto notarile formato dinanzi a un notaio di Roma può essere legalizzato (o apostillato) dalla Procura della Repubblica di Roma, perché presso di essa il notaio ha depositato la propria firma.

La Procura della Repubblica verifica che la firma del pubblico ufficiale che ha sottoscritto l’atto risulti effettivamente depositata e sia “vera”. Un funzionario della Procura accerta che vi sia somiglianza tra la firma apposta e quella depositata e appone un timbro di legalizzazione (o apostille).

In questo modo il documento potrà essere utilizzato all’estero con pieno valore legale.

Esempi di documenti legalizzabili presso la Procura della Repubblica sono:

  • Verbale di Giuramento di Traduzione
  • Certificato del Casellario Giudiziale
  • Certificato dei Carichi Pendenti
  • Atti e Contratti firmati dinanzi a un notaio
  • Copia Autentica di Sentenza

In alcuni casi la legalizzazione/apostille non è necessaria. Ad esempio, sono esenti:

  • atti e i documenti emessi dalle autorità amministrative italiane da far valere nei seguenti Stati: Belgio, Danimarca, Francia, Irlanda, Lettonia, Germania, Ungheria.
  • atti e documenti rilasciati dalle Ambasciate e dai Consolati italiani e da far valere nei Paesi che hanno aderito alla Convenzione Europea di Londra del 7 Giugno 1968, ossia: Austria, Cipro, Francia, Germania, Grecia, Irlanda, Liechtenstein, Lussemburgo, Norvegia, Paesi Bassi, Polonia, Portogallo, Repubblica Ceca, Repubblica Moldova, Regno Unito, Romania, Spagna, Svezia, Svizzera, Turchia, Belgio. 
  • ai sensi del Regolamento (UE) 2016/1191, atti e documenti pubblici italiani, e le rispettive copie autentiche, da far valere negli Stati membri dell’Unione Europea, e riguardanti:
      • la nascita
      • l’esistenza in vita
      • il decesso
      • il nome
      • il matrimonio, compresi la capacità di contrarre matrimonio e lo stato civile
      • divorzio, separazione personale o annullamento del matrimonio
      • le unioni registrate, compresi la capacità di contrarre un’unione registrata e lo stato di unione registrata
      • lo scioglimento di un’unione registrata, la separazione legale o l’annullamento di un’unione registrata
      • la filiazione
      • l’adozione
      • il domicilio e/o la residenza
      • la nazionalità
      • l’assenza di precedenti penali
      • il diritto di voto e di eleggibilità alle elezioni amministrative e alle elezioni del Parlamento europeo.

3) Come ottenere la legalizzazione o l'apostille personalmente?

Attualmente, stante il perdurare dell’emergenza sanitaria, la Procura di Roma riceve solo su appuntamento.

La prenotazione dell’appuntamento può essere fatta:

  1. tramite PEC indirizzata a affaricivili.procura.roma@giustiziacert.it (la risposta arriva solitamente entro un giorno); oppure
  2. tramite email indirizzata a affciv.procura.roma@giustizia.it (in questo caso, possono rispondere anche dopo giorni);

Il numero massimo di documenti legalizzabili in un solo appuntamento è di 3.

Non vi è la possibilità di un ritiro a vista a meno che non venga portata una copia di un biglietto aereo con partenza molto vicina (in tal caso la copia deve essere mandata via mail al momento della prenotazione).

In caso non vi sia un biglietto aereo da mostrare, al momento della consegna dei documenti originali, viene rilasciato un bigliettino con su scritto il giorno e l’ora del ritiro (verosimilmente 2- 3 giorni lavorativi). L’utente dovrà indicare il numero degli atti da apostillare/legalizzare e lo Stato al quale dovrà essere prodotto il documento in questione, utilizzando questo modulo, che si trova anche in Procura.

L’Ufficio Legalizzazioni della Procura di Roma si trova in Via Gregorio VII, 122, dove vi sono anche uffici del Giudice di Pace penale (i primi due piani).

Arrivato all’indirizzo, troverai le guardie giurate con il metal detector. A loro dovrai dire il tuo nome e cognome e dove devi recarti e a che ora hai appuntamento, poiché hanno delle liste stampate con tutti gli appuntamenti del giorno. Se sei avvocato, mostrerai il tesserino. Se non sei avvocato, lascerai un documento di identità e passerai le tue cose sotto il metal detector.

Infine, misurerai la temperatura e ti faranno salire.

L’ufficio legalizzazioni è al terzo piano: salendo per le scale e svoltando a sinistra, lo troverai alla seconda porta a destra.

Per gli atti legalizzati non sono previsti costi.

Se hai bisogno di assistenza per richiedere la legalizzazione o l’Apostille presso la Procura della Repubblica di Roma, contattaci, siamo qui per aiutarti.

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