Guida alla Legalizzazione e Apostille presso la Procura della Repubblica di Milano

Hai bisogno di legalizzare o apporre l’Apostille sui documenti presso la Procura della Repubblica di Milano? Sei nel posto giusto.

Con questa guida, conoscerai i passaggi da seguire per ottenere la legalizzazione o l’Apostille presso la Procura della Repubblica di Milano, qualora sia l’autorità competente per la documentazione che devi presentare all’estero.

1) Cosa significa "Legalizzare" o "Apostillare" un documento?

I documenti pubblici italiani non hanno di per sé valore all’estero: bisogna procedere a legalizzarli (o apostillari). La legalizzazione (o l’apostillazione) di documenti per l’estero è un procedimento che serve ad autenticare i documenti emessi da un ente pubblico di un paese (paese di origine) per un altro paese (paese di destinazione).

La legalizzazione (o apostillazione) ha la funzione di convalidare per l’estero la firma e la qualifica del funzionario pubblico (pubblico ufficiale, funzionario giudiziario, istruttore amministrativo, ecc.) che ha apposto la sua firma ed il suo timbro ufficiale sul documento.

Questo punto è molto importante, in quanto sta ad indicare che la legalizzazione (o apostillazione) non autentica il contenuto del documento, bensì attesta la firma e la qualifica del firmatario, e dunque autentica il suo ruolo di pubblico ufficiale. Questa autenticazione rende il documento a tutti gli effetti valido presso il paese di destinazione.

N.B. Non è possibile legalizzare/apostillare atti e documenti fotocopiati oppure firmati solo digitalmente.

Solo un documento pubblico e originale può essere legalizzato (o apostillato). La firma di un privato non può essere oggetto di legalizzazione (o apostillazione).

2) Quali atti e documenti si legalizzano/apostillano presso la Procura della Repubblica di Milano?

Presso la Procura della Repubblica di Milano si legalizzano/apostillano gli atti giudiziali (tutti quelli formati da organi appartenenti al Ministero della Giustizia) e notarili, formati nel Circondario di Milano.

Ad esempio, un atto notarile formato dinanzi a un notaio di Milano può essere legalizzato (o apostillato) dalla Procura della Repubblica presso il Tribunale di Milano, perché nella Procura del suo circondario il notaio ha depositato la propria firma.

La Procura della Repubblica verifica che la firma del pubblico ufficiale che ha sottoscritto l’atto risulti effettivamente depositata e sia “vera”. Un funzionario della Procura accerta che vi sia somiglianza tra la firma apposta e quella depositata e appone un timbro di legalizzazione (o apostille).

In questo modo il documento potrà essere utilizzato all’estero con pieno valore legale.

Esempi di documenti legalizzabili presso la Procura della Repubblica sono:

  • Verbale di Giuramento di Traduzione
  • Certificato del Casellario Giudiziale
  • Certificato dei Carichi Pendenti
  • Atti e Contratti firmati dinanzi a un notaio
  • Copia Autentica di Sentenza

In alcuni casi la legalizzazione/apostille non è necessaria. Ad esempio, sono esenti:

  • atti e i documenti emessi dalle autorità amministrative italiane da far valere nei seguenti Stati: Belgio, Danimarca, Francia, Irlanda, Lettonia, Germania, Ungheria.
  • atti e documenti rilasciati dalle Ambasciate e dai Consolati italiani e da far valere nei Paesi che hanno aderito alla Convenzione Europea di Londra del 7 Giugno 1968, ossia: Austria, Cipro, Francia, Germania, Grecia, Irlanda, Liechtenstein, Lussemburgo, Norvegia, Paesi Bassi, Polonia, Portogallo, Repubblica Ceca, Repubblica Moldova, Regno Unito, Romania, Spagna, Svezia, Svizzera, Turchia, Belgio. 
  • ai sensi del Regolamento (UE) 2016/1191, atti e documenti pubblici italiani, e le rispettive copie autentiche, da far valere negli Stati membri dell’Unione Europea, e riguardanti:
      • la nascita
      • l’esistenza in vita
      • il decesso
      • il nome
      • il matrimonio, compresi la capacità di contrarre matrimonio e lo stato civile
      • divorzio, separazione personale o annullamento del matrimonio
      • le unioni registrate, compresi la capacità di contrarre un’unione registrata e lo stato di unione registrata
      • lo scioglimento di un’unione registrata, la separazione legale o l’annullamento di un’unione registrata
      • la filiazione
      • l’adozione
      • il domicilio e/o la residenza
      • la nazionalità
      • l’assenza di precedenti penali
      • il diritto di voto e di eleggibilità alle elezioni amministrative e alle elezioni del Parlamento europeo.

3) Come ottenere la legalizzazione o l'apostille personalmente?

Attualmente, stante il perdurare dell’emergenza sanitaria, la Procura di Milano (il cui ufficio è all’interno del Palazzo di Giustizia) riceve solo su appuntamento, pertanto occorrerà compilare il form on line per prenotare l’accesso.

L’utente dovrà indicare il numero degli atti da apostillare/legalizzare (massimo 20 per ogni utente) e lo Stato al quale dovrà essere prodotto il documento in questione.

La Segreteria fisserà l’appuntamento comunicandolo via email all’utente, il quale dovrà obbligatoriamente esibire tale email all’ingresso del Palazzo di Giustizia (ingresso di Corso di Porta Vittoria 20, porta sulla destra – controlli di sicurezza).

Una volta ricevuta conferma dell’appuntamento da parte dell’Ufficio, occorrerà recarsi al Palazzo di Giustizia di Milano, ingresso di Corso di Porta Vittoria 20. Superati i controlli di sicurezza, sarà necessario recarsi allo sportello a vetri sulla destra – n. 15 Ufficio Relazioni con il Pubblico (U.R.P.).

L’appuntamento verrà fissato o il lunedì o il mercoledì, nella fascia oraria 10:00 – 13:00, per il solo deposito dei documenti in originale da apostillare/legalizzare.

Dopo una settimana si potranno ritirare i documenti apostillati/legalizzati richiesti la settimana precedente esclusivamente nel giorno del giovedì,nella fascia oraria 10:00 – 13:00.

Per gli atti legalizzati non sono previsti costi.

Se hai bisogno di assistenza per richiedere la legalizzazione o l’Apostille presso la Procura della Repubblica di Milano, contattaci, siamo qui per aiutarti.

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