Legalizzazione e apostille per la Polonia

Attraverso questa guida otterrai tutte le informazioni per far apporre l’apostille su atti e documenti italiani pubblici da far valere in Polonia.

Leggi la guida e contattaci se pensi di avere dubbi o di voler affidare la pratica a noi.

1) Legalizzazione o apostille?

Attraverso la legalizzazione o l’apostille vengono autenticati i documenti emessi da un ente pubblico del paese di origine per un altro paese.

Nel  caso della Polonia, Paese aderente alla Convenzione dell’Aia del 1961, la procedura dell’apostille è quella applicabile.

Ricorda che l’apostille non ha scadenza ma, in base alle leggi dello Stato di destinazione, può averla l’atto o documento che hai apostillato.

Prima di continuare, alcune precisazioni:

– non possono essere apostillati atti e documenti privati;

– gli atti e documenti devono essere firmati in originale (non possono essere apostillati atti e documenti privati o firmati digitalmente);

– nel caso in cui venga fatta una copia conforme del tuo atto/documento, quest’ultima deve comprendere anche l’apostille apposta sull’atto o documento originale (anche la firma di chi autentica la copia conforme deve essere apostillata).

2) Competenze della Procura della Repubblica e della Prefettura

L’apposizione dell’apostille va richiesta alla Procura della Repubblica o alla Prefettura , in base alle loro competenze. 

Vediamo insieme:

– alla Procura della Repubblica compete l’apostille degli atti giudiziali (tutti quelli che vengono emanati dal Ministero della Giustizia) emessi nel territorio di competenza di un Tribunale e degli atti notarili di quella circoscrizione;

– alla Prefettura territorialmente interessata, compete l’apostille di tutti gli altri atti e documenti pubblici (es.: certificati anagrafici, accademici e scolastici) e dei documenti emessi dalla Camera di Commercio. Quando invece i documenti per cui sarebbe stata competente la Prefettura vengono emessi in (1) Trentino-Alto Adige/Südtirol, la competenza è del Commissariato di Governo per le Province di Trento e di Bolzano o (2) nella Regione autonoma Valle d’Aosta, la competenza è della Presidenza della Regione.

3) Esenzioni

Ci sono alcune esenzioni da legalizzazione e apostille per: 

– i documenti pubblici attestanti i seguenti fatti: a) nascita; b) esistenza in vita; c) decesso; d) nome; e) matrimonio, compresi la capacità di contrarre matrimonio e lo stato civile; f) divorzio, separazione personale o annullamento del matrimonio; g) unione registrata, compresa la capacità di sottoscrivere un’unione registrata e lo stato di unione registrata; h) scioglimento di un’unione registrata, separazione personale o annullamento di un’unione registrata; i) filiazione; j) adozione; k) domicilio e/o residenza; l) cittadinanza; m) assenza di precedenti penali (i documenti pubblici riguardanti tale fatto devono essere stati rilasciati a un cittadino dell’Unione dalle autorità del suo Stato membro di cittadinanza); n) documenti pubblici per esercitare il diritto di votare e di candidarsi alle elezioni comunali e alle elezioni del Parlamento europeo nello Stato di residenza diverso da quello di cittadinanza.

– estratti di atti di stato civile redatti su modelli plurilingue;

– gli atti e documenti rilasciati da autorità o rappresentanze diplomatiche polacche presenti sul territorio italiano.

5) Traduzioni ed esenzioni

Di solito, i documenti, dopo essere stati apostillati, devono essere tradotti in polacco.

Un’eccezione è costituita dai documenti pubblici previsti dal regolamento UE 2016/1191 (relativi alla nascita, all’esistenza in vita, al decesso, al matrimonio, compresi la capacità di contrarre matrimonio e lo stato civile, all’unione registrata, compresi la capacità di sottoscrivere un’unione registrata e lo stato di unione registrata, al domicilio e/o alla residenza e all’assenza di precedenti penali). Gli stessi, infatti, se sono redatti in polacco (unica lingua ufficiale comunicata dalla Polonia agli Stati Membri) o accompagnati da un modulo standard multilingue vanno accettati dalla Polonia. 

Nel caso dei moduli standard multilingue, però, a patto che l’autorità alla quale viene presentato il documento pubblico verifichi che le informazioni contenute nel modulo siano sufficienti per il trattamento del documento.

In Italia, la traduzione ufficiale utilizzata è quella giurata (anche detta asseverata). Però, in base a quanto richiesto dall’Ente polacco destinatario degli atti e documenti apostillati, la traduzione potrebbe essere certificata o legalizzata.