Legalizzazione e apostille per la Polonia

Attraverso questa guida otterrai tutte le informazioni per far apporre l’apostille su atti e documenti italiani pubblici da far valere in Polonia.

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1) Legalizzazione o apostille?

Attraverso la legalizzazione o l’apostille vengono autenticati i documenti emessi da un ente pubblico del paese di origine per un altro paese.

Nel  caso della Polonia, Paese aderente alla Convenzione dell’Aia del 1961, la procedura dell’apostille è quella applicabile. Solo per gli atti e documenti consolari (si tratta degli atti e documenti rilasciati dalle rappresentanze diplomatiche o consolari polacche in Italia), è prevista la legalizzazione prefettizia (quindi, di competenza della Prefettura-Ufficio territoriale del Governo). Tuttavia, alcune Prefetture italiane predispongono, ai fini della legalizzazione, la residenza in loco del richiedente nonché intestatario del documento che si intende legalizzare (come, ad esempio, la Prefettura di Milano).

Ricorda che l’apostille non ha scadenza ma, in base alle leggi dello Stato di destinazione, può averla l’atto o documento che hai apostillato.

Prima di continuare, alcune precisazioni:

– non possono essere apostillati atti e documenti privati;

– gli atti e documenti devono essere firmati in originale (non possono essere apostillati atti e documenti privati o firmati digitalmente);

– nel caso in cui venga fatta una copia conforme del tuo atto/documento, quest’ultima deve comprendere anche l’apostille apposta sull’atto o documento originale (anche la firma di chi autentica la copia conforme deve essere apostillata).

2) Competenze della Procura della Repubblica e della Prefettura

L’apposizione dell’apostille va richiesta alla Procura della Repubblica o alla Prefettura , in base alle loro competenze. 

Vediamo insieme:

– alla Procura della Repubblica compete l’apostille degli atti giudiziali (tutti quelli che vengono emanati dal Ministero della Giustizia) emessi nel territorio di competenza di un Tribunale e degli atti notarili di quella circoscrizione;

– alla Prefettura territorialmente interessata, compete l’apostille di tutti gli altri atti e documenti pubblici (es.: certificati anagrafici, accademici e scolastici) e dei documenti emessi dalla Camera di Commercio. Quando invece i documenti per cui sarebbe stata competente la Prefettura vengono emessi in (1) Trentino-Alto Adige/Südtirol, la competenza è del Commissariato di Governo per le Province di Trento e di Bolzano o (2) nella Regione autonoma Valle d’Aosta, la competenza è della Presidenza della Regione.

3) Esenzioni

Ci sono alcune esenzioni da legalizzazione e apostille per: 

– i documenti pubblici attestanti i seguenti fatti: a) nascita; b) esistenza in vita; c) decesso; d) nome; e) matrimonio, compresi la capacità di contrarre matrimonio e lo stato civile; f) divorzio, separazione personale o annullamento del matrimonio; g) unione registrata, compresa la capacità di sottoscrivere un’unione registrata e lo stato di unione registrata; h) scioglimento di un’unione registrata, separazione personale o annullamento di un’unione registrata; i) filiazione; j) adozione; k) domicilio e/o residenza; l) cittadinanza; m) assenza di precedenti penali (i documenti pubblici riguardanti tale fatto devono essere stati rilasciati a un cittadino dell’Unione dalle autorità del suo Stato membro di cittadinanza); n) documenti pubblici per esercitare il diritto di votare e di candidarsi alle elezioni comunali e alle elezioni del Parlamento europeo nello Stato di residenza diverso da quello di cittadinanza.

– estratti di atti di stato civile redatti su modelli plurilingue;

– gli atti e documenti rilasciati da autorità o rappresentanze diplomatiche polacche presenti sul territorio italiano.

5) Traduzioni ed esenzioni

Di solito, i documenti, dopo essere stati apostillati, devono essere tradotti in polacco.

Un’eccezione è costituita dai documenti pubblici previsti dal regolamento UE 2016/1191 (relativi alla nascita, all’esistenza in vita, al decesso, al matrimonio, compresi la capacità di contrarre matrimonio e lo stato civile, all’unione registrata, compresi la capacità di sottoscrivere un’unione registrata e lo stato di unione registrata, al domicilio e/o alla residenza e all’assenza di precedenti penali). Gli stessi, infatti, se sono redatti in polacco (unica lingua ufficiale comunicata dalla Polonia agli Stati Membri) o accompagnati da un modulo standard multilingue vanno accettati dalla Polonia. 

Nel caso dei moduli standard multilingue, però, a patto che l’autorità alla quale viene presentato il documento pubblico verifichi che le informazioni contenute nel modulo siano sufficienti per il trattamento del documento.

In Italia, la traduzione ufficiale utilizzata è quella giurata (anche detta asseverata). Però, in base a quanto richiesto dall’Ente polacco destinatario degli atti e documenti apostillati, la traduzione potrebbe essere certificata o legalizzata.

6) Posso mettere in Italia l'apostille su documenti provenienti dalla Polonia?

Se i documenti sono stati emessi in Polonia, non possono essere sottoposti ad apostille in Italia, nemmeno nei Consolati polacchi!

I documenti pubblici polacchi da utilizzare in Italia devono essere apostillati dalle rispettive autorità locali designate dalla Polonia (pagina ufficiale in inglese).