Legalizzazione e apostille per l’Australia

Qualora dovessi legalizzare della documentazione rilasciata in Italia per l’Australia o viceversa, in questa guida ti offriamo tutte le informazioni per farlo senza commettere errori.

La notizia più importante e che ti diamo subito è che l’Australia, così come l’Italia, appartiene alla lista di Paesi che hanno aderito alla Convenzione dell’Aja del 1961. Questo significa che tutti coloro che hanno bisogno di legalizzare un documento pubblico rilasciato in Italia e destinato al Paese dell’Oceania, possono ricorrere alla procedura semplificata con “apostille”

In cosa consiste l’apostille o “postilla”? Dove può essere richiesta? Ci sono eccezioni specifiche per quanto riguarda l’Australia? Qui trovi le risposte a queste e altre domande!

Non hai tempo da perdere? Allora richiedi una consulenza telefonica gratuita di 15 minuti. Uno dei nostri esperti sarà a tua completa disposizione per offrirti il supporto necessario nella procedura di richiesta di apostille per l’Australia!

NOTA BENE!

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1.Cos’è l’apostille

Vediamo subito cos’è l’apostille e come si richiede. Questa non è altro che una procedura di legalizzazione semplificata di atti pubblici (compresi quelli rilasciati da Ambasciate e Consolati) che sostituisce la tradizionale procedura di doppia legalizzazione (nazionale e consolare). 

Consiste, di fatto, nell’apposizione di un timbro e di una firma (o di un contrassegno digitale, nel caso dell’apostille digitale o “e-postille”) da parte di un pubblico ufficiale sul documento che ha bisogno di essere legalizzato.

Lo scopo è semplice: riconoscere e convalidare la firma del funzionario che ha rilasciato il documento, rendendolo così ufficiale anche per il Paese estero destinatario, che, in questo caso, è l’Australia.

RICORDA!

Affinché il documento possa essere apostillato, il pubblico ufficiale che l’ha firmato deve avere la propria firma depositata presso la Procura o la Prefettura competente.

2. Dove si richiede l’Apostille per atti rilasciati in Italia e destinati all’Australia

Gli organi deputati al rilascio di apostille per l’Australia, così come per tutti gli altri Paesi aderenti alla Convenzione dell’Aja, sono la Procura e la Prefettura territorialmente competenti in base alla zona in cui il documento è stato redatto. 

Tuttavia, per gli atti emessi da autorità centrali, come il Ministero della Salute e l’AIFA, l’apostille può essere apposta presso qualsiasi Prefettura presente sul territorio italiano. 

La scelta tra Procura o Prefettura non è arbitraria, ma dipende dal tipo di atto da legalizzare. Sono di competenza della Procura della Repubblica:

  • Tutti gli atti giudiziari, come sentenze, certificati del casellario giudiziale e dei carichi pendenti, e altri atti provenienti da funzionari del Ministero della Giustizia;
  • Le traduzioni giurate o asseverate in tribunale o davanti a un notaio;
  • Gli atti notarili e quelli provenienti dagli archivi notarili.

Gli atti rilasciati dai Comuni e da altri enti, esclusi quelli elencati sopra, sono di competenza della Prefettura per quanto riguarda la procedura di apostille. Tra gli atti che possono essere apostillati in Prefettura troviamo:

  • I certificati anagrafici e quelli di stato civile (nascita, matrimonio, morte) rilasciati dai Comuni;
  • I certificati scolastici e universitari, sebbene, in alcuni casi, per diplomi, pagelle o altri documenti attestanti il titolo di studio o la carriera scolastica, potrebbe essere richiesto anche il visto del Provveditorato agli Studi/Ufficio Scolastico Regionale prima della legalizzazione in Prefettura;
  • I documenti della Camera di Commercio ed emessi dalle ASL, dal Ministero della Salute, dall’AIFA, dalle Diocesi, ecc.

NOTA BENE!

Perché il funzionario incaricato proceda con l’apostille, è necessario che la firma del pubblico ufficiale che ha autenticato l’atto sia del tutto simile a quella depositata presso l’organo competente. 

In caso di firma difforme da quella depositata, il funzionario incaricato di apporre l’apostille potrebbe rifiutarsi di procedere o aver bisogno di fare accertamenti, prolungando così la durata della procedura.

Ti consigliamo, dunque, di verificare prima la conformità della firma facendo una richiesta presso la Procura/Prefettura competente e/o chiedendo direttamente al funzionario che ha rilasciato l’atto.

3. Cosa fare prima di chiedere l'apostille su un documento pubblico

Ecco alcuni consigli pratici cui prestare attenzione per evitare inutili perdite di tempo. Innanzitutto, c’è da dire che l’apostille può essere posta solo su atti originali con firma autografa, non su documenti rilasciati in formato digitale o su copie semplici. 

Altro aspetto da verificare è la data di validità dell’atto. La maggior parte dei documenti pubblici rilasciati in Italia, come i certificati del casellario giudiziale e dei carichi pendenti, i certificati, gli estratti e le copie integrali di atti di nascita e di matrimonio, hanno, infatti, validità di 6 mesi dal rilascio

Quindi, prima di richiedere l’apostille, controlla sempre quanto manca alla scadenza del documento al fine di evitare di apostillare atti che, di lì a breve, non potranno più essere utilizzati. 

RICORDA!

Nel caso in cui un atto sia stato firmato da un notaio deceduto o in pensione, potrebbe non essere possibile apporre direttamente l’apostille. 

In tal caso, occorre estrarre l’atto dall’Archivio Notarile e farlo firmare da un funzionario dell’Archivio, la cui firma sia registrata presso la rispettiva Procura competente. Solo dopo questo passaggio sarà possibile mettere l’apostille sull’atto.

4. Cosa fare se il documento non è legalizzabile/apostillabile

L’apostille, come anticipato nell’introduzione, riguarda solo atti pubblici. Non riguarda, quindi, atti privati. Tuttavia, qualora avessi bisogno di legalizzare un atto privato per l’Australia puoi utilizzare questo stratagemma: 

    1. Fai autenticare una copia conforme o “copia autentica” dell’atto privato da apostillare. Ti servirà, a tale scopo, di ricorrere a un pubblico ufficiale, come un Notaio o un funzionario comunale. In questo modo, l’atto o contratto privato diventa una copia “pubblica” che può essere apostillata.
    2. Apostilla la copia stessa presso l’autorità competente: in Procura, se la copia è stata autenticata da un Notaio, oppure in Prefettura, se la copia è stata autenticata da un ufficiale del Comune.

 

NOTA BENE!

Prima di procedere, verifica sempre che l’ente australiano destinatario del documento sia disponibile ad accettare questa procedura, poiché non tutti la riconoscono.

5. Posso mettere l'apostille in Italia su documenti provenienti dall’Australia?

In Italia, è possibile apporre l’apostille su taluni documenti pubblici emessi su territorio australiano, presso le Ambasciate e i Consolati australiani in Italia.

Troverai tutti i contatti e le informazioni necessarie sulla pagina ufficiale della Convenzione dell’Aja, disponibile in lingua inglese o francese.

Se vuoi che ce ne occupiamo noi per te, contattaci!

Se invece la documentazione in tuo possesso non è apostillabile in uno dei Consolati australiani in Italia, dovrai apostillarla direttamente in Australia.

NOTA BENE!

Per quanto riguarda gli atti e documenti emessi direttamente da un Consolato o dall’Ambasciata australiana in Italia, questi necessitano invece di legalizzazione prefettizia presso la Prefettura competente.

Per agevolare la procedura di legalizzazione di tali documenti, è preferibile che siano emessi in italiano o su modello bilingue italiano-inglese.

 

6. Ambasciata e Consolati Australiani in Italia

Il Ministero Italiano degli Esteri aggiorna regolarmente sul proprio sito una lista delle Rappresentanze Diplomatiche straniere in Italia, da cui si evince che nel nostro Paese sono attualmente attive le seguenti Rappresentanze Diplomatiche per l’Australia:

– Sezione consolare dell’Ambasciata di Roma

Consolato generale di Milano

NOTA BENE!

Qualora volessi recarti presso la sede di un’Ambasciata o di un Consolato australiano in Italia, ricorda che nei giorni di festività nazionali (26 gennaio) alcuni servizi potrebbero essere sospesi.

7. Traduzione dei documenti apostillati per l’Australia

Dopo aver messo l’apostille, potrebbe essere richiesto di tradurre gli atti formati in Italia da utilizzare in Australia nella lingua maggiormente utilizzata nel Paese, vale a dire l’inglese. 

Per quanto riguarda il tipo di traduzione, potrebbe essere richiesta:

oppure 

Per evitare problemi con traduzioni non utilizzabili, è consigliabile chiedere direttamente all’ente australiano che riceverà il documento quale tipo di traduzione è richiesta: se asseverata o certificata. 

RICORDA!

Puoi anche apostillare il documento in Italia e poi procedere con la traduzione direttamente in questo Paese dell’Oceania o, se preferisci, affidare a noi la traduzione: contattaci!

8. Conclusioni

Siamo arrivati alla fine della nostra guida. Ora possiedi tutte le informazioni necessarie per legalizzare, o per meglio dire “apostillare”, atti italiani destinati all’Australia e viceversa.

Qualora avessi ancora qualche dubbio, puoi richiedere una consulenza telefonica di 15 minuti. Non ha alcun costo! 

Sul nostro sito sono, inoltre, disponibili guide specifiche dedicate alle procedure di legalizzazione e apostille in diverse Procure e Prefetture d’Italia nonché in numerosi altri Paesi stranieri. Utilizza il nostro motore di ricerca interno per trovare quella che ti interessa. 

Qualora non la trovassi o non l’avessimo ancora redatta per il Paese di tuo interesse, scrivici a info@multilex.it e ti daremo noi le informazioni necessarie per svolgere questa procedura nella Procura o Prefettura territorialmente competente per il documento che hai bisogno di apostillare.

CONTATTACI!

Cerchi un esperto che si occupi di apostillare per te della documentazione destinata all’Australia o ad altro Paese estero? Lo facciamo noi! E possiamo occuparci anche di realizzare la successiva traduzione.

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