Legalizzazione e apostille per l’Indonesia

Nel caso di legalizzazione e apostille di un documento pubblico rilasciato in Italia per l’Indonesia, puoi avvalerti delle informazioni che abbiamo raccolto in questa guida.

Qualora, però, avessi poco tempo a disposizione, puoi richiedere una consulenza telefonica gratuita. Uno dei nostri esperti sarà a tua completa disposizione per 15 minuti per offrirti tutto il supporto necessario!

NOTA BENE!

Se lo desideri, puoi anche affidare a noi l’intera procedura: ecco i nostri contatti!

1. Convenzione dell’Aja e apostille

Per legalizzare atti e documenti pubblici italiani destinati alla Repubblica di Indonesia è possibile ricorrere alla procedura di legalizzazione semplificata chiamata “apostille”

Questa prevede semplicemente l’apposizione, sull’atto che deve essere legalizzato, di un timbro e della firma di un pubblico ufficiale. In questo modo, viene riconosciuta e confermata la firma (ma non il contenuto) di chi ha emesso il documento in Italia, ufficializzandolo, di fatto, anche per l’Indonesia.

Tale procedura è ammessa in sostituzione alla procedura con doppia legalizzazione (nazionale e consolare), applicabile, in linea generale, per le legalizzazioni di atti destinati a tutti i Paesi esteri, poiché l’Indonesia, come l’Italia, appartiene alla lista di Paesi che hanno aderito alla Convenzione dell’Aja del 1961.

È con questo accordo, infatti, che è stata abolita la necessità di legalizzare gli atti pubblici stranieri con legalizzazione consolare, nei rapporti tra i Paesi aderenti alla suddetta Convenzione.

RICORDA!

I documenti pubblici rilasciati in Italia (es.: Certificati del Casellario Giudiziale e dei Carichi Pendenti, Certificati, Estratti e Copie integrali di atti di nascita e di matrimonio e così via) hanno, in genere, validità 6 mesi dopo il rilascio. 

Prima di richiedere l’apostille, verifica sempre la data di validità dell’atto al fine di evitare perdite di tempo.

2. Dove si richiede l’apostille per l’Indonesia

L’apostille per l’Indonesia, come per gli altri Paesi membri della Convenzione dell’Aja, può essere apposta presso la Procura o la Prefettura territorialmente competente in base all’area in cui il documento è stato formato. 

Solo nel caso di atti e documenti emessi da autorità centrali, come il Ministero della Salute e l’AIFA, l’apostille o postilla può essere messa presso qualsiasi Prefettura d’Italia.

La scelta tra Procura e Prefettura dipende, comunque, dal tipo di atto da legalizzare. Sono, pertanto, di competenza della Procura della Repubblica:

  • Tutti gli atti giudiziari quali sentenze, Certificati del Casellario Giudiziale e dei Carichi Pendenti e tutti gli altri atti provenienti da funzionari appartenenti al Ministero della Giustizia;
  • Le traduzioni giurate o asseverate in Tribunale o dinanzi a un Notaio;
  • Gli atti notarili e quelli provenienti dagli archivi notarili.

Gli atti rilasciati dai Comuni e da altri enti esclusi quelli appena nominati sono di competenza, per quanto riguarda la procedura di apostille, della Prefettura. Fra gli atti che possono essere apostillati in Prefettura troviamo quindi:

  • I certificati anagrafici e di stato civile;
  • I certificati scolastici e universitari;
  • I documenti della Camera di Commercio;
  • Quelli emessi dalle ASL, dal Ministero della Salute, dall’AIFA, dalle Diocesi, etc.

 

NOTA BENE!

Per il diploma, la pagella o altri documenti attestanti il titolo di studio o la carriera scolastica, prima della legalizzazione in Prefettura potrebbe essere richiesto anche il visto del Provveditorato agli Studi/Ufficio Scolastico Regionale.

3. Cosa fare prima di chiedere l'apostille su un documento pubblico

L’apostille, o “postilla”, può essere utilizzata per legalizzare atti originali con firma rilasciata a penna. Non può essere, dunque, applicata a documenti rilasciati in formato digitale, né su copie semplici. 

Ti consigliamo, inoltre, di verificare preventivamente che la firma del pubblico ufficiale sull’atto da apostillare risulti:

  • Effettivamente registrata in Procura o Prefettura.
  • Non dissimile rispetto a quella registrata presso la Prefettura o Procura di competenza.

In caso di firma non registrata o con tratti molto diversi rispetto a quella depositata, il funzionario incaricato di apporre l’apostille potrebbe rifiutarsi di procedere o avere bisogno di confrontarsi direttamente con il firmatario, prolungando così l’intero processo.

RICORDA!

Se l’atto è stato firmato da un notaio deceduto o in pensione, potrebbe non essere possibile apostillarlo. Dovrai, quindi, estrarlo dall’Archivio Notarile e farlo firmare anche da un funzionario dello stesso la cui firma sia registrata presso la rispettiva Procura di competenza. Solo a questo punto sarà di nuovo consentito di procedere con l’apostille.

4. Cosa fare se il documento non è legalizzabile/apostillabile

L’apostille si applica solo agli atti pubblici e, dunque, non su quelli privati, come i contratti non firmati dinanzi a pubblico ufficiale. Tuttavia, è possibile legalizzare atti privati osservando questi due passaggi:

  1. Realizza una copia conforme o “copia autentica” dell’atto privato da apostillare da parte di un pubblico ufficiale, come un Notaio o un funzionario comunale. In questo modo, l’atto o contratto privato diventa una copia “pubblica” che può essere apostillata.
  2. Apostilla, a questo punto, la copia stessa presso l’autorità competente: in Procura, se la copia è stata autenticata da un Notaio, oppure in Prefettura, se la copia è stata autenticata da un ufficiale del Comune.

NOTA BENE!

Non tutti gli enti stranieri accettano questa procedura; è quindi consigliabile verificare prima con il destinatario indonesiano.

5. Posso mettere l'apostille in Italia su documenti provenienti dall’Indonesia?

Non è possibile legalizzare con apostille in Italia un atto pubblico rilasciato da un ente indonesiano, anche qualora questo fosse destinato al nostro Paese. Per procedere alla legalizzazione, occorre in tal caso fare riferimento alle autorità locali designate, vale a dire il Ministero della Legge e dei Diritti Umani.

 Su questa pagina in lingua inglese (o, se preferisci, la medesima pagina in francese) trovi tutte le informazioni che servono (indirizzi, numeri di telefono, e-mail, ecc.) per la legalizzazione di atti e documenti formati in Indonesia da destinare all’Italia o ad altro Paese membro della Convenzione dell’Aja.

Gli atti rilasciati da Ambasciate e Consolati indonesiani in Italia richiedono, invece, la legalizzazione presso la Prefettura italiana competente. In tal caso, è preferibile che il documento sia stato emesso in italiano o su modello bilingue (italiano-indonesiano).

RICORDA!

Solo a titolo informativo, è bene sapere che il Governo Indonesiano, il 5 ottobre 2021, ha emesso una dichiarazione in cui si stabilisce che i documenti emessi dalla Procura in quanto organo giudiziario nella Repubblica di Indonesia, non sono inclusi tra gli atti pubblici per cui i requisiti di legalizzazione sono stati aboliti secondo la Convenzione dell’Aja. Pertanto, a tali atti è ancora applicabile la legalizzazione consolare.

Tale dichiarazione è stata, però, ritenuta irricevibile da parte della Repubblica Federale di Germania.

6. Ambasciata e Consolati dell’Indonesia in Italia

Il Ministero Italiano degli Esteri pubblica sul proprio sito una lista sempre aggiornata delle Rappresentanze Diplomatiche straniere in Italia, da cui si evince che nel nostro Paese sono attualmente attive le seguenti Rappresentanze Diplomatiche per l’Indonesia:

– Sezione consolare dell’Ambasciata di Roma

 

 

– Consolato onorario di Genova

– Consolato onorario di Firenze

– Consolato onorario di Napoli

NOTA BENE!

Qualora dovessi recarti presso la sede di un’Ambasciata o di un Consolato indonesiano in Italia, ricordati che nei giorni di festività nazionali (17 agosto) alcuni servizi potrebbero essere sospesi.

7. Traduzione dei documenti apostillati per l’Indonesia

Solo dopo aver messo l’apostille, potrebbe essere richiesto di tradurre gli atti formati in Italia, da utilizzare in Indonesia, in lingua indonesiana. 

Per quanto riguarda il tipo di traduzione, potrebbe essere richiesta:

oppure 

Per evitare traduzioni inutilizzabili, ti consigliamo di chiedere direttamente all’ente indonesiano destinatario che tipo di traduzione occorre (asseverata o certificata), oppure tradurre il documento direttamente in questo Paese asiatico dopo averlo apostillato in Italia.

RICORDA!

Se lo desideri, possiamo occuparci noi anche della traduzione: contattaci!

8. Conclusioni

Eccoci arrivati alla fine della nostra guida su come legalizzare/apostillare documenti pubblici italiani destinati alla Repubblica di Indonesia. 

Qualora avessi ancora qualche dubbio, puoi richiedere una consulenza telefonica di 15 minuti. Non ti verrà addebitato alcun costo! 

Sul nostro blog sono, inoltre, disponibili guide specifiche dedicate alle procedure di legalizzazione e apostille in diverse Procure e Prefetture d’Italia nonché per tanti altri Paesi stranieri. Utilizza il nostro motore di ricerca interno per trovare quella che ti interessa. 

Qualora non la trovassi, scrivici a info@multilex.it e ti daremo noi le informazioni necessarie per svolgere questa procedura nella Procura/ Prefettura territorialmente competente per il documento che hai bisogno di apostillare.

CONTATTACI!

Vuoi che qualcuno si occupi di apostillare per te degli atti destinati all’Indonesia? Lo facciamo noi! E possiamo anche occuparci di realizzare la loro traduzione.

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