Legalizzazione e apostille presso la Prefettura di Udine

Se ti hanno richiesto la legalizzazione o, in base al paese di destinazione l’apostille, sui tuoi atti e documenti pubblici e devi farne  richiesta proprio alla Prefettura di Udine, questa guida è cucita su misura per te!

Non occorre procedere alla richiesta personalmente. Infatti, puoi anche delegare un terzo e il nostro team può aiutarti nell’inoltro di questa istanza ed anche per l’eventuale e successiva traduzione legalizzata, certificata o giurata.

Prima di iniziare, tieni a mente la differenza  tra la legalizzazione o, a seconda dei casi, l’apostille: entrambe le attestazioni consistono nell’attestazione della qualità legale del Pubblico Ufficiale che ha apposto la propria firma su un documento, nonché dell’autenticità della firma stessa e si applicano solo agli atti e documenti pubblici e firmati in originale.

I documenti pubblici formati e da valere negli Stati aderenti alla Convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961 devono essere sottoposti alla formalità dell’apostille in luogo della legalizzazione.

1. Quali atti legalizza o apostilla la Prefettura di Udine

In base all’ambito di sua competenza, la Prefettura di Udine legalizza o apostilla gli atti e documenti come, ad esempio certificati di laurea, certificati anagrafici, certificazioni scolastiche, estratti di stato civile, formati in Italia affinché abbiano valore all’estero, nonché atti rilasciati da una Rappresentanza Diplomatica o Consolare estera presente in Italia, affinché abbiano valore in Italia.

Mentre, sempre se formati nell’ambito di sua competenza territoriale, la Procura della Repubblica di Udine, legalizza o apostilla gli atti firmati dai Notai, dai Funzionari di Cancelleria e dagli Ufficiali Giudiziari.

Infine, la Camera di Commercio di Udine provvede alla legalizzazione dei propri atti. Tuttavia, rimane ferma la competenza esclusiva della Prefettura sull’apposizione delle apostille su atti e documenti della Camera di Commercio di Udine, per i soli Stati aderenti alla Convenzione dell’Aja del 1961.

Devi sapere che, per i certificati rilasciati dalle Pubbliche amministrazioni italiane da valere all’estero venga apposta la dicitura “AI SENSI DELL’ ART. 40, D.P.R. 28 DICEMBRE 2000, N. 445, IL PRESENTE CERTIFICATO È RILASCIATO SOLO PER L’ESTERO” (dicitura che viene omessa solo nel caso si tratti di modelli internazionali) . Quindi, ricordati di precisare al funzionario comunale che l’atto deve essere utilizzato all’estero.

Inoltre, l’Ufficio Legalizzazione di Udine  non procederà alla legalizzazione dei certificati se non riportanti anche la dicitura: “il presente certificato non può essere prodotto agli organi della pubblica amministrazione o ai privati gestori di pubblici servizi”.

Per quel che concerne gli atti e documenti scolastici di qualsiasi tipo e data rilasciati dalle scuole elementari, medie e superiori, con sede nella provincia di Udine, devono essere preventivamente autenticati dall’Ufficio Scolastico Regionale, ufficio VI, ambito territoriale per la provincia di Udine  (http://www.usrfvg.gov.it/it/home/menu/uffici/ufficio-territoriale-di-trieste/Amministrazione/legalizzazione.html), avendo cura di avvertire il personale di quell’ufficio che gli atti e documenti sono poi destinati alla Prefettura di Udine per il successivo utilizzo all’estero.

Prima di passare alla modalità di richiesta presso la Prefettura di Udine, ti elenchiamo qui di seguito alcune esenzioni, previste da norme e accordi internazionali, per cui la legalizzazione o apostille delle firme non è necessaria:

– in base alla Convenzione di Bruxelles del 25 maggio 1987, per gli atti e documenti pubblici prodotti e da far valere tra gli Stati aderenti, cioè: Belgio, Danimarca, Estonia, Francia, Irlanda, Italia e Lettonia;

– per gli atti e i documenti rilasciati dalle seguenti Ambasciate e/o Consolati aderenti alla Convenzione di Londra del 7 giugno 1968 e da far valere negli stati aderenti alla medesima Convenzione, cioè: Austria, Grecia, Malta, Portogallo, Svezia, Cipro, Irlanda, Italia, Norvegia, Regno Unito, Svizzera, Francia, Liechtenstein, Paesi Bassi, Repubblica Ceca, Turchia, Germania, Lussemburgo, Polonia e Spagna;

– ai sensi del Regolamento (UE) 2016/1191, per gli atti e documenti pubblici italiani, e le rispettive copie autentiche, da far valere negli Stati membri dell’Unione Europea, e riguardanti la nascita, l’esistenza in vita, il decesso, il nome, il matrimonio (compresi la capacità di contrarre matrimonio e lo stato civile), divorzio (separazione personale o annullamento del matrimonio), le unioni registrate (compresi la capacità di contrarre un’unione registrata e lo stato di unione registrata), lo scioglimento di un’unione registrata (la separazione legale o l’annullamento di un’unione registrata), la filiazione, l’adozione, il domicilio e/o la residenza, la nazionalità, l’assenza di precedenti penali, il diritto di voto e di eleggibilità alle elezioni amministrative e alle elezioni del Parlamento europeo.

2. Come avanzare la tua istanza alla Prefettura di Udine

L’Ufficio Legalizzazione riceve senza appuntamento ed è aperto al pubblico il martedì, dalle ore 09:30 alle ore 12:00, con le seguenti modalità:

–  presentazione dei documenti: dalle ore 09:30 alle ore 11:00;

– ritiro documenti: dalle ore 11:00 alle ore 12:00.

Se hai un’urgenza (es. bandi di gare, trasporto feretri, biglietti aerei etc.), da comprovare con idonea documentazione, puoi farlo presente all’atto della presentazione o informando preventivamente l’ufficio scrivendo a area4.pref_udine@interno.it (casella non abilitata a ricevere PEC).

Ricordati di portare con te:

– atto da legalizzare o apostillare e un tuo documento di riconoscimento;

– eventuale delega in carta semplice, che il delegato dovrà mostrare assieme ad un proprio documento di riconoscimento e a quello del delegante;

–  le marche da bollo (una marca da euro 16,00, ogni 4 pagine, se si tratta di atti e documenti rilasciati in bollo, oppure una marca da euro 16,00 se si tratta di atti rilasciati da una Rappresentanza Diplomatica o Consolare estera).

Anche se il documento per cui hai richiesto la legalizzazione o apostille risulta essere esente dall’imposta di bollo devi sapere che, se per il Paese nel quale il documento deve essere prodotto serve la legalizzazione consolare, dovrai recarti presso il relativo Consolato dello Stato straniero presente sul territorio italiano e, in questo caso, dovrai affrontare le spese consolari. Nel caso ti occorra, sappi che noi ci occupiamo anche di legalizzazioni consolari.

Il rilascio è nella stessa mattinata del deposito dell’istanza.

A Udine puoi trasmettere per posta la documentazione da legalizzare o apostillare avendo cura di indicare l’indirizzo al quale il documento dovrà essere restituito, una email e un numero telefonico.

In un plico inserisci una lettera di accompagnamento indicante lo Stato estero di destinazione (nel caso si tratti di documentazione italiana da valere all’estero), i dati anagrafici del richiedente e una copia del documento di riconoscimento, una busta preaffrancata e preindirizzata per la restituzione e le eventuali marche da bollo necessarie (una marca da euro 16,00, ogni 4 pagine, se si tratta di atti e documenti rilasciati in bollo, oppure una marca da euro 16,00 se si tratta di atti rilasciati da una Rappresentanza Diplomatica o Consolare estera).

Invia la tua richiesta a Prefettura – U.T.G. di Udine, Ufficio Legalizzazione, Via Pracchiuso, 16, 33100 Udine.

I tempi di consegna dipendono dal carico di lavoro delle poste.

Contattaci, se vuoi delegare un membro del nostro team. Inoltre, possiamo occuparci dell’eventuale successiva traduzione e legalizzazione della stessa.

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