In questa guida ti mostriamo la procedura per legalizzare documenti italiani che vanno presentati in Cina, differenziando, ove necessario, il procedimento adottato da ciascun Consolato cinese in Italia.
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NOTA BENE: la procedura descritta in questo articolo è da considerarsi superata dal 7 novembre 2023, giorno in cui, in Cina, è entrata in vigore la Convenzione dell’Aja. Dunque, ad oggi, in Cina, si applica la apostille.
Quando un documento italiano va riconosciuto e utilizzato in Cina è necessaria la legalizzazione, che serve a confermare l’autenticità del timbro e della firma del pubblico ufficiale che ha firmato il documento.
Ai documenti che vanno in Cina si applica la cosiddetta legalizzazione diplomatica o consolare.
I Consolati Cinesi in Italia effettuano la Legalizzazione Consolare solo sui documenti che sono stati autenticati, preventivamente, dalla Prefettura o dalla Procura della Repubblica competenti.
In Italia, vi sono tre Consolati Cinesi, ciascuno competente per i documenti formati nella propria circoscrizione consolare:
– quello di Roma, competente per Abruzzo, Basilicata, Calabria, Campania, Friuli-Venezia Giulia, Lazio, Molise, Puglia, Sardegna, Sicilia, Trentino Alto Adige e Valle d’Aosta;
– quello di Milano, competente per Emilia Romagna, Lombardia, Piemonte e Veneto;
– quello di Firenze, competente per Liguria, Marche, Toscana e Umbria.
Nota bene
La “Convenzione sull’eliminazione dei requisiti per la Legalizzazione dei documenti ufficiali stranieri” si applica alle regioni amministrative speciali della Cina di Hong Kong e Macao. Quindi, i documenti formati in Italia possono essere utilizzati direttamente a Hong Kong e Macao dopo essere stati autenticati dall’ufficio dalla Prefettura italiana o dalla Procura con il timbro Apostille, senza necessità di Legalizzazione Consolare.
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Presso i Consolati Cinesi in Italia si effettuano due tipi di legalizzazione, in base al tipo di documento che si intende autenticare:
– Legalizzazione Civile: certificati di nascita, certificati di matrimonio, certificati del casellario giudiziale, dichiarazioni, procure e altri documenti relativi alla gestione degli affari personali da parte di persone fisiche.
– Legalizzazione Commerciale: documenti relativi alla gestione degli affari commerciali da parte di società, imprese o altre organizzazioni e persone giuridiche, documenti commerciali, documenti aventi natura legale, ecc.
I documenti ufficiali, per essere legalizzati presso i Consolati Cinesi, devono essere autenticati prima dalla Prefettura o Procura della Repubblica competenti per tali documenti.
Nello specifico:
– i certificati anagrafici, come quelli di matrimonio e di nascita, devono essere rilasciati dal Comune e devono essere legalizzati in Prefettura;
– tutti i certificati dell’Ufficio del Casellario Giudiziale, i documenti notarili e quelli rilasciati, in generale, da Uffici del Ministero della Giustizia (es.: verbale di processi, verbale di giuramento di perizie e traduzioni etc.) devono essere legalizzati presso la Procura della Repubblica competente;
– i certificati e le visure rilasciati dalla Camere di Commercio, normalmente, dovrebbero essere legalizzati dalla Camera di Commercio stessa, in quanto la Cina non è aderente alla Convenzione dell’Aia. Tuttavia, poiché i Consolati Cinesi non legalizzano le firme dei funzionari della Camera di Commercio ma solo quelle della Prefettura o della Procura, è necessario un passaggio ulteriore. Cioè, si dovrà richiedere prima copia conforme, presso un Comune italiano o presso un Notaio, dei documenti rilasciati dalla Camere di Commercio. Successivamente, dovrai richiedere la legalizzazione della copia conforme presso la Prefettura competente (nel caso di copia fatta in Comune) oppure presso la Procura della Repubblica competente (nel caso di copia fatta dinanzi a Notaio).
Invece, i documenti non ufficiali (cioè di natura privata e dunque non firmati dinanzi a un pubblico ufficiale) come procure, certificati di proprietà, lettere, dichiarazioni ecc., devono essere autenticati da un notaio italiano, la cui firma deve essere legalizzata dalla Procura della Repubblica competente.
Anche le traduzioni giurate eseguite dinanzi al Tribunale o a un notaio vanno legalizzate presso la Procura della Repubblica competente. Esempio: se la traduzione è giurata davanti a un Notaio della circoscrizione di Roma o dinanzi al Tribunale di Roma, sarà competente la Procura della Repubblica di Roma per la legalizzazione. Il Consolato, in questo caso, apporrà la legalizzazione sulla traduzione giurata.
Da gennaio 2021, i Consolati cinesi in Italia hanno conferito ai Centri Visti l’incarico di occuparsi delle legalizzazioni. Quindi, dopo aver completato la legalizzazione presso la Prefettura o la Procura, si deve fissare un appuntamento con il Centro Visti della Cina in base alla circoscrizione consolare di competenza.
Per effettuare la prenotazione presso il Centro Visti di Roma bisogna inviare una e-mail a legalizzazionecinaroma@gmail.com (allegando la foto della prima pagina del/i documento/i da legalizzare). Ricevuta la conferma dell’appuntamento via e-mail, bisognerà recarsi a Roma, in Viale Regina Margherita, 279, palazzo B, primo piano. Per qualsiasi tipo di informazione, puoi chiamare il numero 06 4425 0240, in orari di ufficio. Il Centro Visti di Roma è aperto esclusivamente di mercoledì dalle ore 09:30 alle 11:30 per la consegna dei documenti e, sempre di mercoledì, dalle ore 14:00 alle 16:00 per il ritiro.
Per richiedere un appuntamento presso il Centro Visti di Milano occorre inviare una e-mail a authmilancentre@visaforchina.org (allegando la foto della prima pagina del/i documento/i da legalizzare). Ricevuta conferma dell’appuntamento tramite e-mail, bisognerà recarsi a Milano, in Via Eugenio Pellini, 1. Per informazioni puoi chiamare il numero 02 3824 3110 / 0238246110. Il Centro Visti di Milano è aperto il martedì e il giovedì dalle ore 09:00 alle 11:00.
Per effettuare una prenotazione presso il Centro Visti di Firenze bisogna inviare una e-mail a authflorencecenter@visaforchina.org (allegando la foto della prima pagina del/i documento/i da legalizzare). Ricevuta conferma dell’appuntamento via e-mail, bisognerà recarsi a Firenze in Via Lorenzo Di Credi, 20. Per chiarimenti, puoi chiamare il numero 055 2932 77. Il centro Visti di Firenze è aperto nelle sole giornate di lunedì e mercoledì dalle ore 09:00 alle ore 12:00 per la consegna dei documenti e negli stessi giorni dalle ore 09:00 alle 16:00 per il ritiro.
Questa procedura riguarda tutti e tre i Consolati cinesi in Italia.
I documenti da portare con sé per la legalizzazione sono:
– per la legalizzazione civile:
a. Documenti legalizzati dalla Prefettura o dalla Procura e una fotocopia degli stessi;
b. Questo modulo di richiesta compilato;
c. Fotocopia del passaporto o della carta d’identità in corso di validità del richiedente;
d. In caso di delega, servirà il passaporto in originale o la carta d’identità del delegato e bisognerà compilare il modulo di richiesta alla sezione “Dichiarazione del delegato” (se il delegato non è cittadino italiano, occorrerà anche l’originale del permesso di soggiorno in Italia).
– Per la legalizzazione commerciale:
a. Documenti legalizzati dalla Prefettura o Procura e una fotocopia degli stessi;
b. Modulo di richiesta compilato;
c. Passaporto o carta d’identità del richiedente in corso di validità e una fotocopia degli stessi;
d. Se la richiesta è presentata da un delegato bisognerà compilare il modulo di richiesta alla sezione “Dichiarazione del delegato” e portare il passaporto in originale o la carta d’identità del delegato (se il soggetto delegato non è cittadino italiano, occorrerà anche l’originale del permesso di soggiorno in Italia);
e. La delega (firmata davanti ad un notaio o altro pubblico ufficiale) rilasciata dal rappresentante legale della società (va utilizzata la carta intestata della società o il sigillo ufficiale);
f. Fotocopia della prima pagina del certificato di registrazione della società (visura camerale) e della pagina indicante le informazioni sulla persona giuridica.
Sia per la legalizzazione civile che per quella commerciale, qualora il documento da legalizzare superi le 2 pagine, il plico deve essere composto in modo da garantire la sua integrità: i fogli devono essere uniti apponendo il timbro di congiunzione tra di essi e sistemati in un unico fascicolo.
NOTA BENE
Presso il Centro Visti di Roma potrai chiedere la legalizzazione di massimo 3 documenti per volta. Mentre presso i Centri Visti di Firenze e Milano non vi è alcun limite massimo dei documenti che puoi legalizzare.
Sarà il Centro Visti competente ad occuparsi dell’inoltro di tutta la documentazione al rispettivo Consolato Cinese, che li esaminerà e, in caso di esito positivo della verifica, apporrà la Legalizzazione Consolare.
I Centri Visti competenti in base alla circoscrizione consolare accettano sia pagamento in contanti (euro) che pagamento con carte di debito come Visa e Mastercard.
I costi relativi alla legalizzazione consolare dei vari tipi di documenti li trovi qui (alla terza pagina c’è la versione in italiano).
I tempi per il ritiro con la procedura “regular” saranno di 5/7 giorni lavorativi, a partire dal giorno di accettazione della richiesta da parte del rispettivo Centro Visti. Mentre per la procedura “express 2” saranno di 2 giorni lavorativi e per la procedura “express 1” di un solo giorno lavorativo. Tuttavia, si dovrà sempre tener conto dei giorni di apertura del Centro Visti di competenza.
A causa dell’emergenza da Covid-19, il servizio di spedizione express 1-2 presso il Consolato Cinese di Roma (2/3 giorni lavorativi) è sospeso.
Se hai bisogno di un aiuto per legalizzare i tuoi documenti presso il Consolato Cinese competente non esitare a contattarci! Saremo contenti di aiutarti.
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