Il Sud Africa fa parte degli Stati che hanno aderito alla Convenzione dell’Aja del 1961. Questo significa che, se hai bisogno di legalizzare un documento pubblico rilasciato in Italia e destinato alla Repubblica del Sudafrica o viceversa, puoi utilizzare la procedura semplificata con “apostille”.
Ma in cosa consiste questa procedura? Dove può essere richiesta? Ci sono eccezioni specifiche per il Sud Africa? Questa guida ti fornirà le risposte a queste e altre domande.
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L’apostille, o “postilla,” è una procedura di legalizzazione semplificata che sostituisce la tradizionale procedura di doppia legalizzazione (nazionale e consolare).
Questo processo prevede l’apposizione di un timbro e di una firma (o di un contrassegno digitale, nel caso dell’apostille digitale o “e-postille”) da parte di un pubblico ufficiale sul documento da legalizzare.
Lo scopo dell’apostille è riconoscere e convalidare la firma del funzionario che ha emesso il documento, rendendolo ufficiale anche per il Paese estero destinatario, ma senza verificare il contenuto del documento stesso.
Il pubblico ufficiale che appone l’apostille deve avere la propria firma depositata presso la Procura o la Prefettura territorialmente competente, in base alla zona in cui il documento è stato redatto. Infatti, questi sono gli organi presso cui la procedura può essere richiesta per atti e documenti rilasciati in Italia e destinati agli altri Paesi aderenti alla Convenzione dell’Aja del 1961.
Tuttavia, per gli atti emessi da autorità centrali, come il Ministero della Salute e l’AIFA, l’apostille può essere apposta presso qualsiasi Prefettura d’Italia.
Anche per il Sudafrica, gli organi deputati al rilascio di apostille sono la Procura della Repubblica e la Prefettura, ma la scelta tra le due dipende dal tipo di atto da legalizzare.
Sono di competenza della Procura della Repubblica:
Gli atti rilasciati dai Comuni e da altri enti, esclusi quelli menzionati sopra, sono di competenza della Prefettura per quanto riguarda la procedura di apostille. Tra gli atti che possono essere apostillati in Prefettura troviamo:
L’apostille può essere utilizzata per legalizzare atti originali con firma autografa, ma non è applicabile a documenti rilasciati in formato digitale o su copia semplice.
Inoltre, i documenti pubblici rilasciati in Italia, come i certificati del casellario giudiziale e dei carichi pendenti, i certificati, gli estratti e le copie integrali di atti di nascita e di matrimonio, hanno generalmente una validità di 6 mesi dalla data di rilascio. Prima di richiedere l’apostille, è quindi consigliabile verificare la validità dell’atto per evitare inutili perdite di tempo.
È anche importante controllare che la firma del pubblico ufficiale che ha autenticato l’atto sia effettivamente registrata presso la Procura o la Prefettura.
La firma deve corrispondere anche nella grafia a quella depositata presso l’organo competente. Se la firma non è registrata o differisce significativamente da quella depositata, il funzionario incaricato di apporre l’apostille potrebbe rifiutarsi di procedere o dover contattare direttamente il firmatario, prolungando così la durata della procedura.
RICORDA!
Nel caso in cui un atto sia stato firmato da un notaio deceduto o in pensione, potrebbe non essere possibile apporre direttamente l’apostille. In tali circostanze, è necessario estrarre l’atto dall’Archivio Notarile e farlo firmare da un funzionario dell’Archivio, la cui firma sia registrata presso la rispettiva Procura competente. Solo dopo questo passaggio, sarà possibile apporre l’apostille sull’atto.
L’apostille è una procedura applicabile esclusivamente agli atti pubblici e non a quelli privati, come i contratti. Tuttavia, se ti viene richiesto di legalizzare un atto privato per la Repubblica del Sud Africa o un altro Paese aderente alla Convenzione dell’Aja, puoi seguire questi passaggi:
NOTA BENE!
Prima di procedere, è importante verificare se l’ente sudafricano destinatario della documentazione accetti questa procedura, poiché non tutti potrebbero riconoscerla.
In Italia, non è possibile apporre l’apostille su un atto pubblico rilasciato da un ente sudafricano, anche se destinato al nostro Paese. Per procedere con la legalizzazione, è necessario rivolgersi alle autorità locali competenti:
Troverai tutti i contatti e le informazioni necessarie sul sito ufficiale della Convenzione dell’Aja, disponibile in lingua inglese e francese.
Gli atti rilasciati da Ambasciate e Consolati Sudafricani in Italia devono essere legalizzati presso la Prefettura italiana competente. È consigliabile che il documento sia redatto in italiano o su un modello bilingue italiano-inglese (o una delle altre lingue ufficiali del Sudafrica) per facilitare il processo di legalizzazione.
La Farnesina aggiorna regolarmente sul proprio sito una lista delle Rappresentanze Diplomatiche straniere in Italia, da cui si evince che nel nostro Paese sono attualmente attive le seguenti Rappresentanze Diplomatiche per questo Paese africano:
– Sezione consolare dell’Ambasciata di Roma
– Consolato onorario di Bari
– Consolato onorario di Bologna
– Consolato onorario di Catania
– Consolato onorario di Firenze
– Consolato onorario di Milano
– Consolato onorario di Napoli
– Consolato onorario di Trieste
– Consolato onorario di Venezia
NOTA BENE!
Qualora volessi recarti presso la sede di un’Ambasciata o di un Consolato Sudafricano in Italia, ricorda che nei giorni di festività nazionali (27 aprile) alcuni servizi potrebbero essere sospesi.
Dopo aver messo l’apostille, potrebbe essere richiesto di tradurre gli atti formati in Italia da utilizzare in Sudafrica in una delle lingue ufficiali di quel Paese.
Per quanto riguarda il tipo di traduzione, potrebbe essere richiesta:
oppure
Per evitare problemi con traduzioni non utilizzabili, è consigliabile chiedere direttamente all’ente in Sudafrica che riceverà il documento quale tipo di traduzione è richiesta: se asseverata o certificata.
In alternativa, puoi anche optare per l’opzione di apostillare il documento in Italia e poi procedere con la traduzione direttamente in questo Paese africano.
RICORDA!
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Se hai letto fino a qui, di sicuro hai una panoramica molto più chiara su come avviene la legalizzazione e apostille di atti italiani destinati alla Repubblica del Sud Africa e viceversa.
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Sul nostro blog sono, inoltre, disponibili guide specifiche dedicate alle procedure di legalizzazione e apostille in diverse Procure e Prefetture d’Italia nonché per tanti altri Paesi stranieri. Utilizza il nostro motore di ricerca interno per trovare quella che ti interessa.
Qualora non la trovassi o non l’avessimo ancora redatta per la località di tuo interesse, scrivici a info@multilex.it e ti daremo noi le informazioni necessarie per svolgere questa procedura nella Procura o Prefettura territorialmente competente per il documento che hai bisogno di apostillare.
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