Legalizzazione e apostille presso la Prefettura di Monza

Se devi legalizzare o apostillare i tuoi atti e documenti presso la Prefettura di Monza, in questa guida troverai le diverse modalità di richiesta e alcune informazioni utili.

Quindi, noi ti consigliamo di leggerla o di contattarci, per delegare un membro del nostro team.

1. Cosa vuol dire legalizzare o apostillare atti e documenti

Il procedimento di legalizzazione e apostillazione altro non è che l’attestazione della qualità legale del Pubblico Ufficiale che ha apposto la propria firma su un documento pubblico, nonché dell’autenticità della firma stessa.

Pur producendo gli stessi effetti, i due istituti si applicano, alternativamente, in base al Paesi cui sono sono destinati gli atti e i documenti pubblici italiani: per i Paesi aderenti alla Convenzione dell’Aja 1961 serve l’apposizione dell’apostille, in caso contrario occorre l’apposizione della legalizzazione.

La legalizzazione e l’apostille si applicano solo agli atti e documenti pubblici e in originale (o copia conforme all’originale).

2. La suddivisione delle competenze in base agli atti e documenti

La Prefettura di Monza legalizza o apostilla in base all’ambito di sua competenza: atti e documenti (certificati di laurea, certificati anagrafici, certificazioni scolastiche, estratti di stato civile) formati in Italia, affinché abbiano valore all’estero, nonché atti rilasciati da una Rappresentanza Diplomatica o Consolare estera presente su territorio italiano, affinché abbiano valore in Italia.

Per gli atti firmati dai Notai, Giudici, Procuratori della Repubblica, Funzionari di Cancelleria e degli Uffici Giudiziari, la legalizzazione o l’apostille è di competenza della Procura della Repubblica di Monza, se formati nell’ambito di sua competenza territoriale.

Infine, la Camera di Commercio di Monza legalizza i propri atti. Tuttavia, rimane ferma la competenza esclusiva della Prefettura sull’apposizione delle apostille su atti e documenti della Camera di Commercio di Monza, per i soli Stati aderenti alla Convenzione dell’Aja del 1961.

In base ad accordi e norme internazionali vi sono dei casi di esenzione sia dalla legalizzazione che dall’apostille. Tra i tanti:

– esenzione dalla legalizzazione o apostille per gli Stati dell’Unione Europea per i documenti pubblici previsti dal Regolamento (UE) 2016/1191 (riguardanti: nascita, l’esistenza in vita, il decesso, il nome, il matrimonio, divorzio, le unioni registrate, lo scioglimento di un’unione registrata, la separazione legale o l’annullamento di un’unione registrata, la filiazione, l’adozione, il domicilio e/o la residenza, la nazionalità, l’assenza di precedenti penali, il diritto di voto e di eleggibilità alle elezioni amministrative e alle elezioni del Parlamento europeo);

– per la Convenzione di Bruxelles del 25 maggio 1987, sono esenti da legalizzazione e Apostille gli atti e documenti pubblici formati in Belgio, Danimarca, Estonia, Francia, Irlanda, Italia e Lettonia, nei rapporti tra tali Paesi.

– esenzione dalla legalizzazione in base alla Convenzione di Londra del 7 giugno 1968  (l’Apostille non si applica mai agli atti e documenti consolari) per gli atti e documenti rilasciati dalle rappresentanze diplomatiche o consolari di Austria, Belgio, Cipro, Danimarca, Estonia, Francia, Germania, Gran Bretagna, Grecia, Irlanda, Italia, Lettonia, Liechtenstein, Lussemburgo, Malta, Moldova, Norvegia, Paesi Bassi, Polonia, Portogallo, Repubblica Ceca, Romania, Russia (o Federazione Russa), Spagna, Svezia, Svizzera, Turchia, quando devono essere utilizzati in uno dei Paesi firmatari della Convenzione.

3. Come avanzare la richiesta alla Prefettura di Monza

La prefettura di Monza riceve il pubblico solo previo appuntamento.

Dovrai inviare una email a urp.pref_monzabrianza@interno.it e indicare quanti documenti devi legalizzare, l’Autorità che li ha rilasciati, il nome dell’intestatario o di un genitore, nel caso in cui si trattasse di un minore.

L’Ufficio provvederà a fissare un appuntamento e il giorno fissato dovrai recarti all’Ufficio Legalizzazioni, sito in Prefettura e depositare i documenti da legalizzare o apostillare, copia di un documento di riconoscimento, eventuale delega in carta semplice ed eventuale copia del documento di riconoscimento del delegante e delegato e le marche da bollo (una marca da bollo da euro 16,00 ogni 4 pagine, se si tratta di atti e documenti rilasciati in bollo, oppure una marca da euro 16,00 se si tratta di atti rilasciati da una Rappresentanza Diplomatica o Consolare estera).

Anche se il documento risulta essere esente dall’imposta di bollo devi sapere che, se per il Paese nel quale il documento deve essere prodotto serve la legalizzazione consolare, dovrai recarti presso il relativo Consolato dello Stato straniero presente sul territorio italiano e, in questo caso, dovrai affrontare le spese consolari.

Il funzionario ti indicherà il giorno del ritiro (al massimo 7 giorni lavorativi).

Devi sapere che, presso la Prefettura di Monza, il servizio postale non è più attivo dal mese di settembre 2021. Ma, per motivi particolari ed urgenti (da comprovare) l’Ufficio rende possibile quest’altra modalità di richiesta da concordare sempre previo contatto via email.

Nel caso in cui l’Ufficio ritenga possibile accettare la richiesta tramite posta, dovrai spedire la documentazione via posta all’indirizzo Prefettura, Ufficio Legalizzazione, Via Prina 17 , 20900 Monza e, in una busta preaffrancata per il ritorno, dovrai allegare i documenti firmati in originale (no fotocopie), la copia della tua carta di identità ed una lettera di accompagnamento indicante i tuoi dati anagrafici completi (nome, cognome, data e luogo di nascita e residenza), un contatto mail da utilizzare in caso di bisogno, il paese straniero di destinazione (nel caso in cui si tratti di un documento italiano) e allegare una marca da bollo da euro 16, nel caso in cui si tratti di un documento consolare, o una marca da euro 16,00 ogni 4 pagine, se si tratta di atti e documenti rilasciati in bollo. 

La Prefettura, in questo caso, non sarà responsabile di eventuali ritardi nella spedizione o dell’eventuale perdita della busta spedita.

Noi abbiamo finito! Puoi sempre decidere di contattarci e delegare un membro del nostro team.

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