Sei alla ricerca di informazioni esaustive per la legalizzazione dei tuoi documenti prima di partire per l’estero?
Ecco una guida che ti aiuterà a comprendere quanto facile sia questo tipo di procedimento.
Contattaci nel caso tu voglia dei chiarimenti o che qualcuno sbrighi la pratica per te.
Qualora volessi subito maggiori informazioni sui nostri servizi e/o su come richiedere questo documento puoi anche ricorrere al nostro servizio di consulenza telefonica gratuita di 15 minuti.
La legalizzazione di documenti per l’estero è una procedura che serve ad autenticare i documenti emessi dall’ente pubblico del Paese di emissione per un altro Paese (destinatario). La legalizzazione consiste nell’apposizione di timbro (in calce o sul retro del documento) e di una firma da parte di un funzionario attestante la firma sul documento da legalizzare.
Quindi, con la legalizzazione non si autentica il contenuto del documento, bensì la firma e la qualifica di chi ha sottoscritto il documento stesso.
Ricorda che la legalizzazione non ha scadenza, ma potrebbe averla l’atto o il documento su cui è apposta.
Attraverso questo tipo di autenticazione il documento è valido a tutti gli effetti presso il Paese estero.
In assenza di accordi internazionali più favorevoli (come, per esempio, nel caso di Paesi aderenti alla Convenzione dell’Aja, per cui è valida l’apostille), gli atti e documenti formati in Italia e da presentare all’estero devono essere sottoposti di solito alla doppia legalizzazione (detta anche legalizzazione consolare o diplomatica): una prima legalizzazione da parte dell’organo italiano competente e la seconda da parte della rappresentanza diplomatica o consolare del paese estero, sul territorio italiano.
Tuttavia, sia nel caso di Paesi aderenti alla Convenzione dell’Aja che non, vi sono casi di esenzioni dalla legalizzazione: noi ti consigliamo di informarti preventivamente presso l’ente straniero che deve ricevere la documentazione oppure puoi chiedere a noi e risolveremo ogni tuo dubbio.
La legalizzazione va richiesta per documenti pubblici (come atti di stato civile, anagrafici, universitari, ministeriali, notarili etc.) firmati in originale, emessi da enti pubblici (che siano governativi, giudiziari o amministrativi).
La legalizzazione consolare (per i paesi non Aja) si richiede presso la Procura della Repubblica per documenti emessi da enti giudiziari (come un tribunale) o emessi da un notaio. Esempi di documenti legalizzabili in Procura sono: il certificato del casellario giudiziale, il certificato dei carichi pendenti, il verbale di giuramento delle traduzioni asseverate, la procura notarile etc.
Per tutti gli altri documenti (ad esempio i certificati emessi dal Comune, i certificati universitari, alcuni documenti ministeriali ecc.) è competente la Prefettura della provincia di emissione. C’è da sottolinerare, tuttavia, che le funzioni della Prefettura vengono svolte in Trentino-Alto Adige/Südtirol dal Commissariato di Governo per le Province di Trento e di Bolzano e nella Regione autonoma Valle d’Aosta dalla Presidenza della Regione.
Infine, per gli atti e documenti delle Camere di Commercio, la competenza per la legalizzazione è stata loro delegata.
Se vuoi ulteriori informazioni, sul nostro blog puoi trovare guide più specifiche: come la richiesta di legalizzazione per gli Emirati Arabi.
Per i Paesi aderenti alla Convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961, relativa all’abolizione della legalizzazione di atti pubblici stranieri, la procedura di legalizzazione viene sostituita dall’apposizione dell’apostille.
L’apostille consiste in un timbro che rende molto più rapida la procedura.
Attraverso questo timbro, riconosciuto internazionalmente da tutti i Paesi aderenti a suddetta Convenzione, non è più necessario presentare i documenti da legalizzare presso la rappresentanza diplomatica o consolare di riferimento.
L’apostille conferma l’autenticità della firma, del sigillo o timbro presenti sul medesimo atto o documento.
In Italia, l’apostille è di competenza della Procura della Repubblica o della Prefettura, in base alle rispettive competenze.
La Prefettura, territorialmente interessata, è competente in generale per tutti gli atti e documenti pubblici (es.: certificati anagrafici, accademici e scolastici) e, a differenza della legalizzazione consolare, per i documenti emessi dalla Camera di Commercio.
Per gli atti giudiziali (tutti quelli che vengono emanati dal Ministero della Giustizia) e gli atti notarili, è competente la Procura della Repubblica.
Sul nostro blog puoi trovare una guida dettagliata su cos’è e dove si fa l’apostille.
Nella stragrande maggioranza dei casi, una volta legalizzato o apostillato il documento, dovrai anche tradurlo.
Il nostro consiglio è quasi sempre lo stesso: traduci il documento in maniera ufficiale sul territorio del Paese di destinazione. “Quasi sempre” e non “sempre”, a causa dell’eccezione che ti diremo al termine di questo paragrafo.
Questo consiglio si basa su tre motivi:
1) Faresti tradurre il documento secondo la normativa locale e, quindi, eviteresti il rischio che il tipo di traduzione da te scelto in Italia sia rifiutato dall’ente estero al quale devi presentare il documento legalizzato e tradotto;
2) Poiché in Italia esiste un solo tipo di traduzione “ufficiale”, cioè quella giurata o asseverata, è l’unica che potresti scegliere. E questa traduzione, venendo firmata dinanzi a un pubblico ufficiale (Funionario del Tribunale o Notaio), dovrebbe essere di regola a sua volta legalizzata o apostillata, costituendo essa un documento pubblico a sé stante. Dunque, evitando la traduzione giurata, eviti anche di doverla legalizzare o apostillare, con risparmio di tempo e denaro;
3) Da ultimo, spesso la traduzione giurata o asseverata in Italia ha un costo superiore della medesima traduzione che potresti far eseguire direttamente nel Paese estero di destinazione. Basti vedere quanto costa una traduzione giurata.
L’unica grossa eccezione a questo discorso è costituita dalle traduzioni certificate, che sono traduzioni meno formali e accettate nella stragrande maggioranza dei casi nei Paesi anglossasoni (ma non solo), come Regno Unito, Irlanda, Stati Uniti, Canada, Australia e Nuova Zelanda. Basti vedere quanto sia semplice certificare una traduzione per il Regno Unito (vai all’ultima sezione, “Certifying a translation”, pagina solo in inglese).
Quindi, per concludere, controlla i requisiti della traduzione che vengono posti dall’ente che deve riceverla. Se i requisiti non sono chiari o non sono stati comunicati, fai tradurre i tuoi documenti direttamente da un traduttore ufficiale nel Paese di destinazione, così da azzerare i rischi di un rifiuto della traduzione.
Ecco a te spiegato tutto ciò che c’è da sapere sulla legalizzazione di atti e documenti pubblici da presentare all’estero. Nel caso in cui avessi bisogno di altre informazioni o di un team esperto per sbrigare questa procedura, noi siamo qui.
