Guida alla legalizzazione di documenti per gli Emirati Arabi Uniti

Se stai leggendo questa guida è perché hai bisogno di presentare negli Emirati Arabi Uniti uno o più documenti rilasciati da un’autorità pubblica italiana e devi legalizzare la firma apposta su di essi dal pubblico ufficiale.

1) La legalizzazione in generale

In assenza di accordi internazionali più favorevoli, gli atti e documenti pubblici formati in Italia, per avere validità all’estero, devono subire un doppio procedimento di legalizzazione: uno nazionale ed uno da parte della rappresentanza diplomatica o consolare (sita in Italia) dello Stato a cui è destinato il documento.

Cos’è la legalizzazione di firma?

Ai sensi dell’Articolo 1, comma 1, lett. l del DPR 28 dicembre 2000, n. 445, è “l’attestazione ufficiale della legale qualità di chi ha apposto la propria firma sopra atti, certificati, copie ed estratti, nonché dell’autenticità della firma stessa”.

Uno degli strumenti ideati a livello internazionale per semplificare tale procedura è quello dell’“Apostille”, introdotta dalla Convenzione dell’Aia del 1961: una speciale dicitura che viene apposta sull’atto e ne attesta l’autenticità, sostituendo così, negli Stati che hanno aderito alla Convenzione, il doppio procedimento di legalizzazione.

Gli Emirati Arabi Uniti, tuttavia, non hanno aderito alla Convenzione dell’Aia. Per questo motivo, gli atti e documenti pubblici italiani da far valere presso le autorità pubbliche (o private) emiratine vanno sottoposti al doppio procedimento di legalizzazione.

Come anticipato, tale procedimento prevede una legalizzazione in Italia e, successivamente, una legalizzazione presso la rappresentanza diplomatica o consolare degli Emirati Arabi Uniti presente sul suolo italiano.

2) Individuazione dell’organo italiano competente

Per prima cosa, devi individuare l’organo italiano competente alla legalizzazione del tuo documento. La competenza dipende dal tipo di documento da legalizzare:

Se i documenti da legalizzare sono atti giudiziali (in sostanza, tutti quelli formati da organi appartenenti al Ministero della Giustizia) e notarili, devi recarti presso la Procura della Repubblica

Esempi di documenti legalizzabili presso la Procura della Repubblica sono:  

  • Verbale di Giuramento di Traduzione
  • Certificato del Casellario Giudiziale
  • Certificato dei Carichi Pendenti
  • Atti e Contratti firmati dinanzi a un notaio
  • Copia Autentica di Sentenza

Per quanto riguarda, invece, gli atti emessi dalla Camera di Commercio, industria, artigianato e agricoltura, è quest’ultima che provvede direttamente alla legalizzazione. Ciò vale per i Paesi che non hanno aderito alla Convenzione dell’Aia. Per quanto riguarda i Paesi che hanno aderito a tale Convenzione, invece, l’apposizione dell’Apostille per la legalizzazione degli atti emessi dalla Camera di Commercio è di competenza della Prefettura.

Esempi di documenti che vengono legalizzati dalla Camera di Commercio sono:

  • Fatture
  • Visura camerale
  • Iscrizione al Registro delle imprese
  • Bilanci 
  • Certificato di origine delle merci

Per tutti gli altri atti devi rivolgerti alla Prefettura – Ufficio Territoriale del Governo (nota bene: le funzioni prefettizie sono svolte, nella Regione Trentino-Alto Adige, dai Commissariati di Governo per le Province di Trento e di Bolzano e, nella Regione Valle d’Aosta, dalla Presidenza della Regione).

Esempi di documenti legalizzabili presso la Prefettura sono: 

  • Certificati di Laurea 
  • Certificati anagrafici ed estratti di stato civile 
  • Certificati AIFA e di autorizzazione alla produzione
  • Certificati di qualità ISO e GMP

Se hai bisogno di supporto nell’individuazione delle modalità idonee alla legalizzazione dei tuoi documenti, puoi chiedere a noi.

3) Legalizzazione nazionale: come ottenerla

Una volta individuato, devi recarti presso l’organo competente alla legalizzazione nazionale. Prima di andare, però, verifica che non vi sia necessità di fissare un appuntamento.

Porta con te il documento da legalizzare, che dovrà riportare la firma in originale.

La documentazione da legalizzare presso la Procura e la Prefettura può essere presentata da chiunque, senza bisogno di delega da parte dell’interessato. Per quanto riguarda, invece, le Camere di Commercio, bisogna accertarsi della possibilità di delega consultando la pagina dedicata alla legalizzazione presente nel sito web di ciascuna Camera di Commercio. In questa apposita pagina vengono generalmente forniti anche i moduli da compilare per presentare la richiesta, oltre agli eventuali moduli di delega, ove richiesti.

Ricorda: in ogni caso, è necessario specificare lo Stato estero di destinazione.

Se hai bisogno di assistenza per uno o tutti i punti spiegati sopra, contattaci, siamo qui per aiutarti. Possiamo aiutarti in diversi modi:

  • con un’assistenza apposita nel caso in cui tu volessi provvedere ad una legalizzazione “fai-da-te”, ma supportata da uno dei nostri collaboratori;
  • affidando tutta la procedura ad uno dei nostri collaboratori.

4) Legalizzazione consolare per gli Emirati Arabi

Una volta ottenuta la legalizzazione nazionale presso l’organo italiano competente, dovrai procedere alla legalizzazione consolare presso le rappresentanze diplomatiche o consolari emiratine in Italia. In questo caso le autorità competenti sono l’Ambasciata degli Emirati Arabi Uniti a Roma ed il Consolato degli Emirati Arabi Uniti a Milano.

Il procedimento di legalizzazione consolare prevede una prima fase informatizzata da effettuare online, attraverso una piattaforma messa a disposizione dal Ministero degli Affari Esteri e della Cooperazione internazionale degli Emirati Arabi Uniti nel proprio sito web. Puoi accedervi cliccando qui.

Nota bene: i link che ti abbiamo indicato sono alle pagine in inglese del sito emiratino, che è anche disponibile in arabo. Non esiste una versione italiana.

Per prima cosa, dovrai registrarti come società o persona fisica. In questo secondo caso, dovrai utilizzare l’accesso tramite SmartPass, creando un account oppure utilizzando la SmartPass Mobile App.

Terminata la registrazione, dovrai accedere al sito e cliccare sulla sezione “Services”, che trovi nel menù a tendina in alto a destra (più precisamente, a destra del simbolo dell’utente). Punta il cursore su “Services”, e poi seleziona “Attest Official Documents, Certificates And Commercial Invoices”.

A questo punto ti si aprirà una schermata con tutti i passaggi da seguire riassunti in modo schematico e che ti spiegheremo in modo approfondito di seguito. Per procedere, clicca su “Start Service” e segui i passaggi successivi.

A) Tipologia documenti e scelta dell'autorità emiratina competente

Nella prima sezione, “Attestation Type and Location”, ti è richiesto di compilare i seguenti campi:

  • “Select Country”: indica qui il Paese in cui è stato formato il documento da legalizzare. Nel caso di documenti formati in Italia, seleziona “The Italian Republic”;
  • “Select Mission”: seleziona l’autorità presso la quale richiedi la legalizzazione. Selezionando l’Italia, la scelta sarà possibile tra “UAE Consulate General in Milano” (per il Consolato a Milano) e “UAE Embassy in Rome” (per l’Ambasciata a Roma);

N.B. Il Consolato degli Emirati Arabi di Milano è competente per la legalizzazione di documenti formati nelle seguenti regioni: Emilia Romagna, Friuli Venezia Giulia, Liguria, Lombardia, Piemonte, Trentino Alto Adige, Valle d’Aosta e Veneto. Per quanto riguarda le restanti regioni italiane, sarà competente l’Ambasciata degli Emirati Arabi Uniti a Roma. In ogni caso, quest’ultima legalizza documenti formati in qualsiasi regione d’Italia. 

  • “Attestation type”: in questa casella seleziona il tipo di documento da legalizzare spuntando le varie opzioni, a seconda che il tuo documento sia un certificato, un documento commerciale o una fattura. Nella pagina Attestations guide è possibile visualizzare una lista completa di tutti i tipi di documenti che possono essere legalizzati, divisi in base alla tipologia e all’origine del documento, con i relativi costi per la legalizzazione espressi in dirham (AED), la valuta degli Emirati Arabi Uniti.

Nota bene: tutti i documenti (certificati, documenti commerciali e fatture) sono differenziati a seconda che siano stati rilasciati negli Emirati Arabi (“Issued from UAE”) oppure al di fuori degli Emirati Arabi (“Issued outside UAE”). Quindi, nel caso di documenti rilasciati in Italia, bisogna fare riferimento ai documenti indicati con la dicitura “Issued outside UAE”.

Per i certificati, il prezzo per la legalizzazione è di 150 AED, corrispondenti attualmente a circa 37 € (puoi calcolare il cambio attuale a questa pagina). Per i documenti commerciali, invece, il prezzo per la legalizzazione è di 2000 AED, corrispondenti a circa 498 €. Infine, per le fatture, il prezzo per la legalizzazione va dai 100 ai 2000 AED, quindi tra i 25 e i 498 € circa, a seconda del valore delle stesse.

N.B. Se devi legalizzare più di un documento alla volta, dovrai spuntare le caselle relative alle differenti tipologie di documento da legalizzare. Ogni volta che spunti una casella, comparirà in basso una nuova sezione corrispondente al tipo di documento da legalizzare, nella quale troverai gli spazi per caricare i documenti da legalizzare (nella sezione successiva, ti spiegheremo come caricarli).

  • “Send copy to this email”: potrai inserire qui un’email aggiuntiva dove ricevere in copia quanto inviato.
  • “Notes”: questo spazio è dedicato ad eventuali annotazioni che riterrai opportuno dover indicare.
B) Caricamento delle scansioni dei documenti

In una sola procedura potrai richiedere la legalizzazione di più di un documento alla volta. Le scansioni dei documenti andranno caricate nelle caselle contenute in ogni sezione corrispondente alla tipologia di documento, così suddivise: certificati, fatture e documenti commerciali (“certificates”, “invoice”, “commercial”). Per aggiungere più documenti dovrai cliccare su “+ Add new” per ogni nuovo documento.

Una volta cliccato su “Add New” compariranno i seguenti campi da compilare:

  • “Certificate/Invoice/Commercial Type”: qui dovrai indicare se il documento è stato rilasciato negli Emirati Arabi Uniti oppure all’estero.
  • “Document type”: qui dovrai selezionare il tipo di documento (seguendo le indicazioni presenti nell’Attestations guide). Per quanto riguarda le fatture, alla voce “Invoice Amount dovrai indicarne l’importo e alla voce “Currency“, la valuta.
  • “Quantity”: qui dovrai indicare il numero di certificati da legalizzare.
  • “Certificate copy”: per ogni documento da legalizzare, ti verrà richiesto di allegare una scansione. I formati accettati sono: .pdf, .doc, .docx, .ppt, .pptx, .png, .gif, .jpg, .jpeg con dimensione massima consentita di 5 MB. Potrai caricare la scansione del documento per intero oppure può bastare anche la scansione della prima pagina. Questa seconda opzione costituisce una prassi, da noi comprovata, accettata dalle autorità competenti alla legalizzazione. Questo perché il caricamento del documento online serve unicamente a mostrarne la natura prima che venga successivamente visionato in originale. Dopo aver caricato la scansione del documento, clicca su “Add”, oppure “Cancel” per annullare l’operazione. Premendo su “Add”, tutte le scansioni dei documenti caricati verranno organizzate in una tabella riepilogativa.

Company information: dovrai indicare qui se sei il rappresentante di una società oppure no, spuntando la voce “Yes/No”. Se lo sei, e quindi clicchi su “Yes”, compariranno ulteriori campi da compilare. Ti verrà richiesto di specificare se utilizzi una società esistente oppure una nuova società ed il nome della società.

C) Conferma della richiesta e completamento

A questo punto, puoi salvare la bozza della richiesta cliccando su “Save as a draft”, oppure inoltrare cliccando su “Submit”. Nel caso in cui inoltri la richiesta e questa vada a buon fine, riceverai una email che indicherà “Request submitted successfully” e riporterà il numero di riferimento relativo ad essa.

Riceverai, in seguito, un’email dove ti sarà comunicato che la tua richiesta risulta “Pending on payment” e ciò significa che dovrai provvedere al pagamento del servizio per portarlo a completamento. Nel frattempo, le scansioni dei documenti caricati saranno soggetti alla revisione da parte degli uffici emiratini competenti.

Non appena il pagamento risulterà essere andato a buon fine, riceverai un’email dal titolo “Payment processed successfully”. Questa email indicherà al suo interno “Transaction was processed successfully”, riportando anche il numero di riferimento, il numero della ricevuta e la data della transazione.

Puoi recuperare le tue richiesta nella sezione “My Workspace”, nel blocco “My Requests”. Puoi rintracciare una richiesta indicando:

–  il numero di riferimento ricevuto per email

–  il servizio richiesto 

–  lo stato della richiesta

–  un intervallo di date in cui la richiesta è stata effettuata. 

Una volta indicato il parametro di ricerca e cliccato su “Filter”, compariranno tutte le tue richieste con le relative informazioni (numero di riferimento, servizio richiesto, stato della richiesta e data della richiesta).

5) Consegna dei documenti originali e ritiro

Una volta che avrai ricevuto l’email Payment processed successfully, e che quindi il pagamento sarà  andato a buon fine, potrai recarti personalmente presso l’autorità competente alla legalizzazione selezionata all’inizio della richiesta (Consolato degli Emirati Arabi Uniti a Milano o Ambasciata degli Emirati Arabi Uniti a Roma) per consegnare i documenti recanti le firme in originale ed ottenere la legalizzazione.

Ricorda di stampare e portare con te l’email di avvenuto pagamento, perché ti verrà chiesto di mostrarla.

La legalizzazione non avviene a vista, ma bisogna aspettare orientativamente 3 giorni per poter ritirare i documenti legalizzati.

Il Consolato degli Emirati Arabi Uniti a Milano è sito in Via Cappuccini n. 4, nei pressi della stazione della metropolitana “Palestro” di Corso Venezia.

Orari:

Lunedì: 9.00-11.00 e 12:00-12:30

Martedì: 9:00-11:00 e 12:00-12:30

Mercoledì: 9:00-11:00 e 12:00-12:30

Giovedì: 9:00-11:00 e 12:00-12:30

Venerdì: 9:00-11:00 e 12:00-12:30

Sabato: Chiuso

Domenica: Chiuso

Telefono: (+39) 02 763694

L’Ambasciata degli Emirati Arabi Uniti a Roma è sita in Via della Camilluccia n. 492.

Orari: 

Lunedì: 9:00-16:00

Martedì: 9:00-16:00

Mercoledì: 9:00-16:00

Giovedì: 9:00-16:00

Venerdì: 9:00-16:00

Sabato: Chiuso

Domenica: Chiuso

Numero di telefono dell’Ambasciata degli Emirati Arabi a Roma da contattare per eventuali chiarimenti in merito alla legalizzazione: (+39) 06 363 066 18

Se hai bisogno di assistenza per uno o tutti i punti spiegati in questa guida, contattaci, siamo qui per aiutarti. Possiamo farlo in diversi modi:

  • con un’assistenza apposita nel caso in cui tu volessi provvedere ad una legalizzazione “fai-da-te”, ma supportata da uno dei nostri collaboratori;
  • affidandoci la sola procedura online, che prevede la creazione di un profilo utente apposito di cui noi siamo già in possesso;
  • affidandoci tutta la procedura.
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