Se hai bisogno di legalizzare o apporre l’apostille (detta anche “postilla”) su un documento presso la Prefettura di Verona, sei nel posto giusto per capire come fare: leggi questa guida e conoscerai tutti i modi per farlo.
Se poi non hai tempo o voglia di procedere da solo, puoi sempre chiedere a noi. Possiamo anche occuparci dell’eventuale traduzione legalizzata, certificata o giurata.
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Legalizzare un documento per l’estero non significa altro che ufficializzare la qualità del pubblico ufficiale che lo ha firmato e l’autenticità della sua firma, nei confronti del Paese di destinazione in cui dovrà essere usato tale documento.
La procedura di legalizzazione, di norma, è composta di due parti: una prima legalizzazione “nazionale” presso un’autorità italiana (Prefettura, Procura della Repubblica o Camera di Commercio, a seconda della rispettiva competenza) e una seconda legalizzazione “consolare” presso la rappresentanza diplomatica o consolare (presente sul territorio italiano) del Paese estero di destinazione.
Se invece il Paese di destinazione è firmatario della Convenzione dell’Aja del 1961, la procedura della “doppia” legalizzazione è sostituita dall’Apostille (o Postilla), che è una forma semplificata, appunto, di legalizzazione.
Né la legalizzazione né l’apostille, nonostante abbiano la medesima finalità di autenticare la firma e la qualità del pubblico ufficiale italiano firmatario del documento pubblico originale, implicano una certificazione dell’autenticità di quanto contenuto nell’atto legalizzato o apostillato.
Ti ricordiamo, inoltre, che solo i documenti e gli atti aventi “forma pubblica” e firmati in originale (non digitalmente) possono essere legalizzati o apostillati. Pertanto, se, per esempio, vuoi legalizzare un contratto privato, una buona soluzione è quello di farne una copia autentica o conforme (in Comune o dinanzi al notaio) e solo dopo eseguire la legalizzazione (o apostillazione). Tutto questo sempre a condizione che l’ente straniero ricevente non desideri invece ricevere un originale del documento.
Restano sempre fermi i casi di esenzione da ogni forma di legalizzazione, stabiliti da accordi internazionali, bilaterali e normativa europea. Tra i più importanti:
– in base alla Convenzione di Bruxelles del 25 maggio 1987, per gli atti e documenti pubblici prodotti e da far valere tra gli Stati aderenti, cioè: Belgio, Danimarca, Estonia, Francia, Irlanda, Italia e Lettonia;
– per gli atti e i documenti rilasciati dalle seguenti Ambasciate e/o Consolati aderenti alla Convenzione di Londra del 7 giugno 1968 e da far valere negli stati aderenti alla medesima Convenzione, cioè: Austria, Grecia, Malta, Portogallo, Svezia, Cipro, Irlanda, Italia, Norvegia, Regno Unito, Svizzera, Francia, Liechtenstein, Paesi Bassi, Repubblica Ceca, Turchia, Germania, Lussemburgo, Polonia e Spagna;
– ai sensi del Regolamento (UE) 2016/1191, per gli atti e documenti pubblici italiani, e le rispettive copie autentiche, da far valere negli Stati membri dell’Unione Europea, e riguardanti la nascita, l’esistenza in vita, il decesso, il nome, il matrimonio (compresi la capacità di contrarre matrimonio e lo stato civile), divorzio (separazione personale o annullamento del matrimonio), le unioni registrate (compresi la capacità di contrarre un’unione registrata e lo stato di unione registrata), lo scioglimento di un’unione registrata (la separazione legale o l’annullamento di un’unione registrata), la filiazione, l’adozione, il domicilio e/o la residenza, la nazionalità, l’assenza di precedenti penali, il diritto di voto e di eleggibilità alle elezioni amministrative e alle elezioni del Parlamento europeo.
Infine, ti ricordiamo che, mentre la legalizzazione e l’apostille non hanno una scadenza, potrebbero averla i documenti legalizzati o apostillati, secondo quanto stabilito dalla normativa del Paese estero in cui andranno utilizzati.
La Prefettura di Verona è competente per tutti gli atti per cui non sono competenti la Procura di Verona e la Camera di Commercio di Verona, ossia, tra gli altri:
– documenti anagrafici e dello Stato Civile dei Comuni della Provincia di Verona (attraverso il nostro motore di ricerca digitando la parola “Verona” puoi leggere moltissimi articoli riguardanti i documenti anagrafici e di stato civile);
– documenti scolastici e universitari, rientranti nell’ambito territoriale della Prefettura di Verona;
– atti della Camera di Commercio di Verona che vanno apostillati (per quelli che vanno legalizzati, invece, la competenza è della medesima Camera di Commercio);
– atti rilasciati da rappresentanze diplomatiche e consolari ricadenti nell’ambito di competenza della Prefettura di Verona.
È bene notare che i documenti rilasciati da uffici pubblici italiani non devono riportare la dicitura “il presente certificato non può essere prodotto agli organi della Pubblica Amministrazione o ai privati gestori di pubblici servizi” bensì solo la dicitura “il presente certificato è valido per l’estero”.
La Prefettura ammette la possibilità, qualora vi sia una necessità comprovata documentalmente, ma sempre a discrezione dei propri funzionari, di legalizzare o apostillare documenti emessi fuori dalla Provincia di Verona o comunque fuori dal proprio ambito di competenza, purché l’Ufficio che abbia emesso tali atti trasmetta alla Prefettura l’esemplare di firma del pubblico ufficiale che li ha firmati.
Prima di legalizzarli o apostillarli, gli atti e documenti scolastici emessi da scuole, pubbliche o private, che abbiano sede nel territorio della provincia di Verona, devono essere autenticati dall’Ufficio Scolastico Regionale per il Veneto – Ufficio VII – Ambito territoriale di Verona. Ai fini dell’autentica, è bene comunicare al personale addetto che gli atti andranno successivamente portati in Prefettura per la legalizzazione o apostillazione per l’estero.
Prima di recarsi all’Ufficio Scolastico Regionale, è bene prendere contatto con il personale o tramite il Centralino allo 045 8086 511 o tramite PEC (uspvr@postacert.istruzione.it) o email ordinaria (usp.vr@istruzione.it), così da essere certi della procedura da seguire.
La procedura è generalmente gratuita, tenendo conto di quanto segue:
– se il documento pubblico italiano è in bollo, lo sarà anche sua legalizzazione o apostillazione (per cui è richiesta la marca da bollo da € 16);
– se invece il documento pubblico italiano è stato emesso in esenzione dal bollo e si ha cura di indicare, in maniera chiara, la motivazione dell’esenzione e la relativa norma che la giustifichi, sarà esente anche la legalizzazione o apostillazione;
– è sempre previsto il pagamento della marca da bollo da € 16 se la legalizzazione ha ad oggetto atti e documenti rilasciati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera in Italia, salve le esenzioni previste dalla nostra legislazione.
Il servizio della legalizzazione viene effettuato dal lunedì al giovedì, dalle ore 09:00 alle ore 10:30 (eccetto per passaporti mortuari ed espatrio salme), esclusivamente previo appuntamento al seguenti indirizzo http://www2.prefetturaverona.it/legalizzazioni/ric_UserOss.asp. La piattaforma è facile ed intuitiva: scegli il giorno e l’orario dell’appuntamento, inserisci i campi obbligatori e clicca su “Prenota”. Stampa la prenotazione e non dimenticare di portarla con te il giorno dell’appuntamento. Puoi anche disdire l’appuntamento a questo indirizzo http://www2.prefetturaverona.it/Legalizzazioni/ric_UserDel.asp, inserendo semplicemente il nome, cognome e il codice fiscale utilizzato in fase di prenotazione. Il rilascio è a vista.
I documenti relativi alle adozione e/o superiori al numero di cinque (limite massimo), possono essere legalizzati richiedendo appuntamento tramite l’email cittadinanza.pref_verona@interno.it e, in questo caso, il rilascio non sarà a vista (il funzionario ti dirà quando ripassare al momento della consegna dei documenti da legalizzare). Inoltre, per le sole urgenze (espatrio salme, adozioni internazionali e documenti di associazioni e/o onlus), debitamente documentate, l’ufficio è aperto dalle ore 09:00 alle ore 11:45, dal lunedì al venerdì.
Gli uffici si trovano in Corso Sant’Anastasia, 12, 37121 Verona.
Il giorno dell’appuntamento, l’interessato o un delegato, anche senza delega scritta, si deve recare presso gli uffici con i documenti da legalizzare o apostillare, indicando il Paese straniero di destinazione, qualora si tratti di documentazione italiana. Inoltre, deve portare con sé le eventuali marche da bollo e la ricevuta di prenotazione.
Ora sai tutto quanto necessario per legalizzare o apporre l’apostille su atti presso la Prefettura di Verona. Se hai altre domande o vuoi affidarci l’intera procedura, contattaci e saremo felici di aiutarti!
Possiamo anche occuparci dell’eventuale traduzione legalizzata, certificata o giurata.
