Ti occorre legalizzare o apostillare atti e documenti presso la Prefettura?
Questa è la guida che stavi cercando. Ti spiegheremo tutti i passaggi necessari per poter richiedere la legalizzazione o l’apostille su atti e documenti per cui è competente la Prefettura.
Puoi contattarci per un preventivo: un membro del nostro team ti fornirà una consulenza gratuita, aiutandoti a capire la modalità di richiesta più adatta a te! Inoltre, qualora tu sapessi già a quale Prefettura avanzare la richiesta, ti consigliamo di consultare il nostro blog: al suo interno trovi molteplici guide sulle principali Prefetture italiane.
La legalizzazione e l’apostille consistono nell’attestazione della qualità legale del Pubblico Ufficiale che ha apposto la propria firma su un documento (atti, copie conformi ed estratti) e dell’autenticità della firma stessa.
I documenti formati o da far valere negli Stati aderenti alla Convenzione dell’Aia del 1961 devono essere sottoposti alla formalità della c.d. “Apostille”, la quale, in tali casi, sostituisce la legalizzazione.
Qualora il Paese estero dove è diretta la documentazione da legalizzare non aderisca alla Convenzione dell’Aja e non vi siano esenzioni specifiche, la legalizzazione è un passaggio necessario prima del passaggio al Consolato del Paese estero sito in Italia.
Ci sono casi in cui, tuttavia, non occorre né la legalizzazione né l’apostille.
Ecco a te alcuni esempi di documenti pubblici italiani esenti da legalizzazione e apostille, qualora debbano essere usati nei Paesi indicati nella rispettiva norma:
– atti e documenti pubblici rilasciati per il Belgio, Danimarca, Estonia, Francia, Irlanda, Lettonia (Convenzione di Bruxelles del 25 maggio 1987), Germania (Convenzione di Roma del 7 giugno 1969), Ungheria (Convenzione di Budapest del 26 maggio 1977);
– atti e documenti pubblici formati in Italia per uno dei Paesi membri dell’Unione Europea, qualora rilasciati ai sensi del Regolamento (UE) 2016/11914 e presentati a partire dal 16 febbraio 2019;
– modelli plurilingui della Convenzione di Vienna dell’8 settembre 1976, per cui non serve nemmeno la traduzione, se vanno usati dinanzi a un ente pubblico in Austria, Belgio, Bosnia-Erzegovina, Bulgaria, Capo Verde, Croazia, Estonia, Francia, Germania, Lituania, Lussemburgo, Macedonia del Nord, Moldova, Montenegro, Paesi Bassi, Polonia, Portogallo, Romania, Serbia, Slovenia, Spagna, Svizzera e Turchia.
Per il principio di reciprocità, i documenti pubblici indicati nelle suddette norme e rilasciati nei Paesi di volta in volta ora menzionati, non devono essere legalizzati o apostillati per essere usati in Italia.
La Prefettura legalizza o apostilla, tra gli altri, atti e documenti:
La Procura legalizza, invece, gli atti giudiziali (tutti quelli formati da organi appartenenti al Ministero della Giustizia) e notarili, formati nel Circondario della Procura di appartenenza.
Esempi di documenti legalizzabili presso la Procura della Repubblica sono il verbale di Giuramento di Traduzione, il Certificato del Casellario Giudiziale, quello dei Carichi Pendenti, gli atti e i contratti firmati dinanzi a un notaio e quelli estratti dagli Archivi Notarili e le copie autentiche delle sentenze.
Qui puoi consultare molte guide sulle principali Procure italiane.
In linea generale, la richiesta di legalizzazione e apostille presso la maggior parte delle Prefetture italiane è una procedura semplice. Ti elenchiamo in che modo puoi inoltrare l’istanza.
Molti uffici ricevono per appuntamento, altri no. Quindi, in base alla Prefettura cui devi inoltrare l’istanza, ti consigliamo di verificare in che modalità ricevono il pubblico e se hanno un sistema di prenotazione online.
Generalmente, il funzionario allo sportello ti chiederà di mostrare:
i) l’eventuale ricevuta di prenotazione (nel caso in cui l’Ufficio preveda la prenotazione ai fini dell’accesso);
ii) la documentazione da legalizzare o apostillare;
iii) un tuo documento di riconoscimento;
iv) eventuale delega in carta semplice, che il delegato dovrà mostrare assieme ad un proprio documento di riconoscimento e alla copia di quello del delegante;
v) eventuali marche da bollo.
Molte Prefetture italiane danno la disponibilità di un servizio postale per la legalizzazione e l’apostille.
In questo caso, generalmente, dovrai comporre un plico con, all’interno:
1. una busta vuota, munita di francobollo adeguato al peso della documentazione, sulla quale dovrai indicare l’indirizzo del destinatario dei documenti;
2. una lettera di accompagnamento, in cui indicherai la richiesta specifica, lo Stato estero di destinazione della documentazione (nel caso si tratti di documentazione italiana da far valere all’estero) un numero di telefono ed eventualmente una email;
3. eventuali marche da bollo necessarie;
4. copia di un tuo documento di riconoscimento;
5. documenti da legalizzare o apostillare (in originale).
Alcune Prefetture italiane, oltre ad offrire il servizio di spedizione tramite il servizio di poste ordinarie, consentono anche l’inoltro dell’istanza e il relativo ritiro dei documenti legalizzati o apostillati tramite corriere espresso.
In base alla nostra esperienza, possiamo dirti che, qualora la Prefettura di tuo interesse preveda questo servizio, dovrai metterti in contatto con il corriere da te scelto per accordarti con lui relativamente alla lettera di vettura.
Successivamente, dovrai verificare in che modalità la Prefettura di tuo interesse riceve le istanze tramite corriere. Ad esempio, alcuni uffici prefettizi mettono a disposizione, per il servizio di spedizione con corriere, un indirizzo diverso rispetto a quello da usare in caso di richiesta tramite il servizio di poste ordinarie.
Puoi trovare un chiaro esempio di quanto detto fino ad ora nella nostra guida alla richiesta di legalizzazione o apostille alla Prefettura di Roma.
Talvolta, gli uffici delle Prefetture richiedono un contatto telefonico per accordarsi sulle modalità di recapito della richiesta tramite corriere e per il ritiro della documentazione apostillata. Dunque, verifica bene la procedura nel tuo caso specifico.
Nel caso di richiesta con corriere, all’interno del plico che darai al corriere dovrai inserire, nella maggior parte dei casi:
a) una lettera di accompagnamento, in cui indicherai la richiesta specifica, lo Stato estero di destinazione della documentazione (nel caso si tratti di documentazione italiana da far valere all’estero), un numero di telefono ed eventualmente una email;
b) eventuali marche da bollo necessarie;
c) copia del documento di riconoscimento;
d) documenti da legalizzare o apostillare (in originale).
La procedura non prevede costi eccetto che per 1 marca da bollo da € 16,00 (IVA esente) per ogni documento:
In ogni caso, qualora tu abbia scelto la modalità tramite posta ordinaria oppure tramite corriere espresso, dovrai farti carico delle spese di spedizione.
Alcuni Uffici, solitamente quelli che ricevono per appuntamento, effettuano il servizio a vista. In caso contrario, ci vogliono in media 4/5 giorni lavorativi dalla consegna dei documenti da legalizzare o apostillare.
Invece, per quanto riguarda il servizio postale, gli Uffici delle Prefetture italiane non danno mai una risposta certa per i tempi di consegna, in quanto questi ultimi dipendono dal carico di lavoro di Poste Italiane o dal corriere scelto.
Ora puoi scegliere di fare tutto da solo o contattarci per un preventivo. Saremo contenti di aiutarti! Possiamo anche occuparci della successiva traduzione giurata, certificata o legalizzata.
