Legalizzare un documento straniero in Italia

Gli atti o documenti pubblici stranieri da far valere in Italia, di regola, devono essere dapprima legalizzati (o apostillati) e poi tradotti in lingua Italiana.

Leggi questa guida e scopri insieme a noi cosa significhi e come mettere in pratica questa procedura.

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1. Perché legalizzare un documento straniero in Italia

Affinché si possa far valere in Italia un atto o documento pubblico proveniente da un Paese estero occorre la legalizzazione (o l’apostillazione) di tale atto o documento.

Attraverso la legalizzazione (o l’apostille), inoltre, si verifica che l’atto estero sia stato formato rispettando la legislazione del Paese straniero di provenienza e che sia stato rilasciato da parte dell’Ufficio straniero competente.

La legalizzazione non certifica in alcun modo la correttezza del contenuto del documento legalizzato bensì solo l’autenticità dello stesso.

Per atto o documento pubblico straniero si intende:

– quello formato e rilasciato dalle Autorità competenti nel Paese di origine;

– quello rilasciato dalle rappresentanze diplomatiche o consolari di un paese straniero presenti in Italia;

– quello rilasciato dalle rappresentanze diplomatiche o consolari di un paese straniero, presenti in un altro paese straniero.

2. In cosa consiste la legalizzazione di un documento straniero

Sia la legalizzazione che l’apostille consistono nell’apposizione di un timbro sull’atto originale da legalizzare (apostillare), che attesta la qualifica legale del pubblico ufficiale che ha firmato l’atto e l’autenticità della sua firma.

In tale timbro deve essere indicato il nome e il cognome di colui la cui firma va legalizzata (o apostillata). Il pubblico ufficiale deve inoltre indicare la data e il luogo della legalizzazione (o della apostillazione), il proprio nome e cognome, la qualifica rivestita e apporre la propria firma per esteso e il timbro dell’Ufficio.

3. Dove legalizzare un documento straniero in Italia

In base a chi emette l’atto o documento pubblico e a seconda del suo luogo di emissione, lo stesso può o meno essere sottoposto a legalizzazione in Italia.

Fatte salve le esenzioni che vedremo nel successivo paragrafo, vediamo insieme le diverse possibilità:

a) Le firme sugli atti e documenti pubblici rilasciati dalle Autorità competenti nel Paese di origine e da far valere in Italia devono essere previamente legalizzate o apostillate nel Paese di origine, fatte salve eventuali esenzioni. 

Nel caso della legalizzazione (per i Paesi non aderenti alla Convenzione dell’Aja del 1961), questa deve essere apposta dalle rappresentanze diplomatiche o consolari italiane presenti sul territorio straniero (si tratta della cosiddetta “legalizzazione diplomatica o consolare”), senza necessità di ulteriore legalizzazione, fatte salve eventuali esenzioni. 

Mentre, nel caso dell’apostille (per i Paesi aderenti alla Convenzione dell’Aja del 1961), essa deve essere apposta dall’Autorità competente nello Stato straniero, designata dall’atto di adesione alla suddetta Convenzione, la quale ha sancito l’abolizione della legalizzazione e l’ha sostituita con l’apostille sugli atti e documenti  pubblici stranieri.

Quindi, gli Stati aderenti alla Convenzione sopra menzionata sostituiscono la legalizzazione degli atti e documenti pubblici con l’apposizione dell’apostille.

L’apostille consiste in un’annotazione da apporre sul documento pubblico straniero da parte dell’Autorità estera indicata come competente dalla legge di ratifica della Convenzione.

Pertanto, un cittadino straniero di un Paese aderente alla Convenzione dell’Aja, che deve far valere in Italia un atto o documento pubblico, deve recarsi presso l’Autorità competente nel proprio Stato, designata dall’atto di adesione alla Convenzione, per ottenere l’apostille.

Il documento così formato viene riconosciuto in Italia dato che anche l’Italia ha ratificato la Convenzione dell’Aja e dunque, in base alla legge italiana, quel documento deve essere ritenuto valido.

Attraverso l’apostille, così come con la legalizzazione, si attesta la veridicità della sottoscrizione e della qualifica legale del pubblico ufficiale straniero che ha rilasciato il documento, e inoltre l’autenticità del sigillo o del timbro apposto sull’atto.

Ne discende che: nel caso in cui il richiedente la legalizzazione o apostille sull’atto o documento pubblico fosse già in Italia e l’atto o documento non rientrasse in nessun caso di esenzione e non fosse già stato preventivamente legalizzato o apostillato nel Paese di origine, non vi è alcun modo per richiederlo in Italia.

Nota bene

Gli atti e documenti formati in uno Stato estero che presentino la legalizzazione diplomatica o consolare anche quando sarebbe stata sufficiente la sola apposizione dell’apostille, devono essere considerati validi a tutti gli effetti (il contrario, invece, non è possibile).

b) Le firme sugli atti e documenti pubblici rilasciati da una rappresentanza diplomatica o consolare straniera con sede in Italia (esempio: nulla osta al matrimonio, dichiarazione consolare, etc.) e da valere nel nostro Paese, sono legalizzate presso la Prefettura-Ufficio territoriale del Governo territorialmente interessata (anche in questo caso, fatte salve le esenzioni previste da leggi o accordi internazionali). In questi casi, non si applica mai l’apostille. Inoltre, nella Regione del Trentino-Alto Adige la competenza è del Commissariato di Governo; invece, per le Province di Trento e di Bolzano e nella Regione autonoma della Valle d’Aosta la competenza è della Presidenza della Regione.

c) Mentre, le firme sugli atti e documenti pubblici rilasciati da una rappresentanza diplomatica o consolare straniera di uno dei Paesi contraenti la  Convenzione di Londra del  7 giugno 1968, ovunque si trovi tale rappresentanza, sono esenti dalla legalizzazione (l’apostille non si applica mai agli atti e documenti consolari), se devono essere presentati:

– sul territorio di un’altra Parte Contraente la Convenzione;

– oppure ai rappresentanti diplomatici o consolari di un’altra Parte Contraente esercitanti le loro funzioni sul territorio di uno Stato non aderente alla suddetta Convenzione.

4. Casi di esenzione da legalizzazione e apostille

Vi sono alcune esenzioni dalla legalizzazione o dalla apostille previste da leggi o accordi internazionali, tra le più importanti:

– il Regolamento (UE) 2016/1191, il quale prevede, per tutti gli Stati dell’Unione Europea, nei rapporti tra di essi, l’esenzione dalla legalizzazione e apostille per i documenti pubblici riguardanti: nascita; esistenza in vita; decesso; nome; matrimonio, compresi la capacità di contrarre matrimonio e lo stato civile; divorzio, separazione personale o annullamento del matrimonio; unione registrata, compresa la capacità di sottoscrivere un’unione registrata e lo stato di unione registrata; scioglimento di un’unione registrata, separazione personale o annullamento di un’unione registrata; filiazione; adozione; domicilio e/o residenza; cittadinanza; assenza di precedenti penali, a condizione che i documenti pubblici riguardanti tale fatto siano rilasciati a un cittadino dell’Unione dalle autorità del suo Stato membro di cittadinanza; i documenti pubblici per esercitare il diritto di votare e di candidarsi alle elezioni comunali e alle elezioni del Parlamento europeo nello Stato di residenza diverso da quello di cittadinanza.

Convenzione di Londra del 7 giugno 1968 (ratificata dall’Italia), che abbiamo già visto nel paragrafo precedente, la quale prevede, per gli Stati aderenti, l’esenzione dalla legalizzazione (l’apostille non si applica mai agli atti e documenti consolari) per gli atti e documenti redatti dalle rappresentanze diplomatiche o consolari di una Parte Contraente presenti sul territorio di qualsiasi Stato, nell’esercizio delle loro funzioni, e che devono essere esibiti: (1) sul territorio di un’altra Parte Contraente (si pensi ad un documento pubblico francese da valere in Italia e rilasciato dalle rappresentanze diplomatiche o consolari francesi presenti sul territorio belga) oppure (2) ai rappresentanti diplomatici o consolari di un’altra Parte Contraente esercitanti le loro funzioni sul territorio di uno Stato non aderente alla suddetta Convenzione (si pensi ad un documento francese da presentare alla rappresentanza diplomatica o consolare italiana su territorio marocchino).

5. La traduzione ed esenzioni

Gli atti e documenti pubblici stranieri da valere in Italia, una volta legalizzati o apostillati (ove necessario) devono anche essere tradotti in lingua italiana salvo i casi di esenzione, tra i quali, i più importanti sono:

– l’art. 6, paragrafo 1 del Regolamento UE 2016/1191, il quale prevede per lo Stato membro in cui viene presentato il documento pubblico (relativo alla nascita, all’esistenza in vita, al decesso, al matrimonio, compresi la capacità di contrarre matrimonio e lo stato civile, all’unione registrata, compresi la capacità di sottoscrivere un’unione registrata e lo stato di unione registrata, al domicilio e/o alla residenza e all’assenza di precedenti penali), l’esenzione dalla  traduzione se lo stesso è redatto (1) in una delle sue lingue ufficiali o in una lingua non ufficiale ma espressamente accettata o se (2) il documento pubblico è accompagnato da un modulo standard multilingue, a condizione che l’autorità alla quale viene presentato il documento pubblico ritenga che le informazioni contenute nel modulo siano sufficienti per il trattamento del documento;

– i formulari plurilingue previsti dalla Convenzione di Vienna 8 settembre 1976 per estratti di atti di stato civile (come estratto di atto di nascita, estratto di atto di matrimonio, estratto di atto di morte) redatti in francese, tedesco, inglese, spagnolo, greco, italiano, olandese, portoghese, turco, serbo-croato, previsti per gli Stati aderenti (Austria, Belgio, Bosnia-Erzegovina, Bulgaria, Capo Verde, Croazia, Estonia, Francia, Germania, Italia, Lituania, Lussemburgo, Macedonia del Nord, Moldova, Montenegro, Paesi Bassi, Polonia, Portogallo, Romania, Serbia, Slovenia, Spagna, Svizzera, Turchia). 

– o, ancora, il modulo plurilingue previsto dalla Convenzione di Monaco 5 settembre 1980 per il certificato di capacità matrimoniale, redatto in francese, tedesco, inglese, spagnolo, greco, italiano, olandese, portoghese, turco, e adottato dagli Stati aderenti (Austria, Germania, Grecia, Italia, Lussemburgo, Moldova, Paesi Bassi, Portogallo, Spagna, Svizzera, Turchia).

Se non è presente alcuna esenzione, la traduzione deve essere eseguita in uno dei modi seguenti:

dalle rappresentanze diplomatiche o consolari italiane presenti nello Stato estero da cui provengono gli atti e documenti pubblici, senza ulteriori adempimenti. Inoltre, per i Paesi non aderenti alla Convenzione dell’Aja, le rappresentanze diplomatiche o consolari italiane di solito provvedono sia alla legalizzazione diplomatica o consolare sia ad  autenticare la traduzione;

– per i Paesi aderenti alla Convenzione dell’Aja, nello Stato estero di provenienza, secondo le leggi del luogo: in questo caso, anche le firme dei notai o funzionari preposti all’autentica della traduzione devono essere apostillate dalle autorità locali competenti, se non provenienti da Belgio, Danimarca, Estonia, Francia, Germania, Irlanda, Lettonia, Ungheria, o non si ricada nei casi previsti dall’art. 6, paragrafo 2 del Regolamento (UE) 2016/1191 (vedi primo caso di esenzione sopra menzionato);

in Italia (sia per i Paesi Aja che non), dalle rappresentanze diplomatiche o consolari competenti per lo Stato estero di provenienza degli atti e documenti pubblici. In questo caso, le firme del personale consolare estero devono avere la legalizzazione prefettizia, salvo esenzioni;

 – in Italia (sia per i Paesi Aja che non), attraverso l’asseverazione (o giuramento) della traduzione, svolta da chi conosce la lingua di origine dell’atto o documento e quella italiana, con la produzione del verbale di giuramento, ricevuto dal cancelliere di qualsiasi Ufficio giudiziario, compreso l’Ufficio del Giudice di Pace o dal notaio, senza ulteriori adempimenti.

Abbiamo finito! Speriamo, davvero, di esserti stati d’aiuto e di averti schiarito le idee.

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