Legalizzazione e apostille per l’Arabia Saudita

Hai bisogno di legalizzare o per meglio dire “apostillare” dei documenti pubblici rilasciati in Italia per utilizzarli in Arabia Saudita o in un Consolato o in un’Ambasciata di questo Paese del Medio Oriente e non sai da dove cominciare?

Benissimo, allora questa è la guida giusta per te: ci trovi, infatti, tutte le informazioni che servono!

NOTA BENE!

In alternativa, puoi anche richiedere una consulenza telefonica gratuita di 15 minuti oppure, qualora non avessi tempo di fare da solo, affidare a noi la procedura di legalizzazione tramite apostille per l’Arabia Saudita. Contattaci!

1. Convenzione dell’Aja e apostille

L’Arabia Saudita, così come l’Italia e altre decine di Paesi in tutto il mondo, aderisce alla “Convenzione riguardante l’abolizione della legalizzazione di atti pubblici stranieri”, adottata all’Aja il 5 ottobre 1961, conosciuta semplicemente come Convenzione dell’Aja. 

Questo fa sì che, qualora dovessi far valere un documento pubblico italiano in Arabia Saudita oppure un documento pubblico saudita in Italia, sia sufficiente apporre l’apostille sullo stesso. In alcuni casi, potrebbe anche essere necessario tradurlo nella lingua del Paese destinatario.

Ma in cosa consiste, di fatto, la legalizzazione con apostille? Come abbiamo spiegato nell’articolo appena linkato, l’apostille è una procedura di legalizzazione semplificata che consiste nell’apporre, sull’atto da autenticare per il Paese Estero, una particolare dicitura, in sostituzione del doppio procedimento di legalizzazione nazionale e consolare.

In Italia, in particolare, tale procedura consiste nell’apposizione tramite timbro e firma (oppure sotto altra forma, come nel caso dell’apostille digitale, o “e-Apostille”, che in Italia non è ancora entrata in vigore) da parte di un pubblico ufficiale che attesti la qualifica di chi ha firmato il documento da apostillare. 

RICORDA!

L’apostille ha la facoltà di autenticare la firma di chi ha sottoscritto il documento pubblico, ma non vale a comprovare il contenuto del documento stesso. 

Inoltre, mentre l’apostille non ha scadenza, potrebbe averla l’atto apostillato, quindi ti consigliamo sempre di fare una verifica. La maggior parte dei documenti, infatti, scadono dopo 6 mesi (es.: Certificati del Casellario Giudiziale e dei Carichi Pendenti, Certificati, Estratti e Copie integrali di atti di nascita e di matrimonio e così via).

Un altro aspetto che ci teniamo sempre a sottolineare, al fine di non incorrere in inutili contrattempi, è che l’apostille può essere apposta solo su documenti firmati in originale; pertanto, tale procedura non può essere utilizzata su documenti rilasciati in digitale e senza firma a penna.

Qualora, poi, si fosse in possesso di una copia conforme del documento che si vuole presentare, tale copia dovrà già contenere anche l’apostille dell’atto originale. Sarà, inoltre, necessario apostillare anche la firma di chi autentica la copia conforme!

NOTA BENE!

Qualora trovassi tutto questo troppo complicato o avessi poco tempo per occupartene tu personalmente, possiamo farlo noi e tu non dovrai pensare a nulla. Ecco i nostri contatti!

2. Dove si richiede l’apostille per l’Arabia Saudita

A seconda della tipologia di atto da autenticare variano anche le autorità competenti all’apposizione dell’apostille o “postilla”, vale a dire:

Procura della Repubblica

  • Per tutti gli atti giudiziari provenienti da funzionari appartenenti al Ministero della Giustizia (come cancellieri, funzionari del Tribunale e giudici), quali sentenze, Certificati del Casellario Giudiziale e dei Carichi Pendenti e altri;
  • Per gli atti notarili e quelli provenienti dagli archivi notarili;
  • Per le traduzioni giurate o asseverate, in Tribunale o dinanzi a un Notaio.

Prefettura: per tutti gli atti non di competenza della Procura quali, ad esempio, i certificati anagrafici e di Stato Civile, i certificati scolastici e universitari, i documenti della Camera di Commercio, quelli emessi dalle ASL, dal Ministero della Salute, dall’AIFA, dalle Diocesi etc.

In entrambi i casi, occorre rivolgersi alla Procura/Prefettura territorialmente competente, ovvero all’autorità di riferimento rispetto all’area territoriale in cui l’atto o il documento è stato formato. Fanno eccezione solo i documenti emessi da autorità centrali quali il Ministero della Salute e l’AIFA, che sono normalmente apostillabili in tutte le Prefetture d’Italia.

Per alcuni atti, potrebbe inoltre essere necessario un ulteriore passaggio: è il caso dei documenti scolastici (come il diploma, la pagella etc.), per i quali è spesso richiesto anche il visto del Provveditorato agli Studi/Ufficio Scolastico Regionale, prima del passaggio in Prefettura.

RICORDA!

Su questo blog trovi delle guide specifiche per aiutarti con le procedure per apporre l’apostille in diverse Procure e Prefetture italiane. Puoi avvalerti del nostro motore di ricerca interno per trovare quella che ti interessa. Qualora non la trovassi, scrivici a info@multilex.it e ti forniremo direttamente le informazioni di cui hai bisogno!

3. Controlli da fare prima di chiedere l'apostille su un documento pubblico

In questo paragrafo ti forniamo una serie di suggerimenti utili al fine di prevenire alcuni possibili problemi in cui gli utenti possono incorrere quando devono apostillare un documento:

  • Prima di tutto, presta attenzione al fatto che la firma apposta sul documento da apostillare sia conforme a quella che il pubblico ufficiale ha registrato alla Prefettura o Procura della Repubblica di competenza. Questo perché il funzionario della Prefettura o della Procura della Repubblica deve paragonare la firma da apostillare a quella effettivamente e previamente registrata e potrebbe non apostillare (o chiedere conferma direttamente al firmatario prima di farlo, con conseguenti ritardi) una firma che appare molto diversa rispetto a quella registrata.
  • Soprattutto per gli atti che non sono stati rilasciati dalla Procura, assicurati sempre che il firmatario abbia effettivamente la firma registrata presso la Prefettura di competenza. Anche in questo caso, puoi chiedere direttamente al firmatario oppure (opzione consigliata, nonostante comporti un allungamento dei tempi) inviare una e-mail alla Prefettura con la richiesta e, in allegato, la scansione del documento.
  • Infine, qualora l’atto da apostillare fosse stato emesso da un notaio in pensione o deceduto, potrebbe essere necessario estrarlo dall’Archivio Notarile di competenza, firmato da un funzionario dell’Archivio con firma registrata nella rispettiva Procura di competenza, perché potrebbe essere non più apostillabile.

4. Posso mettere l'apostille in Italia su documenti provenienti dall'Arabia Saudita?

Nel caso in cui l’atto che devi apostillare fosse stato formato in Arabia Saudita, l’ente di riferimento è il Ministero degli Affari Esteri del Regno dell’Arabia Saudita. Pertanto, per apostillarlo, devi per forza rivolgerti presso l’autorità saudita competente (pagina in inglese). Qui trovi la medesima pagina in francese

La Cancelleria Consolare dell’Ambasciata d’Italia a Riad rimane a disposizione dell’utenza per approfondimenti all’indirizzo e-mail: riad.consolare@esteri.it.

Qualora, invece, il documento fosse stato emesso dall’Ambasciata o da un Consolato saudita in Italia, questo potrà essere legalizzato (e non apostillato!) presso una Prefettura italiana

RICORDA!

Per agevolare la procedura di legalizzazione di un documento rilasciato da un’Ambasciata, chiedi che sia emesso in italiano o su modello bilingue (italiano-inglese oppure italiano-arabo).

5. Cosa fare se il documento non è legalizzabile/apostillabile

Un’eventualità che non di rado affligge gli utenti è quella di dover apostillare documenti che, in Italia, risultano non legalizzabili/apostillabili, come nel caso di atti e contratti tra privati. 

Che fare, allora, in questi casi? Il nostro consiglio è quello di ricorrere a un escamotage che consiste nell’eseguire una copia conforme (detta anche “copia autentica”) dell’atto dinanzi a un pubblico ufficiale quale un Notaio o un funzionario del Comune. 

In questo modo, il documento privato si “trasforma” in una copia “pubblica” che, a differenza dell’atto originario, può essere apostillata in Procura (se la copia è fatta dinanzi a Notaio) oppure in Prefettura (se la copia è fatta dinanzi a un ufficiale del Comune).

NOTA BENE!

Trattandosi di un espediente, in alcuni casi questa soluzione potrebbe non essere praticabile. Dunque, è sempre bene controllare la validità con l’ente straniero destinatario del documento.

6. Ambasciata e Consolati dell'Arabia Saudita in Italia

Ecco di seguito indirizzi, orari e contatti delle sedi dell’Ambasciata e dei Consolati dell’Arabia Saudita presenti nel nostro Paese.

– Sezione Consolare dell’Ambasciata dell’Arabia Saudita a Roma

  • Indirizzo: Via P Raimondi, 14
  • Telefono: +39 06.88.40.807 – 06.85.51.641
  • E-mail: consolato@arabia-saudita.it
  • Orari: dal lunedì al venerdì, dalle ore 10:00 alle 12:00 (consegna e ritiro documenti)
  • Circoscrizione: tutto il territorio della Repubblica Italiana

– Consolato Generale dell’Arabia Saudita a Milano

  • Indirizzo: Via Lodovico Settala, 19
  • Circoscrizione: Lombardia, Veneto, Piemonte, Liguria, Trentino-Alto Adige, Friuli Venezia-Giulia, Valle d’Aosta ed Emilia-Romagna

RICORDA!

Il Ministero degli Esteri italiano pubblica e aggiorna costantemente una lista delle Rappresentanze Diplomatiche straniere in Italia, da cui abbiamo estrapolato le informazioni presenti in questo paragrafo.

7. Traduzione dei documenti apostillati per l’Arabia Saudita

Una volta che avrai apostillato i documenti, potrebbe essere necessario tradurli in inglese o in un’altra delle lingue accettate dall’ente saudita cui i documenti sono destinati.

In Italia è possibile ricorrere, in questi casi, alla traduzione giurata (o asseverata) in Tribunale o dinanzi a un Notaio. Questa, però, non viene generalmente accettata in Paesi esteri come l’Arabia Saudita, per i quali è richiesta di solito una traduzione certificata o legalizzata.

NOTA BENE!

Prima di scegliere un tipo di traduzione, informati presso l’ente saudita destinatario del documento per evitare traduzioni inutilizzabili. 

Se l’ente non risponde o le spiegazioni sono insufficienti, la soluzione più sicura è far tradurre il documento direttamente in Arabia Saudita dopo averlo apostillato. Questo eviterà sprechi di tempo e denaro.

8. Conclusioni

In questa guida abbiamo visto quale sia la procedura corretta per legalizzare/apostillare documenti pubblici destinati all’Arabia Saudita. 

Se avessi bisogno di ulteriori informazioni, puoi richiedere una consulenza telefonica di 15 minuti senza alcun costo! 

CONTATTACI!

Vuoi che qualcuno si occupi di apostillare al posto tuo un documento per l’Arabia Saudita? Ci pensiamo noi! Possiamo anche occuparci di tradurlo.

Compila il modulo presente in questa pagina oppure inviaci un’e-mail a info@multilex.it e sarai ricontattato quanto prima da uno dei nostri addetti.

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