Se stai leggendo questa guida è perché hai bisogno di presentare negli Emirati Arabi Uniti uno o più documenti rilasciati da un’autorità pubblica italiana e devi legalizzare la firma apposta su di essi dal Notaio o dal funzionario del Comune, della Camera di Commercio, del Tribunale etc.
In assenza di accordi internazionali più favorevoli, gli atti e documenti pubblici formati in Italia, per avere validità all’estero, sono soggetti a un doppio procedimento di legalizzazione: uno nazionale ed uno da parte della rappresentanza diplomatica o consolare (sita in Italia) dello Stato a cui è destinato il documento.
Cos’è la legalizzazione di firma?
Ai sensi dell’Articolo 1, comma 1, lett. l del DPR 28 dicembre 2000, n. 445, è “l’attestazione ufficiale della legale qualità di chi ha apposto la propria firma sopra atti, certificati, copie ed estratti, nonché dell’autenticità della firma stessa”.
Uno degli strumenti ideati a livello internazionale per semplificare tale procedura è quello dell’“Apostille”, introdotta dalla Convenzione dell’Aia del 1961: una speciale dicitura che viene apposta sull’atto e ne attesta l’autenticità, sostituendo così, negli Stati che hanno aderito alla Convenzione, il doppio procedimento di legalizzazione.
Gli Emirati Arabi Uniti, tuttavia, non hanno ancora aderito alla Convenzione dell’Aia. Per questo motivo, gli atti e documenti pubblici italiani da far valere presso le autorità pubbliche (o private) emiratine vanno sottoposti al doppio procedimento di legalizzazione.
Come anticipato, tale procedimento prevede una legalizzazione in Italia e, successivamente, una legalizzazione presso la rappresentanza diplomatica o consolare degli Emirati Arabi Uniti presente sul suolo italiano.
Per prima cosa, devi individuare l’organo italiano competente alla legalizzazione del tuo documento. La competenza dipende dal tipo di documento da legalizzare:
Se i documenti da legalizzare sono atti giudiziali (in sostanza, tutti quelli formati da organi appartenenti al Ministero della Giustizia) e notarili, devi recarti presso la Procura della Repubblica.
Esempi di documenti legalizzabili presso la Procura della Repubblica sono:
Per quanto riguarda, invece, gli atti emessi dalla Camera di Commercio, industria, artigianato e agricoltura, è quest’ultima che provvede direttamente alla legalizzazione. Ciò vale per i Paesi che non hanno aderito alla Convenzione dell’Aia. Per quanto riguarda i Paesi che hanno aderito a tale Convenzione, invece, l’apposizione dell’Apostille per la legalizzazione degli atti emessi dalla Camera di Commercio è di competenza della Prefettura.
Esempi di documenti che vengono legalizzati dalla Camera di Commercio sono:
C’è un grosso “ma” per i documenti emessi e legalizzati dalla CCIAA: i Consolati emiratini in Italia accettano solo documenti firmati da Prefettura e Procura. Pertanto, è bene passare comunque attraverso la Prefettura di competenza per la legalizzazione di documenti della Camera di Commercio, sebbene sia una procedura “irrituale”.
Sulla base della nostra esperienza, le maggiori Prefetture in Italia sono a conoscenza di tale circostanza (che accomuna i consolati emiratini a quelli del Qatar, per esempio) e procedono, pertanto, nonostante l’irritualità della stessa, alla relativa legalizzazione.
Per tutti gli altri atti devi rivolgerti alla Prefettura – Ufficio Territoriale del Governo (nota bene: le funzioni prefettizie sono svolte, nella Regione Trentino-Alto Adige, dai Commissariati di Governo per le Province di Trento e di Bolzano e, nella Regione Valle d’Aosta, dalla Presidenza della Regione).
Esempi di documenti legalizzabili presso la Prefettura sono:
Se hai bisogno di supporto nell’individuazione delle modalità idonee alla legalizzazione dei tuoi documenti, puoi chiedere a noi.
Una volta individuato, devi recarti presso l’organo competente alla legalizzazione nazionale. Prima di andare, però, verifica che:
– la persona che ha firmato la documentazione da legalizzare abbia la propria firma depositata presso l’ente legalizzatore (cioè presso la Prefettura o la Procura);
– la firma sia stata apposta in una maniera molto simile a quella in cui è registrata;
– non vi sia necessità di fissare un appuntamento.
Porta con te il documento da legalizzare, che dovrà riportare la firma in originale.
Di norma, la documentazione da legalizzare presso la Procura, la Prefettura o la Camera di Commercio, può essere presentata da chiunque, senza bisogno di delega da parte dell’interessato. Tuttavia, è sempre meglio accertarsi di ciò consultando la pagina dedicata alla legalizzazione del rispettivo ente o chiamare il servizio informazioni.
Ricorda: in ogni caso, è necessario specificare lo Stato estero di destinazione.
Se hai bisogno di assistenza per uno o tutti i punti spiegati sopra, contattaci, siamo qui per aiutarti. Possiamo aiutarti in diversi modi:
Una volta ottenuta la legalizzazione nazionale presso l’organo italiano competente, dovrai procedere alla legalizzazione consolare presso le rappresentanze diplomatiche o consolari emiratine in Italia, ma sempre che il documento non sia già in inglese o arabo.
Se non lo è, dovrai eseguire una traduzione giurata in Tribunale e poi legalizzare il giuramento della traduzione in Procura della Repubblica per gli Emirati Arabi Uniti.
A questo punto, potrai procedere con la legalizzazione consolare e, in questo caso, l’unica autorità competente è l’Ambasciata degli Emirati Arabi Uniti a Roma.
Il procedimento di legalizzazione consolare prevede una prima fase informatizzata da effettuare online, attraverso una piattaforma messa a disposizione dal Ministero degli Affari Esteri e della Cooperazione internazionale degli Emirati Arabi Uniti nel proprio sito web. Puoi accedervi cliccando qui e poi su “Start Service“.
Nel momento in cui scriviamo (estate 2024) l’unico Consolato attivo per la legalizzazione è quello di Roma.
Per prima cosa, se non sei già registrato, dovrai farlo come società o persona fisica. In questo secondo caso, segui le istruzioni a schermo e dovrai scaricare l’app UAE PASS, su Google Play o su App Store.
Terminata la registrazione, dovrai accedere al sito. Se fai log in come società (“Company Login”), potresti ricevere una email da no-reply_info@mofa.gov.ae con una password temporanea (OTP) che dovrai inserire nell’apposito campo e dovrai flaggare “Non sono un robot” e solo dopo potrai accedere. Dopo l’accesso, vai alla sezione per le legalizzazioni e poi clicca su “Start Service”.
Ti si aprirà la sezione “Where would you like to attest?” e dovrai cliccare sull’immagine a destra “UAE Embassy and Consulate abroad”. Nello spazio “Select Country”, digita “Italian Republic” e clicca sul risultato. In “Select Mission”, attualmente, puoi selezionare solo “UAE Embassy in Rome”. Ora clicca su “Next”.
Nella sezione “Document type”, clicca sul tipo di documento, facendo molta attenzione a quale scegli. Nella pagina “Attestations guide” è possibile visualizzare una lista completa di tutti i tipi di documenti che possono essere legalizzati, divisi in base alla tipologia e all’origine del documento, con i relativi costi per la legalizzazione espressi in dirham (AED), la valuta degli Emirati Arabi Uniti.
NB: In questa guida non trattiamo la legalizzazione di fatture, in quanto si tratta di una procedura a parte, molto diversa.
Nella casella “Origin of Document”, seleziona “Issued outside UAE” e nella casella “Total Number of documents to be attested”, inserisci il numero di documenti della tipologia selezionata.
Alla domanda “Is Document(s) are attested by the Ministry of Foreign Affairs of Italian Republic or an approved governing body for UAE Embassy/Consulate in Italian Republic ?”, seleziona “Yes”.
Ora puoi cliccare su “Add”.
Se hai altre tipologie di documenti da aggiungere, clicca su “+Add New” e ripeti la procedura descritta sopra.
Ora, puoi finalmente cliccare su “Submit”.
Nel caso in cui inoltri la richiesta e questa vada a buon fine, riceverai dall’indirizzo no-reply_info@mofaic.gov.ae una email che indicherà “Request submitted successfully” e riporterà il numero di riferimento relativo ad essa (il cosiddetto “Reference number” che vedrai nella email, un lungo codice alfanumerico).
A questo punto, nella schermata di pagamento che ti si aprirà, verifica che sia tutto corretto, sia in termini di prezzo che di numero di documenti, e spunta la casella accanto a “I acknowledge that all the above stated information is valid, and I will be legally accountable in case any of such information is incorrect.” e clicca su “Pay”.
Non appena il pagamento risulterà essere andato a buon fine, riceverai un’email dal titolo “Payment processed successfully”. Questa email conterrà al suo interno, nuovamente, il “Reference number” e anche un numero di ricevuta di pagamento, il “Receipt number”.
Puoi recuperare le tue richieste nella sezione “My Workspace”.
Una volta che avrai ricevuto l’email “Payment processed successfully”, e che quindi il pagamento sarà andato a buon fine, potrai recarti personalmente presso l’Ambasciata degli Emirati Arabi Uniti a Roma per consegnare i documenti recanti le firme in originale ed ottenere la legalizzazione.
Ricorda di stampare e portare con te l’email di avvenuto pagamento, perché ti verrà chiesto di mostrarla.
La legalizzazione non avviene a vista, ma bisogna aspettare orientativamente 3 giorni lavorativi per poter ritirare i documenti legalizzati. Quando i documenti saranno pronti per il ritiro, riceverai una email avente come oggetto “Attestation Request – Completed”.
L’Ambasciata degli Emirati Arabi Uniti a Roma è sita in Via della Camilluccia n. 492.
Orari:
Dal lunedì al venerdì, dalle 10:00 alle 11:30.
Sabato: Chiuso
Domenica: Chiuso
Numero di telefono dell’Ambasciata degli Emirati Arabi a Roma da contattare per eventuali chiarimenti in merito alla legalizzazione: (+39) 06 363 066 18
Se hai bisogno di assistenza per uno o tutti i punti spiegati in questa guida, contattaci, siamo qui per aiutarti. Possiamo farlo in diversi modi:
