Visti e legalizzazione alla Camera di Commercio di Roma

Se devi richiedere visti e/o la legalizzazione alla Camera di Commercio (CCIAA) di Roma su un documento commerciale, in questa guida troverai tutto quello che c’è da sapere al riguardo.

Le imprese iscritte alla Camera di Commercio che operano nel settore delle esportazioni spesso si trovano a dover richiedere visti e legalizzazioni su fatture o altri documenti prima della presentazione di questi ultimi ai Paesi esteri destinatari. Non ti resta che leggere questa guida e scoprire di più oppure puoi delegarci: saremo lieti di aiutarti.

Qui trovi i nostri contatti! Possiamo occuparci anche dell’eventuale e successiva traduzione legalizzata, certificata o giurata.

1. Cos’è il visto?

Attraverso il visto si effettua un controllo di legittimità della firma del soggetto firmatario (legale rappresentante o titolare dell’impresa), sulla base di quanto risulta dalla visura camerale. Di conseguenza, la capacità di firma del firmatario deve risultare dal Registro Imprese della Camera di Commercio di competenza.

Il visto può essere apposto su fatture o dichiarazioni rese dalle imprese, attestazioni tecniche, documenti utili per avviare rapporti commerciali con l’estero (ad esempio, procure, mandati di rappresentanza in Paesi esteri, forme contrattuali con partner esteri, dichiarazioni e attestazioni per partecipare a bandi e gare internazionali).

Il visto non può essere apposto su documenti contenenti cenni discriminatori verso altri Stati o dichiarazioni non coincidenti con l’origine attestata nel certificato di origine.

2. Diverse tipologie di visti

2.1. Visto di deposito

Può essere richiesto per ultimare operazioni con l’estero e va apposto sui documenti inerenti all’esportazione. Questo tipo di visto è un semplice visto di deposito che viene apposto dall’Ufficio competente in calce all’originale del documento e attesta esclusivamente che una copia del documento è agli atti della Camera di Commercio, senza alcun riconoscimento o responsabilità circa il contenuto del documento stesso. La richiesta del visto di deposito va avanzata telematicamente. 

2.2. Visto dei poteri di firma su fatture

Questo tipo di visto, a differenza di quello descritto sopra, viene richiesto specificamente sulle fatture destinate all’esportazione delle merci e, in questo caso, le fatture devono essere necessariamente timbrate e firmate solo da chi ha poteri di rappresentanza.

In pratica, attraverso questa attestazione, la Camera di Commercio autentica la firma del rappresentante legale della società.

Infatti, anche in questo caso, attraverso il visto non si attesta l’ esattezza e/o l’attendibilità delle indicazioni e dichiarazioni rese da chi sottoscrive i documenti; apponendo il visto si effettua un controllo di legittimità della firma del soggetto firmatario quale legale rappresentante dell’impresa.

Spesso, abbinato al visto dei poteri di firma, viene richiesto dai Paesi esteri destinatari, il Visto Ex Upica (legalizzazione di firma) sui documenti destinati all’esportazione.

2.3. Visto dei poteri di firma su Contratti, Procure, Mandati di rappresentanza, Dichiarazioni

Anche questo tipo di attestazione  è necessario per avviare rapporti commerciali con l’estero. La documentazione interessata (in lingua inglese, francese o spagnola), deve essere firmata necessariamente da colui che ha i poteri di firma (i quali dovranno risultare dalla visura del Registro delle Imprese). I documenti devono essere accompagnati dalla traduzione in italiano e dalla dichiarazione sostitutiva di atto notorio che serve ad attestare che la traduzione in lingua italiana corrisponde a quanto riportato in lingua straniera.

Il visto apposto sul documento è esclusivamente in lingua italiana e inglese. La modalità di richiesta prevista è sempre telematica. In questo caso, oltre all’eventuale delega, alla pratica telematica va allegata anche la traduzione.

3. Come avanzare la richiesta di visto

La richiesta va avanzata tramite applicativo Cert’O e i documenti interessati dovranno essere firmati digitalmente (è preferita la firma con modalità PADES).

L’accesso al servizio on line è subordinato alla registrazione su questo portale (effettua il login se sei già registrato) e all’adesione del servizio “Stampa in azienda”. Infatti, nel caso in cui la società non abbia ancora aderito al suddetto servizio, deve farlo inviando una PEC a commercioestero@rm.legalmail.camcom.it allegando la dichiarazione sostitutiva di atto notorio a conferma dell’esistenza di alcuni requisiti essenziali: ad esempio, l’assenza di violazioni gravi o ripetute della normativa doganale e fiscale, assenza di condanne per reati gravi in relazione all’attività economica del richiedente, assenza di domande di autorizzazione rifiutate o sospese e di revoca di autorizzazioni dovute a violazioni delle norme doganali (in riferimento agli ultimi tre anni).

La modalità “Stampa in azienda” è una procedura che consente alle imprese di stampare in azienda sia il Certificato di Origine sia documenti che, come in questo caso, essendo destinati all’esportazione, necessitano di visti.

Ottenuta l’abilitazione alla procedura “Stampa in azienda” dovrai procedere alla pratica telematica e versare il contributo di euro di euro 3,00 telematicamente seguendo la procedura indicata dal sistema.

Ricorda che le fatture e ogni altro documento allegato alla pratica telematica  devono essere firmate digitalmente con Pades. L’eventuale delega può essere attribuita a intermediari solo per l’inoltro della pratica e la delega va allegata alla pratica telematica. Ti lasciamo qui il manuale (reso da InfoCamere) che spiega nel dettaglio tutta la procedura dell’inoltro della pratica.

L’Ufficio svolgerà una verifica su tutti i requisiti richiesti per questa pratica e, finita l’istruttoria, il documento richiesto verrà inviato tramite PEC e dovrà essere stampato a cura dell’impresa richiedente.

Se il Paese estero destinatario dei documenti ha esplicitamente richiesto che la Camera firmi e timbri in originale i documenti scrivi una email a commercioestero@rm.camcom.it. Il funzionario ti darà il primo appuntamento disponibile. L’Ufficio interessato è aperto al pubblico dal lunedì al venerdì, dalle ore 08:45 alle ore 12:30 e dalle ore 13:30 alle ore 14:45.

4. In cosa consiste la legalizzazione di firma (ex visto UPICA)?

Il procedimento di legalizzazione consiste nell’attestazione della qualità legale del Pubblico Ufficiale (in questo caso il funzionario camerale) che ha apposto la propria firma su un documento, nonché dell’autenticità della firma stessa.

Devi richiedere la legalizzazione (ex visto UPICA) alla Camera di Commercio di Roma se si tratta di atti e documenti formati dalla Camera di Commercio stessa.

Tuttavia, se si tratta di atti e documenti destinati a Stati che hanno aderito alla Convenzione dell’Aja 1961 (per i quali serve l’apposizione dell’apostille in luogo della legalizzazione), devi avanzare la tua richiesta alla Prefettura di Roma, anche se i documenti sono della Camera di Commercio.

5. Richiesta di legalizzazione

La richiesta di legalizzazione può essere avanzata sia su documenti vistati (attraverso la procedura telematica) che su quelli non vistati come Certificati del Registro Imprese di Roma, ad esempio il Certificato Camerale.

Per i documenti non vistati, ad esempio il Certificato di Iscrizione al Registro delle Imprese, dato che la presentazione è cartacea, occorre prendere appuntamento. 

L’ Ufficio competente presso la Camera di Commercio di Roma è l’Area VI “Attività abilitative ed ispettivo sanzionatorie” – Struttura “Metrologia legale sicurezza prodotti e commercio estero”. L’Ufficio è aperto dal lunedì al venerdì, dalle ore 08:45 alle ore 12:30 e dalle ore 13:30 alle ore 14:45. Prima di recarti allo sportello, devi richiedere un appuntamento e, in questa guida (sezione “Richiesta allo sportello”), trovi nel dettaglio la relativa procedura di prenotazione.

In ogni caso, il costo per ogni legalizzazione è di euro 3,00 da versare attraverso la procedura telematica o, per la legalizzazione di firma su Certificati del Registro Imprese di Roma, allo sportello (non accettano contanti).

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