Legalizzazione e apostille per l’Austria

Devi richiedere la legalizzazione e apostille su un atto italiano destinato all’Austria o viceversa? Tranquillo, dopo aver letto questa guida potrai sbrigare questa pratica anche da solo! 

1. Apostille o legalizzazione per l’Austria?

Questo Stato dell’Europa centrale appartiene, proprio come l’Italia, all’elenco di Paesi che hanno aderito alla Convenzione dell’Aja del 1961. 

Pertanto, per la legalizzazione di atti pubblici italiani da far valere in Austria puoi ricorrere alla procedura semplificata con apostille, che sostituisce la procedura standard con passaggio in consolato.

2. Esenzioni da legalizzazione e apostille per l’Austria

Fino a qui tutto chiaro, se non fosse che per l’Austria sono presenti numerose deroghe. Vediamole nel dettaglio!

Ai sensi del Regolamento (UE) 2016/1191 risultano esenti da legalizzazione e apostille tutti quei documenti pubblici attestanti le seguenti condizioni giudiziarie, anagrafiche o di Stato Civile: 

• nascita;
• esistenza in vita;
• decesso;
• nome;
• matrimonio (compresi la capacità di contrarre matrimonio e lo stato civile);
• separazione, divorzio o annullamento del matrimonio; 
• unione registrata, compresa la capacità di sottoscrivere un’unione registrata e lo stato di unione registrata; 
• scioglimento di un’unione registrata, separazione personale o annullamento di un’unione registrata; 
• filiazione o adozione; 
• domicilio e/o residenza; 
• cittadinanza; 
• assenza di precedenti penali, a condizione che i documenti pubblici riguardanti tale fatto siano rilasciati a un cittadino dell’Unione dalle autorità del suo Stato membro di cittadinanza; 
• documenti pubblici per esercitare il diritto di votare e di candidarsi alle elezioni comunali e alle elezioni del Parlamento europeo nello Stato di residenza diverso da quello di cittadinanza.

Sono, inoltre, vigenti altre esenzioni, introdotte a loro volta da specifici accordi sottoscritti tra l’Austria e altri Paesi tra cui l’Italia. Alcune di queste sono state recepite anche nel succitato Regolamento UE. In particolare: 

• La Convenzione di Atene del 15 settembre 1977 ha stabilito l’esenzione dalla legalizzazione o altra formalità equivalente (compresa, dunque, l’apostille) per 1) gli atti e documenti riguardanti lo Stato Civile, la capacità o la situazione familiare delle persone fisiche, la loro nazionalità, il loro domicilio o la loro residenza, qualunque sia l’uso per i quali sono richiesti e per 2) tutti gli atti e documenti che vengono prodotti per la celebrazione di un matrimonio o per la formazione di un atto di Stato Civile. Tale esenzione si estende anche alle traduzioni, purché provenienti da una “autorità qualificata” in base alla normativa vigente nello Stato di provenienza degli atti;
• L’Accordo tra la Repubblica italiana e la Repubblica d’Austria firmato a Vienna il 29 marzo 1990 ha ribadito nei rapporti tra Italia e Austria quanto già concordato con la Convenzione di Atene del 15 settembre 1977;
• La Convenzione di Londra sottoscritta il 7 giugno 1968 ha, altresì, introdotto l’esenzione dalla legalizzazione per gli atti redatti ufficialmente dai rappresentanti diplomatici o consolari di una parte contraente, “nell’esercizio delle loro funzioni sul territorio di qualsiasi Stato, e che devono essere esibiti sul territorio di un’altra parte contraente, oppure ai rappresentanti diplomatici o consolari di un’altra parte contraente, esercitanti le loro funzioni sul territorio di uno Stato non aderente alla presente convenzione.”
• La Convenzione di Monaco del 5 settembre 1980 ha, invece, abolito l’obbligo di traduzione, legalizzazione e apostille riguardo il Certificato di capacità matrimoniale redatto sul modulo plurilingue per la celebrazione del matrimonio negli Stati in cui la Convenzione è vigente.
• Infine, la Convenzione di Vienna dell’8 settembre 1976 ha sancito la non obbligatorietà di traduzione e di apostille per gli estratti dello Stato Civile (vale a dire l’Estratto multilingue di nascita, l’Estratto multilingue di morte e l’Estratto multilingue di matrimonio) qualora, per il loro rilascio, sia stato utilizzato il modello plurilingue previsto da tale Convenzione. Va comunque evidenziato che eventuali annotazioni presenti negli estratti saranno riportate in italiano e andrebbero comunque tradotte in tedesco secondo le indicazioni presenti nel relativo paragrafo.

3. Dove richiedere l’apostille per l’Austria

Tenendo conto delle precedenti esenzioni, l’apostille su atti pubblici italiani destinati all’Austria deve essere richiesta:

• alla Procura della Repubblica, per tutti gli atti giudiziali (tutti quelli che vengono emanati dal Ministero della Giustizia, come ad esempio i Certificati dei Carichi Pendenti) emessi nel territorio di competenza di un Tribunale, per gli atti notarili di quella circoscrizione e per le traduzioni giurate o asseverate dinanzi a un notaio, a un funzionario di un Tribunale o un Giudice di Pace;
• alla Prefettura territorialmente competente in base al luogo dove l’atto è stato redatto, per tutti gli atti e documenti pubblici rilasciati da Comuni e altri enti pubblici (ad esempio: certificati anagrafici, universitari e scolastici) e i documenti emessi dalle Camere di Commercio, dalle Asl e dalle Diocesi. 

Valuta, però, che in Trentino-Alto Adige/Südtirol la competenza è del Commissariato di Governo per le Province di Trento e di Bolzano, mentre in Valle d’Aosta la competenza è della Presidenza della Regione. 

Inoltre, i documenti rilasciati da autorità centrali (come il Ministero della Salute e l’AIFA) possono essere apostillati presso qualsiasi Prefettura d’Italia.

4. Posso apostillare in Italia dei documenti provenienti dall’Austria?

In via generale, gli atti rilasciati da enti austriaci che necessitano di apostille (vale a dire quelli che non rientrano tra i numerosi casi di esenzione previsti), non possono essere apostillati in Italia, ma devono essere autenticati direttamente dalle autorità locali designate, che puoi visionare nella pagina del sito ufficiale della Convenzione dell’Aja (in lingua inglese).

In tale pagina viene indicato, inoltre, che le Ambasciate e i Consolati austriaci (tranne quelli onorari) possono anche apostillare (oltre che emettere) alcuni tipi di documenti, tra i quali:

– Atti ed estratti dello Stato Civile;

– Nulla osta al matrimonio;

– Attestazione di Cittadinanza;

– Certificato Penale.

L’apostille sui documenti menzionati viene apposta dal Consolato o dall’Ambasciata come etichetta sul documento o su una seconda pagina collegata inscindibilmente.

L’Apostille sui documenti menzionati sarà apposta come etichetta sul documento o su una seconda pagina inseparabilmente collegata

5. Limitazioni per l’Austria

La Convenzione dell’Aja non è vigente, a causa di obiezioni sollevate dalle autorità austriache, tra l’Austria e i seguenti Paesi: Burundi, Kosovo, Kyrghizistan, Mongolia, Pakistan, Senegal, Tagikistan, Tunisia e Uzbekistan. 

Qualora, pertanto, dovessi presentare documenti austriaci in questi Paesi, preoccupati di eseguire la doppia legalizzazione (cioè nazionale in Austria più quella consolare presso il Consolato, in Austria, del Paese destinatario del documento austriaco).

6. Ambasciata e Consolati austriaci in Italia

– Sezione consolare dell’Ambasciata a Roma

• Indirizzo: Viale Bruno Buozzi, 111 
• Telefono: 06 8418212 – Fax 06 85352991
• E-mail: rom-ka@bmeia.gv.at
• Circoscrizione: Tutto il territorio della Repubblica Italiana

– Consolato generale di Milano

• Indirizzo: Piazza del Liberty, 8/4 
• Telefono: 02 7780780 – Fax 02 783625
• E-mail: mailand-gk@bmeia.gv.at
• Circoscrizione: Piemonte, Valle d’Aosta, Lombardia, Trentino Alto Adige, Veneto, Friuli Venezia Giulia, Liguria, Emilia Romagna

– Consolato onorario di Bari

• Indirizzo: Via Domenico Nicolai, 21 
• Telefono: 080 2223037 – Fax 080 889 8268
• E-mail: marzio.musolino@smade.com
• Circoscrizione: Puglia

– Consolato onorario di Bologna

• Indirizzo: Galleria del Leone, 2 
• Telefono: 051 267644 – Fax 051 0195100
• E-mail: consolatoaustria.bo@gmail.com
• Circoscrizione: Emilia Romagna

– Consolato onorario di Cagliari 

• Indirizzo: Via Vittorio Emanuele Orlando, 17 – c/o Studio Legale Sardalegal 
• Telefono: 070 7568805 – Fax 070 8003021
• E-mail: info@oehk-sardinien.eu
• Circoscrizione: Sardegna

– Consolato onorario di Firenze

• Indirizzo: Lungarno A. Vespucci, 58 
• Telefono: 055 2654222 – Fax 0574 7337779
• E-mail: cons.austria@alpiworld.it
• Circoscrizione: Toscana

– Consolato onorario di Genova

• Indirizzo: Via Assarotti, 5 
• Telefono: 010 8393983 – Fax 010 8393983
• E-mail: consolatoaustria.ge@libero.it
• Circoscrizione: Liguria

 – Consolato onorario di Napoli

• Indirizzo: Via G. Ricciardi, 10 
• Telefono e Fax: 081 5534372
• E-mail: consolatoaustria.napoli@gmail.com
• Circoscrizione: Campania, Basilicata, Calabria

– Consolato onorario di Palermo

• Indirizzo: Piazza Acquasanta, 12 
• Telefono: 091 549338
• E-mail: consolatoaustria.pa@gmail.com
• Circoscrizione: Sicilia

– Consolato onorario di Torino

• Indirizzo: Corso Francia, 11 
• Telefono: 011 4335516 – Fax 011 4335503
• E-mail: m.demaria@demariaeassociati.com
• Circoscrizione: Piemonte, Valle d’Aosta

– Consolato onorario di Trieste

• Indirizzo: Piazza della Borsa, 14 – presso Camera di Commercio, stanza 203 
• Telefono: 0402 419098
• E-mail; consolatoaustria.ts@gmail.com
• Circoscrizione: Friuli Venezia Giulia

– Consolato onorario di Venezia

• Indirizzo: Palazzo Condulmer – Santa Croce, 251 
• Telefono: 041 5240556 – Fax 041 5242151
• E-mail: consolato.austria@zoppas.com
• Circoscrizione: Città Metropolitana di Venezia e Province di Belluno, Padova, Rovigo, Treviso

– Consolato onorario di Verona

• Indirizzo: Piazza Bra, 10 
• Telefono: 335 7189051
• E-mail: consolatoaustria.vr@gmail.com
• Circoscrizione: Province di Verona e Vicenza

Fonte: lista delle Rappresentanze Diplomatiche straniere in Italia pubblicata e costantemente aggiornata dal Ministero degli Esteri italiano.

7. La traduzione di atti e documenti apostillati

In genere, i documenti, dopo essere stati apostillati, vanno tradotti in una delle lingue ufficiali del Paese destinatario, che, nel caso dell’Austria, è il tedesco.

In Italia, viene usata come traduzione ufficiale la traduzione giurata o asseverata, ma potrebbe anche essere richiesta la traduzione certificata. Ti suggeriamo, pertanto, di chiedere chiarimenti a riguardo contattando l’ente austriaco destinatario dei documenti apostillati.

8. Quali atti per l’Austria non possono essere apostillati

Aldilà dei documenti per i quali è prevista l’esenzione sia dalla legalizzazione sia dall’apostille, quest’ultima non può essere apposta su: 

• documenti scaduti;
• atti privati;
• atti pubblici non firmati da pubblici ufficiali con firma registrata.

Ad eccezione dei primi, che non possono essere legalizzati in alcun modo poiché non più validi, i documenti privati, o quelli pubblici firmati da un funzionario che non abbia depositato la propria firma in Procura/Prefettura, possono essere legalizzati facendo prima emettere una copia conforme o “copia autentica” dell’atto in questione e poi facendo apostillare la copia stessa in Procura, se la copia è stata autenticata da un Notaio, oppure in Prefettura, se la copia è stata autenticata in Comune.

9. Consigli finali per non commettere errori con l’apostille

Prima di procedere alla richiesta di apostille su di un atto pubblico, controlla che la firma apposta sull’atto sia simile a quella registrata dal firmatario in Procura o Prefettura. 

Qualora le due firme differissero molto, infatti, il funzionario incaricato di mettere la postilla potrebbe sospendere la procedura per fare delle verifiche!

Il modo più rapido per fare questo controllo consiste nel contattare direttamente il firmatario. Quella meno veloce, ma talvolta l’unica possibile, prevede di scrivere un’e-mail all’organo dove la firma è stata depositata. 

Se sei fortunato, questi ti risponderà nel giro di qualche giorno lavorativo, ma potrebbe anche volerci molto di più!

10. Conclusioni

Ora sai proprio tutto su come fare la legalizzazione e apostille di atti e documenti rilasciati nel nostro Paese per l’Austria (e viceversa).