Hai un atto notarile redatto da un Notaio italiano, devi inviarlo ad un Paese che ha sottoscritto la Convenzione dell’Aja e non sai come procedere per autenticarlo mediante apposizione del timbro di apostille? Questa breve guida ti fornirà tutti gli elementi essenziali per capire cosa fare.
Nell’ordine ti spiegheremo che cos’è l’apostille, quali organi di competenza hanno l’autorità di apporre l’apostille in Italia, quali esenzioni da questa procedura riguardano gli atti notarili e quando, ai fini del loro riconoscimento da parte dell’autorità estera, sia anche necessario effettuare una traduzione dell’atto notarile in una lingua riconosciuta dal Paese destinatario del documento.
L’apostille è una procedura di autentica di firma introdotta dalla Convenzione dell’Aja atta a permettere più facilmente il riconoscimento di atti pubblici rilasciati da un Paese firmatario e destinati ad un altro Paese firmatario. Nei rapporti tra Paesi firmatari essa sostituisce la più lunga procedura di autentica chiamata legalizzazione, la quale si suddivide in legalizzazione nazionale (da effettuare presso un organo di competenza del Paese che ha rilasciato i documenti) e legalizzazione consolare (da effettuare presso le rappresentanze consolari e diplomatiche del Paese destinatario dei documenti che risultino competenti per il Paese di rilascio).
Ricorda che, nel caso in cui i documenti oggetto del provvedimento siano documenti consolari, ossia documenti rilasciati da una rappresentanza consolare o diplomatica, è necessario ricorrere alla procedura di legalizzazione, salvo esenzioni (quali, ad esempio, quelle derivanti dagli effetti della Convenzione di Londra del 7 giugno 1968, della Convenzione di Bruxelles del 25 maggio 1987 e del Regolamento UE 2016/1191), poiché i documenti consolari non possono mai essere apostillati.
L’apostille semplifica la procedura perché rende il processo di autentica monofase: è, infatti, necessario che il documento venga autenticato solo a livello nazionale per poter essere riconosciuto dall’autorità estera. Ciò significa che viene meno la necessità di doversi rivolgere anche alle autorità consolari e diplomatiche del Paese destinatario affinché il documento venga riconosciuto.
La procedura è applicabile a tutti quei documenti pubblici, quali, ad esempio, gli atti notarili, che non siano documenti consolari, siano rilasciati e firmati da pubblici ufficiali di un Paese firmatario della Convenzione e siano diretti ad un altro Paese firmatario.
Apostillare un documento significa certificare che il documento oggetto del procedimento sia un documento pubblico e che sia firmato, con firma autografa, da almeno un pubblico ufficiale, ad esempio un Notaio, la cui firma sia depositata presso un organo di competenza. L’organo di competenza presso il quale la firma è depositata procede ad attestare la bontà della firma mediante l’apposizione del timbro di apostille.
Cosa fare quando si deve inviare un atto notarile italiano presso un Paese non Aja
Quando si devono inviare degli atti notarili ad un Paese non firmatario della Convenzione dell’Aja (oppure per il quale la Convenzione non sia ancora entrata in vigore), è necessario procedere all’autentica per legalizzazione. Questo significa che gli atti notarili italiani devono dapprima ricevere legalizzazione nazionale presso la Procura della Repubblica (che è l’organo competente per l’autentica degli atti notarili italiani) per poi ricevere legalizzazione consolare presso la rappresentanza consolare o diplomatica competente per l’Italia del Paese destinatario. In questi casi è necessario prestare molta attenzione al fatto che gli atti notarili siano già o meno in una lingua appropriata oppure se debbano essere tradotti. Nel caso in cui gli atti notarili andassero tradotti, è necessario richiedere all’autorità consolare se, ai fini della legalizzazione consolare, debbano essere presentati già tradotti, debbano essere tradotti direttamente in Consolato oppure possano essere tradotti anche dopo la legalizzazione consolare.
L’Italia ha designato due dei propri organi come competenti per l’apostillazione dei documenti: la Prefettura e la Procura della Repubblica.
L’organo al quale rivolgersi per l’esecuzione dell’apostillazione dipende esclusivamente dalla natura dell’atto che deve essere autenticato.
La persona che debba far autenticare un documento pubblico diretto all’Estero deve rivolgersi alla Prefettura se il documento da sottoporre alla procedura di apostillazione è un documento che non sia rappresentato da un atto giudiziario oppure da un atto notarile.
Esempi di documenti che possono essere autenticati presso la Prefettura previa apposizione del timbro di apostille sono:
La persona che debba far autenticare un documento pubblico diretto all’Estero deve, invece, rivolgersi alla Procura della Repubblica se il documento da sottoporre alla procedura di apostillazione è rappresentato da un atto giudiziario oppure da un atto notarile.
Esempi di documenti che possono essere autenticati presso la Procura della Repubblica previa apposizione del timbro di apostille sono:
Nel caso degli atti notarili è sempre necessario accertarsi che il documento da far autenticare non sia stato rilasciato da un Notaio deceduto o in pensione. Qualora esso fosse stato rilasciato da un Notaio deceduto o in pensione, l’originale non potrebbe essere autenticato perché la firma del Notaio ivi apposta non risulterebbe più depositata presso la Procura della Repubblica. Quando ciò accade, è necessario dapprima estrarre una nuova copia dell’atto presso l’Archivio Notarile presso il quale è stato depositato, accertandosi del fatto che il funzionario che sta rilasciando la copia abbia la firma depositata in Procura poiché sarà la sua firma ad essere autenticata.
Inoltre, è bene ricordare che, a differenza di molti pubblici ufficiali, i Notai operano su distretti riuniti. Questi distretti possono essere molto ampi e racchiudere i distretti territoriali coperti da più Procure della Repubblica. Questo significa che, normalmente, la firma di un Notaio non è depositata presso una singola Procura della Repubblica, ma presso tutte le Procure della Repubblica racchiuse nei distretti riuniti in cui opera il Notaio.
In alcuni casi gli atti notarili possono essere esenti dalla procedura di autentica per apostillazione.
Nel caso di atti notarili redatti da Notai italiani, essi sono esenti dall’autentica per apostillazione quando diretti a Belgio, Danimarca, Estonia, Francia, Irlanda e Lettonia in virtù degli effetti della Convenzione di Bruxelles del 25 maggio 1987.
Laddove l’atto notarile da inviare all’Estero non sia già stato rilasciato in un formato che comprenda anche una lingua riconosciuta dal Paese Estero destinatario, ai fini del suo riconoscimento da parte dell’autorità estera deve anche essere tradotto in una di quelle lingue.
Per accertarsi della lingua in cui l’atto notarile deve essere tradotto e delle modalità di traduzione accettate, bisogna sempre rivolgersi all’ente destinatario dei documenti.
Se l’atto notarile da inviare al Paese Estero va apostillato, la traduzione va effettuata solamente a seguito dell’autenticazione dell’atto mediante apostille. Laddove l’atto fosse invece esente da autenticazione mediante apostille, la traduzione può avvenire immediatamente.
A prescindere dalla necessità di autentica mediante apostille, la traduzione può avvenire sia nel Paese Estero destinatario (scelta che consigliamo poiché, in genere, la procedura è più snella e meno onerosa) che in Italia.
Laddove si optasse per l’esecuzione della traduzione in Italia, è possibile tradurre l’atto notarile con una traduzione certificata oppure con una traduzione giurata (altrimenti detta anche asseverata). La modalità da scegliere dipende, come già scritto, dalle disposizioni dell’autorità estera destinataria dell’atto notarile.
Qualora l’autorità estera destinataria richiedesse l’esecuzione di una traduzione giurata, sarà necessario far autenticare mediante apposizione di apostille il verbale di giuramento allegato presso la Procura della Repubblica, se l’atto notarile non è esente da autentica per apostillazione. Laddove l’atto notarile fosse invece esente da autentica per apostillazione, perché diretto ad uno dei Paesi firmatari della Convenzione di Bruxelles del 25 maggio 1987 o per qualche altra ragione, è necessario verificare caso per caso se è necessario apostillare anche il verbale di giuramento.
Hai altre domande sull’affascinante mondo degli atti notarile e sulla loro apostillazione? Non esitare ad inviarci un messaggio. Prenderemo in carico la tua richiesta e ti daremo tutti i chiarimenti del caso. Puoi anche affidarci la gestione totale o parziale di pratiche inerenti ad atti notarili (ad esempio, il recupero di una copia di un atto notarile dall’Archivio Notarile di competenza, l’apostillazione di un atto notarile oppure la sua traduzione qui in Italia). Il nostro team di professionisti è sempre pronto ad occuparsi di ogni richiesta prestando la massima e più scrupolosa attenzione nel portarla a compimento.
Trova la tua pratica nella barra di ricerca e segui le nostre guide passo dopo passo per richiedere la tua pratica in autonomia
Ricerca in Multilex
