Hai un documento emesso da una Camera di Commercio italiana da inviare ad un Paese estero? Ebbene, per farlo riconoscere dalle autorità del Paese destinatario è necessario che venga autenticato attraverso una procedura chiamata apostille (qui in Italia chiamata anche postilla) oppure tramite legalizzazione consolare. In questa guida ti verrà spiegato tutto ciò che bisogna sapere su questo argomento.
Affronteremo nel dettaglio tutti gli aspetti cruciali della questione, dall’apostillazione o legalizzazione consolare dei documenti qui in Italia alle esenzioni che riguardano specificamente documenti emessi dalle Camere di Commercio italiane. Chiariremo anche quando è necessario tradurre i documenti, ai fini del loro pieno riconoscimento da parte dell’autorità destinataria.
Affinché un documento pubblico rilasciato da un Paese venga riconosciuto in un altro Paese, molto spesso è necessario che il documento venga autenticato. Per autenticarlo, è necessario ricorrere a delle procedure chiamate procedure di legalizzazione, quali, ad esempio, l’apostille. Le procedure di legalizzazione certificano la bontà del documento verificando che esso sia stato firmato da un pubblico ufficiale, la cui firma sia depositata presso un organo di competenza che possa attestarne l’autenticità.
Va sottolineato che le procedure di legalizzazione non certificano il contenuto del documento. Si limitano a certificare che il documento che è stato autenticato è un atto pubblico.
Normalmente, per far riconoscere un documento pubblico rilasciato da un Paese in un altro Paese, è necessario ricorrere ad una procedura chiamata legalizzazione consolare. Nel caso della legalizzazione consolare, il documento deve dapprima essere autenticato da un’autorità nazionale del Paese che ha rilasciato il documento (legalizzazione nazionale) e successivamente quello stesso documento deve essere autenticato da una rappresentanza consolare o diplomatica del Paese destinatario che sia competente per il Paese di rilascio (legalizzazione consolare).
La Convenzione dell’Aja semplifica questo processo introducendo una procedura di legalizzazione alternativa chiamata apostille. Ciò che contraddistingue l’apostille è che tutto il processo di autentica avviene presso le autorità nazionali del Paese di rilascio dei documenti, senza dover ricorrere alla seconda autentica da parte di una rappresentanza consolare o diplomatica del Paese destinatario che sia competente per il Paese di rilascio.
L’apostille può essere utilizzata per autenticare i documenti pubblici non consolari rilasciati da Paesi per i quali la Convenzione dell’Aja sia in vigore e destinati ad altri Paesi per i quali la Convenzione dell’Aja sia in vigore.
Un documento consolare è un documento pubblico rilasciato da una rappresentanza consolare o diplomatica di un Paese. Nel caso dei documenti consolari, la Convenzione dell’Aja non è applicabile. Questo significa che essi non sono apostillabili. Il loro riconoscimento, laddove essi non siano esenti da autentica, avviene mediante legalizzazione nazionale da parte delle autorità competenti del Paese destinatario per il quale la delegazione consolare o diplomatica che li ha rilasciati è competente.
Quando devi inviare un documento emesso da una Camera di Commercio italiana ad un Paese per il quale non è in vigore la convenzione dell’Aja, il documento deve ricevere legalizzazione consolare.
Questo significa che il documento dovrà dapprima ricevere legalizzazione nazionale presso l’autorità italiana competente e successivamente legalizzazione consolare presso una rappresentanza consolare o diplomatica del Paese destinatario che sia competente per l’Italia.
Sulla carta, sebbene la Camera di Commercio che ha emesso i documenti abbia l’autorità di legalizzarli nazionalmente apponendo su di essi il timbro EX-UPICA, nei fatti non tutte le rappresentanze consolari e diplomatiche riconoscono tale autorità. Alcune rappresentanze consolari e diplomatiche la riconoscono sempre, altre mai e altre ancora solo in determinate circostanze (ad esempio, esclusivamente su specifici documenti).
Questo significa che prima di effettuare la legalizzazione nazionale del documento, dovrai richiedere specificamente alla rappresentanza consolare o diplomatica se riconosce la legalizzazione nazionale effettuata dalla Camera di Commercio.
Nel caso in cui la legalizzazione eseguita dalla Camera di Commercio non venisse riconosciuta, è possibile richiedere la legalizzazione nazionale del documento presso la Prefettura, i cui funzionari hanno sicuramente firma depositata, dunque autenticabile, presso la rappresentanza consolare o diplomatica (questa procedura di legalizzazione è “irrituale”, ma le maggiori Prefetture italiane ne sono a conoscenza e procederanno ad effettuarla, previa esposizione del problema).
Questo è anche un buon momento per verificare con la rappresentanza consolare o diplomatica se, ai fini della legalizzazione consolare, il documento deve soddisfare dei criteri addizionali, quale, ad esempio, il fatto di dover essere presentato alla delegazione già in una certa lingua.
Nel paragrafo precedente abbiamo visto che la Camera di Commercio può eseguire la legalizzazione nazionale dei documenti che emette, seppur questa non risulti sempre accettata. Quando l’Italia ha scelto quali delle proprie autorità hanno il potere di apostillare i documenti pubblici italiani, ha scelto di conferire quel potere esclusivamente alla Prefettura e alla Procura della Repubblica. Questo significa che la Camera di Commercio non può apostillare i documenti che emette. Laddove un documento della Camera di Commercio debba essere apostillato, esso va apostillato presso la Prefettura territorialmente competente per la Camera di Commercio che li ha emessi.
L’autorità alla quale rivolgersi per apostillare uno specifico documento pubblico italiano dipende dalla tipologia del documento che è oggetto del provvedimento.
La Procura della Repubblica può apostillare esclusivamente atti giudiziari e atti notarili.
La Prefettura può apostillare qualunque altra tipologia di documento pubblico (inclusi, come già detto, i documenti della Camera di Commercio), purché quei documenti pubblici siano documenti pubblici cartacei firmati a penna da un pubblico ufficiale che abbia la propria firma depositata in Prefettura.
Esempi di documenti della Camera di Commercio che possono essere apostillati presso la Prefettura territorialmente competente sono:
In alcuni casi i documenti emessi dalla Camera di Commercio italiana sono esenti da apostillazione e da legalizzazione.
Poiché i documenti emessi dalla Camera di Commercio italiana sono documenti pubblici, ai sensi della Convenzione di Bruxelles del 25 maggio 1987 sono esenti da apostillazione quando diretti a Belgio, Danimarca, Estonia, Francia, Irlanda e Lettonia.
Analogamente, sempre in quanto atti pubblici, i documenti della Camera di Commercio italiana sono esenti da apostille per la Germania (ai sensi della Convenzione Italia-Germania del 7 giugno 1969) e per l’Ungheria (ai sensi della Convenzione Italia-Ungheria del 26 maggio 1977).
Il pieno riconoscimento del contenuto del documento della Camera di Commercio da parte dell’autorità destinataria nel Paese Estero richiede che il documento venga anche tradotto in una lingua riconosciuta da quel Paese, se esso non è stato già emesso in una di quelle lingue oppure in un formato che comprenda una di quelle lingue. Bisogna di volta in volta richiedere all’autorità destinataria in quale lingua voglia i documenti e quale modalità di traduzione accetti.
Alcune Camere di Commercio potrebbero già rilasciare i propri documenti in una lingua straniera (prevalentemente l’inglese). Bisogna verificare caso per caso con la Camera di Commercio di riferimento se può rilasciare i documenti già tradotti e in quali lingue.
Vediamo come comportarsi nei vari possibili casi che possono presentarsi quando il documento deve essere effettivamente tradotto.
Nei casi in cui il documento è esente da legalizzazione e apostillazione, si può procedere immediatamente con la traduzione.
La traduzione può avvenire sia nel Paese Estero di destinazione (cosa che frequentemente, ma non sempre, rende la procedura più rapida e meno costosa) che in Italia (cosa che potrebbe allungare i tempi, accrescere i costi o entrambe).
Qualora la traduzione venisse effettuata in Italia, in base alle richieste dell’autorità destinataria, andrà effettuata o una traduzione certificata o una traduzione giurata (altrimenti detta anche asseverata).
Laddove l’autorità estera richiedesse una traduzione giurata e si scegliesse di eseguirla qui in Italia, è necessario gestire correttamente il verbale di giuramento allegato alla traduzione affinché esso possa essere riconosciuto dall’autorità destinataria. Il verbale di giuramento è, infatti, un atto pubblico. Questo significa che, ai fini del suo riconoscimento, potrebbe dover essere autenticato tramite apostillazione o legalizzazione (in base al Paese Estero che deve riceverlo). Nei casi in cui il documento originale è esente da autenticazione, come quelli descritti nel paragrafo 4., la necessità di autenticare il verbale di giuramento va verificata caso per caso.
Laddove il documento rilasciato dalla Camera di Commercio andasse apostillato, non è possibile procedere immediatamente con la traduzione.
La traduzione andrà effettuata solamente dopo che il documento originale sarà stato apostillato e potrà essere eseguita direttamente nel Paese Estero destinatario del documento oppure in Italia.
Qualora l’autorità destinataria richiedesse specificamente una traduzione giurata e si optasse per eseguirla in Italia, il verbale di giuramento allegato alla traduzione andrà sicuramente apostillato ai fini del suo riconoscimento da parte dell’autorità destinataria, con conseguente allungamento dei tempi. Una volta rilasciato, il verbale di giuramento andrà apostillato presso la Procura della Repubblica. Solamente dopo l’avvenuta apostillazione del verbale di giuramento, sia il verbale che il documento originale potranno essere inviati all’autorità destinataria.
Tra i tre possibili casi, questo è il più complesso. Di fatto, quando, ai fini del suo riconoscimento da parte dell’autorità destinataria, un documento deve ricevere legalizzazione consolare, è estremamente importante consultarsi con la rappresentanza consolare o diplomatica che deve effettuare la legalizzazione consolare per verificare se il documento da legalizzare deve rispondere a specifici criteri di traduzione prima di procedere con l’effettiva legalizzazione consolare. Questo apre tre possibili scenari.
1) Alcune rappresentanze consolari e diplomatiche non richiedono che il documento da legalizzare venga tradotto. In questo scenario, una volta che il documento avrà ricevuto legalizzazione nazionale, si potrà procedere immediatamente con la legalizzazione consolare. La traduzione potrà essere poi effettuata direttamente nel Paese destinatario o in Italia. In questo caso consigliamo di effettuare la traduzione in Italia solamente se l’autorità destinataria richiede una traduzione certificata. Nel caso in cui venisse richiesta una traduzione giurata, è fortemente consigliabile eseguirla direttamente nel Paese destinatario, onde dover evitare di dover effettuare anche la legalizzazione consolare del verbale di giuramento.
2) Alcune rappresentanze consolari e diplomatiche richiedono che il documento da legalizzare venga tradotto specificamente dalla rappresentanza consolare o diplomatica o da una persona riconosciuta dalla rappresentanza in una certa lingua. In questo scenario, una volta che il documento avrà ricevuto legalizzazione nazionale, andrà portato presso la rappresentanza consolare o diplomatica per far eseguire la traduzione e la successiva legalizzazione consolare. Poiché la traduzione verrebbe effettuata direttamente dalla rappresentanza oppure da una persona riconosciuta, non dovrà ricevere legalizzazione consolare per il suo riconoscimento da parte dell’autorità destinataria.
3) Alcune rappresentanze consolari e diplomatiche richiedono specificamente che il documento da legalizzare venga presentato in una certa lingua. In questo scenario, la traduzione dovrà avvenire in un linguaggio richiesto dalla rappresentanza consolare o diplomatica dopo la legalizzazione nazionale. Se la traduzione richiesta è una traduzione giurata, il verbale di giuramento dovrà ricevere legalizzazione nazionale presso la Procura della Repubblica. Solo dopo che sia il documento originale che il verbale avranno ricevuto legalizzazione nazionale, si potrà procedere con la legalizzazione consolare ed entrambi i documenti (documento della Camera di Commercio e verbale di giuramento) riceveranno legalizzazione consolare per il riconoscimento da parte dell’autorità destinataria.
Laddove avessi delle domande o dei dubbi sulla legalizzazione e/o la traduzione di documenti della Camera di Commercio, scrivici pure un messaggio. Il nostro team di professionisti esperti nell’ambito ti fornirà tutte le delucidazioni di cui hai bisogno.
Possiamo occuparci della gestione di pratiche e servizi correlati a documenti della Camera di Commercio (quali il loro rilascio, la loro apostillazione o legalizzazione e la traduzione, laddove necessaria). Ci occuperemo della tua richiesta prestando la massima attenzione ad ogni dettaglio.
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