Sei in cerca di informazioni sul cosa sia la copia conforme (o autentica) di un documento, sul chi possa rilasciarla in Italia oppure non sai come far riconoscere all’estero la copia conforme di un documento rilasciata in Italia? In questa guida troverai informazioni cruciali su questo specifico argomento.
Ti spiegheremo che cos’è una copia conforme (o autentica) di un documento e a cosa serve, chi può rilasciarne una in Italia, a quali procedure è necessario ricorrere affinché venga riconosciuta in un Paese Estero e quando, ai fini del suo riconoscimento da parte dell’autorità destinataria straniera, la copia conforme necessita di una traduzione.
La copia conforme (o autentica), come da nome, è a tutti gli effetti la copia di un documento. Ciò che la contraddistingue da una semplice copia è che si tratta di un duplicato del documento rilasciato da un pubblico ufficiale al quale viene presentato il documento di cui effettuare la copia e la cui conformità all’originale viene certificata attraverso il rilascio di una dichiarazione di conformità. La dichiarazione di conformità allegata costituisce un documento pubblico, firmato e timbrato dal pubblico ufficiale che provvede al suo rilascio.
Le copie conformi possono essere utilizzate in sostituzione al documento originale in alcuni contesti e sono particolarmente utili quando il documento originale è unico e non è possibile richiederne una nuova copia (ad esempio, nel caso di una pergamena di laurea o di un diploma) oppure in altre circostanze in cui non è possibile ricorrere all’originale. Ad esempio, quando il documento originale non può essere soggetto a procedure di legalizzazione e l’autorità destinataria è disposta ad accettare una copia conforme in sostituzione all’originale. Ciò le rende uno strumento molto utile!
Bisogna, però, tener conto di un elemento molto importante prima di effettuare la richiesta della copia conforme di un documento: non sempre l’autorità destinataria è disposta ad accettarne una in sostituzione al documento originale. Questo significa che, prima di procedere con la richiesta della copia conforme, dovrai dapprima verificare con l’autorità che deve ricevere il documento originale se è possibile utilizzare una copia conforme. Solo laddove l’autorità destinataria dia il suo assenso, potrai procedere con la richiesta della copia, avendo la certezza di poterla utilizzare come parte del procedimento nel corso del quale il documento deve essere presentato.
In Italia le copie conformi di documenti, sia pubblici che privati, possono essere rilasciate sia dai pubblici ufficiali del Comune che dai Notai.
Laddove si voglia richiedere il rilascio della copia conforme di un documento ad un Comune, la si potrà richiedere in qualunque Comune. Non si è vincolati a richiederla al proprio Comune di residenza. Non è possibile richiedere ad un Comune il rilascio di copie conformi di atti notarili.
Nel caso in cui tu debba farti rilasciare la copia conforme da un Comune, ma non conosca le modalità per fartene rilasciare una, puoi cercare tra gli articoli presenti sul nostro blog. Abbiamo articoli che spiegano come far effettuare il rilascio di una copia conforme dai maggiori Comuni italiani, quali, ad esempio, il Comune di Roma, il Comune di Milano e il Comune di Napoli.
Se il documento di cui è necessario farsi rilasciare una copia conforme è un atto notarile, è necessario rivolgersi specificamente al Notaio che ha rilasciato l’atto originale, posto che questi sia ancora in attività. Quel Notaio potrà provvedere al rilascio di una nuova copia dell’atto che ha originariamente redatto, con un’importante eccezione: se il Notaio ha trasferito la propria attività notarile in un altro distretto rispetto a quello nel quale operava nel momento in cui ha redatto l’atto originale, quell’atto non sarà più in suo possesso. L’atto, in questo caso, sarà, infatti, stato archiviato presso l’Archivio Notarile del distretto in cui il Notaio operava all’atto del rilascio del documento e la copia andrà richiesta presso quell’Archivio Notarile.
Laddove il Notaio che ha rilasciato l’atto originale sia deceduto oppure sia andato in pensione, gli atti che ha rilasciato nell’ultimo distretto in cui ha operato sono stati archiviati presso l’Archivio Notarile di quel distretto. Se hai un atto notarile che il Notaio ha rilasciato mentre operava in quel distretto, potrai richiederne il rilascio di una nuova copia rivolgendoti all’Archivio Notarile competente.
Se hai la copia conforme di un documento rilasciata in Italia e hai già verificato con l’autorità destinataria che sia disposta ad accettarla, prima di procedere con il suo invio al Paese Estero, è necessario verificare se, ai fini del suo riconoscimento, la copia conforme debba essere soggetta a procedure di legalizzazione (legalizzazione consolare o apostille) e se vada tradotta. Come abbiamo menzionato nel paragrafo 1., infatti, la dichiarazione di conformità allegata alla copia conforme è un documento pubblico, da cui, salvo esenzioni, per essere riconosciuta potrebbe dover essere soggetta a procedure di legalizzazione.
Analizziamo nel dettaglio ciascuno di questi aspetti!
Se la copia conforme è stata rilasciata da un Comune italiano, è destinata ad un Paese Estero e non è esente dalle procedure di legalizzazione, sarà dapprima necessario legalizzare la copia conforme mediante legalizzazione consolare (se per il Paese Estero destinatario non è in vigore la Convenzione dell’Aja) o apostillazione (se per il Paese Estero è in vigore la Convenzione dell’Aja).
Questo richiede che la firma del pubblico ufficiale del Comune che l’ha rilasciata sia registrata presso la Prefettura territorialmente competente per quel Comune, altrimenti non sarà possibile procedere oltre. In caso di firma non registrata, sarà necessario richiedere il rilascio di una nuova copia conforme in Comune richiedendo esplicitamente che la dichiarazione di conformità sia firmata da un pubblico ufficiale la cui firma sia registrata presso la Prefettura di competenza.
Nel caso in cui fosse necessario eseguire la legalizzazione consolare, il processo potrebbe essere particolarmente articolato. Il documento, infatti, dovrà dapprima ricevere legalizzazione nazionale presso la Prefettura territorialmente competente per il Comune di rilascio e successiva legalizzazione consolare presso una rappresentanza consolare o diplomatica del Paese destinatario competente per l’Italia. Questi due passaggi potrebbero essere intervallati da eventuali passaggi intermedi da verificarsi specificamente con la rappresentanza consolare o diplomatica che deve effettuare la legalizzazione consolare per avere la certezza che essa possa effettivamente avvenire. Se il documento non è stato rilasciato in una lingua riconosciuta dal Paese destinatario o in un formato che ne comprenda una e non è stato già tradotto come parte del processo di legalizzazione, andrà successivamente tradotto in una di quelle lingue.
Nel caso in cui fosse necessario ricorrere all’apostille, il processo risulterà molto più semplice. Il documento, infatti, dovrà semplicemente essere apostillato presso la Prefettura territorialmente competente per il Comune di rilascio. A seguito dell’avvenuta apostillazione, se il documento non è stato rilasciato in una lingua riconosciuta dal Paese destinatario o in un formato che ne comprenda una, andrà tradotto in una di quelle lingue.
Se la copia conforme è una copia conforme notarile, ossia una copia conforme rilasciata da un Notaio, e non è esente da procedure di legalizzazione, sarà dapprima necessario legalizzare la copia conforme mediante legalizzazione consolare (se per il Paese Estero destinatario non è in vigore la Convenzione dell’Aja) o apostillazione (se per il Paese Estero è in vigore la Convenzione dell’Aja).
Questo richiede che la firma del pubblico ufficiale che l’ha rilasciata sia registrata presso la Procura della Repubblica, altrimenti non sarà possibile procedere oltre e sarà necessario richiedere una nuova copia del documento. Le firme dei Notai in attività sono sempre registrate in Procura della Repubblica e potrebbero essere anche registrate in più Procure della Repubblica (se il Notaio opera su Distretti Notarili Riuniti).
Qualora la copia conforme notarile dovesse essere soggetta a legalizzazione consolare, il processo potrebbe rivelarsi particolarmente complesso. Il documento, infatti, dovrà dapprima ricevere legalizzazione nazionale presso una Procura della Repubblica competente e successiva legalizzazione consolare presso una rappresentanza consolare o diplomatica del Paese destinatario competente per l’Italia. Questo procedimento apparentemente potrebbe sembrare lineare, ma nei fatti non lo è. Infatti, questi due passaggi potrebbero essere intervallati da altri passaggi intermedi da verificarsi specificamente con la rappresentanza consolare o diplomatica che deve effettuare la legalizzazione consolare per avere la certezza che essa possa effettivamente avvenire. Se la copia conforme notarile non è stato rilasciata in una lingua riconosciuta dal Paese destinatario o in un formato che ne comprenda una e non è stata già tradotta come parte del processo di legalizzazione, andrà successivamente tradotta in una di quelle lingue.
Qualora la copia conforme notarile dovesse essere soggetta ad apostille, il processo sarà semplice e lineare. Il documento, infatti, dovrà semplicemente essere apostillato presso una Procura della Repubblica di competenza. Laddove la copia conforme notarile non sia stata rilasciata in una lingua riconosciuta dal Paese destinatario o in un formato che ne comprenda una, sarà successivamente necessario tradurla in una di quelle lingue.
Non sempre le dichiarazioni di conformità allegate alle copie conformi rilasciate in Italia devono essere soggette a procedure di legalizzazione. Esistono, infatti, alcuni casi in cui esse sono esenti da procedure di legalizzazione.
La Convenzione Italia-Germania del 7 giugno 1969 esenta da procedure di legalizzazione le copie conformi rilasciate in Italia e dirette alla Germania poiché o sono documenti rilasciati da un’autorità amministrativa (quando la dichiarazione è rilasciata da un Comune) o sono atti notarili (quando la dichiarazione è rilasciata da un Notaio).
La Convenzione Italia-Ungheria del 26 maggio 1977 esenta da procedure di legalizzazione le copie conformi rilasciate in Italia e dirette all’Ungheria poiché le dichiarazioni di conformità sono documenti pubblici.
Poiché la copia conforme è un documento amministrativo (quando rilasciata da un Comune) o un atto notarile (quando rilasciata da un Notaio), le copie conformi di documenti italiani rilasciate in Italia sono esenti da procedure di legalizzazione quando diretti ad uno dei Paesi firmatari della Convenzione di Bruxelles del 25 maggio 1987. In aggiunta all’Italia, tale Convenzione è stata sottoscritta da Belgio, Danimarca (eccetto Groenlandia e Isole Fær Øer), Estonia, Francia, Irlanda e Lettonia.
Ai sensi del Regolamento (UE) 2016/1191, che semplifica la circolazione di documenti pubblici tra i Paesi membri dell’UE, le copie conformi di documenti pubblici italiani rilasciate in Italia e dirette ad un altro Paese membro dell’UE sono esenti da procedure di legalizzazione se il documento pubblico del quale la copia conforme è un duplicato attesta uno dei seguenti fatti a) nascita; b) esistenza in vita; c) decesso; d) nome; e) matrimonio, compresi la capacità di contrarre matrimonio e lo stato civile; f) divorzio, separazione personale o annullamento del matrimonio; g) unione registrata, compresa la capacità di sottoscrivere un’unione registrata e lo stato di unione registrata; h) scioglimento di un’unione registrata, separazione personale o annullamento di un’unione registrata; i) filiazione; j) adozione; k) domicilio e/o residenza; l) cittadinanza; m) assenza di precedenti penali, a condizione che i documenti pubblici riguardanti tale fatto siano rilasciati a un cittadino dell’Unione dalle autorità del suo Stato membro di cittadinanza; n) documenti pubblici per esercitare il diritto di votare e di candidarsi alle elezioni comunali e alle elezioni del Parlamento europeo nello Stato di residenza diverso da quello di cittadinanza.
Effettuare la legalizzazione consolare o l’apostillazione della copia conforme, se non esente, molto spesso non è l’ultimo passo da eseguire ai fini del suo riconoscimento. Di fatto, è anche necessario tradurre la copia conforme in una lingua riconosciuta dal Paese destinatario, se la copia conforme non è stata già rilasciata in una di quelle lingue o in un formato che ne comprenda una. Per verificare in quale lingua il documento debba essere tradotto e con quale modalità di traduzione, è sempre necessario fare riferimento all’autorità estera destinataria.
Se la copia conforme non è soggetta a procedure di legalizzazione e non è stata rilasciata in una lingua appropriata, si potrà procedere immediatamente con la traduzione. Se la copia conforme, invece, è soggetta a procedure di legalizzazione, la traduzione andrà effettuata solamente una volta che le procedure di legalizzazione saranno state effettuate. Nel caso in cui la procedura di legalizzazione richiesta sia la legalizzazione consolare, in base alle richieste della rappresentanza consolare o diplomatica che deve effettuare la legalizzazione consolare, la copia potrebbe dover essere tradotta prima di essere presentata alla rappresentanza consolare o diplomatica, potrebbe dover essere tradotta direttamente dalla rappresentanza consolare o diplomatica o da una persona specificamente designata dalla rappresentanza oppure potrebbe dover essere tradotta dopo l’avvenuta legalizzazione consolare.
Nel caso in cui la copia conforme vada tradotta e ciò non debba avvenire come parte del processo di esecuzione di una procedura di legalizzazione, la traduzione può avvenire sia nel Paese destinatario (cosa che consigliamo poiché, in genere, fa risparmiare tempo e costi, soprattutto perché, in questo caso, essendo la traduzione rilasciata direttamente nel Paese destinatario, non è soggetta a procedure di legalizzazione) sia in Italia (cosa che sconsigliamo quando l’autorità destinataria richiede specificamente una traduzione giurata poiché la sua esecuzione prevede un incremento dei costi, richiedendo l’applicazione di marche da bollo, e i un allungamento dei tempi, dovuto all’esecuzione del giuramento del contenuto della traduzione e al fatto che, in molti casi, ai fini del suo riconoscimento da parte dell’autorità estera destinataria, la traduzione giurata deve anche essere presentata in Procura della Repubblica per essere apostillata).
Laddove la traduzione avvenisse qui in Italia, in base alle richieste dell’autorità destinataria, è possibile effettuare una traduzione certificata oppure una traduzione giurata (o asseverata).
Laddove sia richiesta specificamente l’esecuzione di una traduzione giurata e la copia conforme non fosse esente da procedure di legalizzazione, il verbale di giuramento della traduzione giurata dovrà essere a sua volta soggetto alla stessa procedura di legalizzazione alla quale è stato soggetto il documento originale (in base ai casi, legalizzazione consolare o apostille). Laddove la copia conforme fosse esente da procedure di legalizzazione, è necessario verificare caso per caso se il verbale di giuramento allegato alla traduzione debba invece essere soggetto ad una procedura di legalizzazione (legalizzazione consolare, se il Paese destinatario non è un Paese per il quale è in vigore la Convenzione dell’Aja, o apostille, se il Paese destinatario è un Paese per il quale è in vigore la Convenzione dell’Aja).
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