Devi legalizzare (anche se in questo caso, sarebbe meglio dire “apostillare”) dei documenti pubblici italiani perché devi usarli in India o in un Consolato o Ambasciata indiana e non sai proprio che pesci prendere?
Hai trovato il posto giusto per capire esattamente cosa fare, dove e come. Se invece vuoi affidare la procedura direttamente a qualcuno, facciamo al caso tuo: contattaci.
L’India aderisce alla Convenzione dell’Aja (detta anche “Convenzione riguardante l’abolizione della legalizzazione di atti pubblici stranieri”, adottata all’Aja il 5 ottobre 1961,) insieme all’Italia e a decine di altri Paesi. Pertanto, se devi far valere un documento pubblico italiano in India (oppure un documento pubblico indiano in Italia), ti sarà sufficiente apporre l’apostille sullo stesso. Chiaramente, ove il documento debba essere presentato dinanzi a un ente pubblico, lo stesso dovrà essere tradotto in una delle lingue ufficiali del Paese destinatario.
L’apostille viene apposta in Italia sotto forma di timbro e firma di un pubblico ufficiale che attesta la qualifica di chi ha firmato il documento da apostillare (certificato anagrafico o di Stato Civile, atto notarile, verbale di giuramento, sentenza, certificato della Camera di Commercio, certificato del casellario e qualunque altro documento pubblico sottoscritto da chi abbia la firma depositata presso le autorità competenti all’apposizione dell’apostille in Italia).
Oltre che come timbro, l’apostille può essere anche allegata come foglio o consistere in un adesivo o può avere altra forma ancora, purché vi sia una effettiva congiunzione materiale fra il documento e l’apostille. Altra ancora è l’apostille digitale, detta anche “e-Apostille”, che in Italia non è ancora entrata in vigore.
Ti ricordiamo che l’apostille ha la funzione di autenticare la firma di chi ha sottoscritto il documento pubblico e la stessa non vale a comprovare il contenuto del documento stesso.
Inoltre, mentre l’apostille non ha scadenza, potrebbe averla l’atto apostillato.
Infine, l’apostille può essere apposta solo su documenti firmati in originale (dunque a penna, e non in digitale) e, qualora venga fatta una copia conforme di tali documenti, tale copia deve contenere anche l’apostille dell’atto originale. In questo caso, anche la firma di chi autentica la copia conforme deve essere apostillata.
Dipende dal tipo di documento da apostillare.
Tutti gli atti giudiziali, cioè quelli provenienti da funzionari appartenenti al Ministero della Giustizia, come cancellieri, funzionari del Tribunale e giudici, emessi in una determinata giurisdizione, sono apostillati dalla Procura della Repubblica di competenza. Lo stesso vale per gli atti notarili e quelli provenienti dagli archivi notarili che sono apostillati dalla Procura della Repubblica nella cui giurisdizione ricadono i notai firmatari.
Tra tali atti rientrano anche le traduzioni giurate o asseverate, in Tribunale o dinanzi a un Notaio.
Su questo blog abbiamo scritto guide specifiche per aiutarti con le procedure per apporre l’apostille nelle Procure italiane di varie città, tra le quali: Roma, Milano, Napoli, Torino, Palermo e Lucca.
In ogni caso, puoi avvalerti del nostro motore di ricerca interno per esplorare le centinaia di guide messe a tua disposizione.
Tutti gli altri documenti pubblici sono invece apostillati dalla Prefettura – Ufficio Territoriale del Governo territorialmente competente: si tratta di documenti di natura molto diversa, come i certificati anagrafici e di Stato Civile, i certificati scolastici e universitari, i documenti della Camera di Commercio, quelli emessi dalle ASL, dal Ministero della Salute, dall’AIFA, dalle Diocesi etc. Ricorda, tuttavia, che le funzioni prefettizie in Trentino-Alto Adige/Südtirol sono svolte dal Commissariato di Governo per le Province di Trento e di Bolzano, mentre nella Regione autonoma Valle d’Aosta sono svolte dalla Presidenza della Regione.
Se si tratta di documenti scolastici (come il Diploma, la pagella etc.), spesso c’è bisogno del visto del Provveditorato agli Studi/Ufficio Scolastico Regionale, prima del passaggio in Prefettura.
Anche per le apostille in Prefettura, abbiamo scritte guide per varie città italiane. Eccone alcune: Roma, Milano, Napoli, Torino, Palermo e Lucca. Usa il motore di ricerca dinamico per trovare quella che fa al caso tuo. Se non la trovi, contattaci a info@multilex.it e proveremo a scrivere una guida ad hoc in breve tempo.
Sono numerosi i problemi che possono sorgere quando si deve apostillare un documento: quindi, ti invitiamo a fare questi controlli preliminari, per evitare perdite di tempo (e denaro).
Innanzitutto, chiedi sempre al pubblico ufficiale che firma il documento – non importa chi sia, anche a un Notaio – che la firma sia apposta sul documento da apostillare allo stesso modo con cui è stata registrata alla Prefettura o Procura della Repubblica di competenza. Questo perché il funzionario della Prefettura o della Procura della Repubblica deve paragonare la firma da apostillare a quella effettivamente e previamente registrata e potrebbe non apostillare (o chiedere conferma direttamente al firmatario, prima della apostille, con ovvi ritardi) una firma che si discosti molto da quella registrata.
Poi, ove non si tratti di documenti notarili o atti giudiziali (per cui siamo abbastanza sicuri che le relative firme sono depositate in Procura), assicurati sempre che il firmatario dell’atto abbia effettivamente la firma registrata presso la Prefettura di competenza. Questo può essere verificato chiedendo direttamente al firmatario (posto che sia a conoscenza dell’informazione) oppure chiedendo alla Prefettura mediante una email cui allegare la scansione del documento. In questo secondo caso, i tempi potrebbero allungarsi di molto, soprattutto se si tratta delle Prefetture delle maggiori città.
Verifica che il documento non sia uno di quelli che scadono dopo 6 mesi (es.: certificato del casellario giudiziale, certificato dei carichi pendenti, estratto di nascita, estratto di matrimonio, copia integrale dell’atto di nascita, copia integrale dell’atto di matrimonio).
Infine, se l’atto da apostillare è di un notaio italiano deceduto o in pensione, i documenti nel suo repertorio potrebbero non essere legalizzabili e vanno estratti dall’Archivio Notarile di competenza e firmati da un funzionario dell’Archivio con firma registrata nella rispettiva Procura di competenza.
Purtroppo, se il documento pubblico è stato formato in India, non puoi che apostillarlo sul territorio indiano, presso l’autorità locale competente (pagina in inglese). Qui trovi la medesima pagina in francese.
Se invece il documento è stato emesso dall’Ambasciata o da un Consolato indiano in Italia, andrà legalizzato (e non apostillato!) presso una Prefettura italiana (vedi il punto 3., paragrafo b) di questa guida), cosicché possa essere usato validamente in Italia. Ricorda di chiedere l’emissione del documento consolare in italiano o almeno bilingue (italiano-inglese oppure italiano-hindi), affinché possa essere legalizzato dalla Prefettura senza intoppi.
Può capitare che l’ente indiano destinatario della documentazione richieda un’apostilla su un documento non legalizzabile/apostillabile, in quanto documento privato (pensiamo a un contratto tra privati, un’autodichiarazione, una lettera firmata di proprio pugno da un privato etc.). Come abbiamo visto sopra, solo i documenti pubblici (dunque firmati da un pubblico ufficiale) possono essere legalizzati/apostillati.
In questi casi, è possibile usare un semplice escamotage per far sì che tali documenti possano essere legalizzabili: fare una copia conforme (detta anche “copia autentica“) dinanzi a un pubblico ufficiale quale un Notaio o un funzionario del Comune. In questo modo, il documento privato si “trasforma” in una copia “pubblica” e possiamo apostillarlo in Procura della Repubblica (se la copia è fatta dinanzi a Notaio) oppure in Prefettura (se la copia è fatta dinanzi a un ufficiale del Comune).
NOTA BENE!
Come detto, si tratta di un escamotage, cioè un espediente per rimediare a una situazione altrimenti irrimediabile. La possibilità di percorrere questa strada va vagliata con l’ente pubblico indiano destinatario e, ancora prima, ove possibile, con un legale indiano.
Nel caso in cui ti possa essere utile, abbiamo raccolto qui la lista delle rappresentanze diplomatiche indiane in Italia.
Il Ministero degli Esteri italiano pubblica e tiene costantemente aggionata una lista delle Rappresentanze Diplomatiche straniere in Italia, da cui abbiamo tratto le informazioni presenti in questa pagina.
L’Ambasciata dell’India si trova a Roma, in Via XX Settembre, 5 – 00187 Roma, Tel: 064884642-3-4-5 – Fax: 064819539, Email: admn.rome@mea.gov.in; accounts.rome@mea.gov.in.
La Sezione Consolare ha i medesimi contatti, fatta eccezione per l’email (cons.rome@mea.gov.in) ed è competente per tutto il territorio della Repubblica Italiana.
L’email della Sezione Commerciale, che ha gli stessi contatti dell’Ambasciata, è invece commercial1.rome@mea.gov.in.
Il Consolato Generale dell’India a Milano si trova in Piazza Paolo Ferrari, 8. ed è raggiungibile via Telefono allo 028057691 e via Fax allo 0272002226.
Qui trovi tutti i contatti email:
– cg.milan@mea.gov.in (Console Generale)
– hoc.milan@mea.gov.in e admn.milan@mea.gov.in (Capo cancelleria consolare e Ammin.)
– cons.milan@mea.gov.in e cons1.milan@mea.gov.in (Passsaporti e servizi consolari)
– oci.milan@mea.gov.in e visa.milan@mea.gov.in (Pol, OCS e Visti)
Il Consolato Generale è competente per le seguenti Regioni (in ordine alfabetico):
– Emilia Romagna
– Friuli Venezia Giulia
– Liguria
– Lombardia
– Piemonte
– Trentino Alto Adige
– Valle d’Aosta
– Veneto
Dopo aver apostillato i documenti, dovrai tradurli in inglese o in un’altra delle lingue accettate dall’ente indiano cui i documenti sono destinati.
Mentre in Italia la traduzione generalmente accettata è quella giurata (o asseverata) in Tribunale o dinanzi a un Notaio, a sua volta apostillata in Procura della Repubblica, in India potrebbe essere richiesta una traduzione certificata.
Pertanto, prima di scegliere un tipo di traduzione, è opportuno informarsi presso l’ente indiano che deve ricevere il documento tradotto. In questo modo, non si correrà il rischio di sprecare tempo e denaro in traduzioni inutilizzabili, una volta arrivati in India.
Se l’ente destinatario del documento non risponde alle richieste di chiarimento in ordine al tipo di traduzione o fornisce spiegazioni poco esaustive, la soluzione più sicura è quella di tradurre il documento direttamente in India, dopo averlo apostillato.
Speriamo di averti chiarito ogni dubbio sulla procedura per apostillare documenti pubblici destinati all’India. Se hai bisogno di ulteriori informazioni o di qualcuno che apponga l’apostille per te, contattaci pure, saremo felici di darti una mano.
