Un atto o documento pubblico straniero da far valere in Italia, di regola, deve essere dapprima legalizzato nel Paese straniero di rilascio e poi presso il Consolato italiano competente per tale Paese straniero. Se invece si tratta di un Paese appartenente alla Convenzione dell’Aja, basta la legalizzazione tramite apostille. Solo successivamente, andrà tradotto in lingua Italiana, ove necessario.
In questa guida ti spiegheremo perché è necessario legalizzare o apostillare un documento pubblico straniero affinché venga riconosciuto in Italia e ti indicheremo alcuni casi specifici in cui un documento straniero può essere legalizzato in Italia. Inoltre, provvederemo ad illustrarti quando i documenti stranieri destinati all’Italia sono esenti da legalizzazione e apostillazione e quando è necessario che, ai fini del suo riconoscimento qui in Italia, il documento straniero venga anche tradotto.
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Affinché tu possa far valere in Italia un atto o documento pubblico proveniente da un Paese Estero, in molti casi è necessario ricorrere alle procedure di legalizzazione. Queste procedure sono rappresentate dalla legalizzazione consolare e dalla più semplice apostille.
Attraverso la legalizzazione consolare (o l’apostille) si attesta che la firma del pubblico ufficiale straniero sull’atto o sul documento pubblico estero è autentica.
Dunque, né la legalizzazione consolare né l’apostille certificano in alcun modo la correttezza del contenuto del documento legalizzato bensì solo l’autenticità dello stesso.
Per atto o documento pubblico straniero si intende:
– quello formato e rilasciato dalle Autorità competenti nel Paese di origine;
– quello rilasciato dalle rappresentanze diplomatiche o consolari di un paese straniero presenti in Italia;
– quello rilasciato dalle rappresentanze diplomatiche o consolari di un paese straniero, presenti in un altro paese straniero.
Come abbiamo visto nel paragrafo precedente, lo scopo delle procedure di legalizzazione è quello di dimostrare che un determinato documento sia effettivamente un documento pubblico attraverso la certificazione dell’autenticità della firma del pubblico ufficiale che lo ha firmato. In questo paragrafo vedremo, nello specifico, cosa sono e quando sono applicabili la legalizzazione consolare che nel caso dell’apostille.
La legalizzazione consolare è una procedura di legalizzazione in uso quando almeno uno tra il Paese di rilascio dei documenti e il Paese destinatario non è un Paese per cui è in vigore la Convenzione dell’Aja. La legalizzazione consolare certifica l’autenticità del documento attraverso un processo suddiviso in due fasi ordinate e sequenziali. Nella prima fase, definita legalizzazione nazionale, il documento viene presentato ad un’autorità competente del Paese di rilascio per la certificazione della firma apposta sul documento. Nella seconda fase, definita legalizzazione consolare, il documento viene presentato ad una rappresentanza consolare o diplomatica del Paese destinatario del documento che sia competente per il Paese di rilascio. In questo caso la rappresentanza consolare o diplomatica certifica l’autenticità della firma del pubblico ufficiale che ha eseguito la legalizzazione nazionale. Questo processo è lungo e può essere particolarmente complesso poiché, in base alle disposizioni della rappresentanza consolare o diplomatica che deve eseguire la legalizzazione consolare, tra la legalizzazione nazionale e la legalizzazione consolare potrebbero intercorrere dei passaggi intermedi (ad esempio, il documento potrebbe dover essere tradotto in una certa lingua dopo la sua legalizzazione nazionale).
L’apostille è una procedura di legalizzazione semplificata introdotta dalla Convenzione dell’Aja. Essa si applica quando sia il Paese di rilascio dei documenti che il Paese destinatario sono Paesi per i quali è in vigore la Convenzione dell’Aja e a patto che i documenti oggetto della procedura di legalizzazione non siano né documenti consolari, ossia documenti rilasciati da una rappresentanza consolare o diplomatica, né documenti amministrativi che interagiscono direttamente con operazioni commerciali o doganali. Nei casi in cui è applicabile, l’apostille sostituisce la legalizzazione consolare.
Ciò che differenzia l’apostille dalla legalizzazione consolare è che la prima viene apposta all’esito di un processo molto più rapido poiché prevede meno passaggi. Tutto il processo di legalizzazione mediante apostille, infatti, avviene ad opera di autorità competenti del Paese di rilascio senza dover eseguire passaggi presso le rappresentanze consolari e diplomatiche del Paese destinatario competenti per il Paese di rilascio.
Nel caso dell’apostille, essa può essere apposta al documento da legalizzare sia in formato fisico che in formato digitale (in questo caso si parla, nello specifico, di e-Apostille).
L’apostille in formato fisico può assumere diverse forme, ad esempio, quella di un timbro, di un sigillo o di un contrassegno adesivo, in base al Paese che la emette. In alcuni casi, può essere anche apposta su un foglio separato, definito, in gergo tecnico, “allonge”, che può essere apposto all’inizio o alla fine del documento e legato ad esso con un timbro di congiunzione atto a dimostrare da parte dell’autorità che apostilla per dimostrare che l’aggiunta sia stata effettuata da un pubblico ufficiale autorizzato.
L’apostille in formato digitale (e-Apostille) viene apposta esclusivamente da alcuni Paesi, tra i quali non figura l’Italia. Alcuni Paesi la appongono solamente su specifici documenti digitali, altri la appongono sia su documenti fisici che su documenti cartacei. Nei casi in cui venga apposta anche sui documenti cartacei, essa sostituisce le apostille fisiche.
In molti casi un documento straniero può essere legalizzato o apostillato solamente nel Paese in cui è stato rilasciato poiché, come abbiamo visto nel paragrafo precedente, le procedure di legalizzazione richiedono che, come parte del processo, il documento venga presentato ad un’autorità competente del Paese di rilascio e, nel caso della legalizzazione consolare, anche ad una rappresentanza consolare o diplomatica del Paese destinatario competente per il Paese di rilascio (la quale può essere ubicata o nel Paese di rilascio o in un altro Paese. In alcuni casi, infatti, una specifica rappresentanza consolare o diplomatica può essere responsabile per più Paesi). Questo significa che, con alcune eccezioni che analizzeremo in questo paragrafo, un documento straniero non può essere legalizzato o apostillato in Italia.
I documenti consolari, ossia quelli rilasciati da una rappresentanza consolare o diplomatica, se non esenti, devono essere legalizzati (i documenti consolari non possono mai essere apostillati) da un’autorità del Paese destinatario per il quale la rappresentanza consolare o diplomatica è competente. Nel caso di documenti consolari rilasciati da rappresentanze consolare e diplomatiche competenti per l’Italia, i documenti, se non esenti, devono essere soggetti a legalizzazione prefettizia. Questo significa che quei documenti devono essere legalizzati da una Prefettura presso la quale la firma dell’ufficiale consolare è depositata. Inoltre, se il documento non è stato rilasciato in italiano o in un formato che comprenda anche l’italiano, andrà successivamente tradotto in italiano con traduzione giurata.
Alcuni Paesi (ad esempio, Austria, Australia, Canada e Tonga) hanno conferito l’autorità di apostillare i propri documenti pubblici o specifici insiemi di documenti pubblici anche alle proprie rappresentanze consolari e diplomatiche (talvolta in maniera generalizzata, come nel caso dell’Australia, che ha conferito questa autorità a tutte le rappresentanze consolari e diplomatiche non onorarie, talvolta in maniera mirata, come nel caso di Tonga, che ha conferito questa autorità solo a rappresentanze consolari e diplomatiche specifiche). Tuttavia, non sempre queste rappresentanze consolari e diplomatiche esercitano quell’autorità.
Le rappresentanze consolari e diplomatiche non onorarie australiane in Italia possono apostillare documenti australiani. Nel caso delle rappresentanze consolari dell’Austria e del Canada si consiglia di verificare con le specifiche rappresentanze consolari o diplomatiche se esercitano l’autorità. Nel caso della rappresentanza consolare e diplomatica di Tonga competente per l’Italia, essa detiene il potere di apostillare i documenti pubblici rilasciati a Tonga, ma si trova fisicamente nel Regno Unito.
Non sempre, ai fini del proprio riconoscimento in un Paese Estero, un documento pubblico deve essere soggetto a procedure di legalizzazione. A volte, infatti, sono presenti Convenzioni, Regolamenti e altri Accordi Internazionali tra Paesi che possono esentare una o più tipologie di documenti dalle procedure di legalizzazione, quando rilasciati da un contraente di quegli accordi e destinati ad un altro contraente di quegli accordi. Qui di seguito provvediamo a riportare le esenzioni dalle procedure di legalizzazione applicabili per l’Italia, in ordine cronologico.
La Convenzione Italia-San Marino del 31 marzo 1939 ha introdotto l’esenzione da apostille (e da legalizzazione) per i seguenti documenti rilasciati dalla Repubblica di San Marino e diretti all’Italia (e viceversa): Certificati di Stato Civile (certificati di Nascita, Matrimonio e Morte), certificati di cittadinanza, certificati di residenza, certificati di stato libero, richieste di pubblicazioni matrimoniali, certificati di eseguita pubblicazione matrimoniale, nulla osta al matrimonio, certificati di stato di famiglia e copie dell’atto di riconoscimento di figlio naturale.
L’Accordo Italia-Svizzera del 16 novembre 1966 ha stabilito l’esenzione da legalizzazione e apostillazione per i seguenti documenti rilasciati dalla Svizzera e destinati all’Italia (e viceversa): Certificati di Stato Civile (certificati di Nascita, Matrimonio e Morte), certificati di cittadinanza, certificati di residenza, certificati di stato libero, certificati di stato di famiglia, copie dell’atto di riconoscimento di un figlio naturale, dichiarazioni di assenso al matrimonio, certificati di eseguita pubblicazione matrimoniale, certificati di nulla osta al matrimonio e qualsiasi altro tipo di documento richiesto per contrarre matrimonio.
La Convenzione di Londra del 7 giugno 1968 esenta da legalizzazione i documenti consolari rilasciati dalle rappresentanze consolari e diplomatiche dei Paesi firmatari della Convenzione quando destinati ad altri Paesi firmatari o a rappresentanze consolari e diplomatiche di un altro Paese firmatario ovunque nel mondo. La Convenzione di Londra è stata firmata dall’Italia dai seguenti Paesi: Austria, Belgio, Cipro, Estonia, Francia, Germania, Grecia, Irlanda, Lettonia, Liechtenstein, Lussemburgo, Malta, Moldavia (o Moldova), Norvegia, Paesi Bassi, Polonia, Portogallo, Regno Unito, Repubblica Ceca, Romania, Russia, Spagna, Svezia, Svizzera, Turchia e Ucraina.
La Convenzione Italia-Germania del 7 giugno 1969 esenta da legalizzazione e apostille i seguenti documenti pubblici rilasciati dalla Germania e destinati all’Italia (e viceversa): gli atti e documenti di un’autorità giudiziaria, compresi quelli rilasciati da un cancelliere o da un funzionario di cancelleria, gli atti e documenti di un’autorità amministrativa, gli atti e documenti rilasciati da enti pubblici (se considerati tali dall’ordinamento giuridico nazionale), gli atti e i documenti notarili, gli atti di un ufficiale giudiziario, gli atti di protesto di cambiali o di assegni anche se formati da un segretario comunale italiano o tedesco o da altra persona competente secondo l’ordinamento giuridico nazionale, i documenti consolari rilasciati dalle rappresentanze consolari ovunque nel mondo.
La Convenzione di Vienna dell’8 settembre 1976 esenta da legalizzazione e apostille gli Estratti di Stato Civile (estratti di Nascita, Matrimonio e Morte) redatti utilizzando i modelli plurilingue introdotti dalla Convenzione, quando diretti a Paesi che l’hanno sottoscritta. La Convenzione esenta gli Estratti redatti utilizzando i modelli plurilingue anche da traduzione, eccetto per eventuali annotazioni presenti negli estratti. Se presenti, infatti, queste sono sempre in una lingua del Paese che rilascia il documento e, dunque, devono essere tradotte, a meno che siano già in una lingua riconosciuta dal Paese destinatario. Oltre all’Italia, la Convenzione di Vienna dell’8 settembre 1976 è stata sottoscritta dai seguenti Paesi: Austria, Belgio, Bosnia-Erzegovina, Bulgaria, Capo Verde, Croazia, Estonia, Francia, Germania, Lituania, Lussemburgo, Macedonia del Nord, Moldavia (o Moldova), Montenegro, Paesi Bassi, Polonia, Portogallo, Romania, Serbia, Slovenia, Spagna, Svizzera e Turchia.
La Convenzione Italia-Ungheria del 26 maggio 1977 esenta da legalizzazione e apostille atti redatti nella forma prescritta dall’autorità competente di una delle Parti Contraenti nella propria giurisdizione o gli atti legalizzati e muniti di un timbro ufficiale per essere utilizzati sul territorio dell’altra Parte Contraente.
La Convenzione di Atene del 15 settembre 1977 esenta da legalizzazione e apostille gli atti e documenti riguardanti lo Stato Civile, la capacità o la situazione familiare delle persone fisiche, la loro nazionalità, il loro domicilio o la loro residenza, qualunque sia l’uso al quale sono destinati e tutti gli altri atti e documenti che vengono prodotti per la celebrazione di un matrimonio o per la formazione di un atto di stato civile. Questa specifica Convenzione è in vigore in Italia e nei seguenti Paesi: Austria, Francia, Grecia, Lussemburgo, Paesi Bassi, Polonia, Portogallo, Spagna e Turchia.
La Convenzione di Monaco del 5 settembre 1980 esenta da apostille, da legalizzazione e da traduzione il certificato di capacità matrimoniale redatto utilizzando il modello plurilingue introdotto dalla Convenzione, quando diretto a Paesi che hanno sottoscritto la Convenzione. In aggiunta all’Italia, la Convenzione di Monaco menzionata è stata sottoscritta da Austria, Germania, Grecia, Lussemburgo, Moldavia (o Moldova), Paesi Bassi, Portogallo, Spagna, Svizzera e Turchia.
L’Accordo Italia-Spagna del 10 ottobre 1983 esenta da apostille e legalizzazione i seguenti documenti rilasciati dalla Spagna e destinati all’Italia (e viceversa): gli atti e documenti riguardanti lo Stato Civile, la capacità o la situazione familiare delle persone fisiche, la loro cittadinanza, il loro domicilio o la loro residenza qualunque sia l’uso al quale sono destinati e tutti gli altri atti e documenti che vengono prodotti per la celebrazione di un matrimonio o per la formazione di un atto di Stato Civile.
La Convenzione di Bruxelles del 25 maggio 1987 esenta da legalizzazione e apostille i seguenti documenti rilasciati da una delle parti contraenti e destinati da un’altra delle parti contraenti: i documenti rilasciati da un’autorità o da un funzionario dipendenti da un’autorità giudiziaria dello Stato membro, inclusi quelli emessi dal Pubblico Ministero, da un Cancelliere o da un Ufficiale Giudiziario, i documenti amministrativi, gli atti notarili, le dichiarazioni ufficiali (quali attestati di registrazione, visti per convalida di data ed autenticazioni di sottoscrizioni, apposte su una scrittura privata) e i documenti consolari. In aggiunta all’Italia, i seguenti Paesi hanno firmato la Convenzione: Belgio, Danimarca (eccetto Groenlandia ed Isole Færøer), Estonia, Francia, Irlanda e Lettonia.
Nonostante l’Accordo tra la Repubblica italiana e la Repubblica argentina sullo scambio degli atti dello stato civile e l’esenzione dalla legalizzazione per taluni documenti firmato il 9 dicembre 1987 ed entrato in vigore il 1° luglio 1990 (dunque valido per tutti i documenti rilasciati dopo quella data) esenti formalmente tutti i documenti di Stato Civile, come i certificati di Nascita, Matrimonio e Morte, e ogni altra tipologia di documento indicata dall’Accordo da legalizzazione e apostillazione quando rilasciato dall’Argentina e diretto all’Italia (e viceversa), l’Accordo è disapplicato da entrambe le parti. Questo significa che l’apostillazione e la legalizzazione, quando necessarie, sono ancora richieste.
L’Accordo Italia-Austria del 29 marzo 1990 esenta da apostillazione e legalizzazione i seguenti documenti, quando rilasciati dall’Austria e destinati all’Italia (e viceversa): atti e documenti che si riferiscono a Stato Civile, capacità o situazione familiare delle persone fisiche, alla loro cittadinanza, domicilio o residenza, qualunque sia l’uso al quale essi sono destinati, e ogni altro atto o documento quando prodotto per la celebrazione del matrimonio o per la formazione di un atto dello Stato Civile.
Inoltre, ai sensi del Regolamento (UE) 2016/1191, i documenti pubblici rilasciati da altri Paese membri dell’UE e da loro rappresentanze consolari e diplomatiche ovunque nel mondo e destinati all’Italia (e viceversa), sono esenti sia da legalizzazione che da apostille se attestano uno dei seguenti fatti: a) nascita; b) esistenza in vita; c) decesso; d) nome; e) matrimonio, compresi la capacità di contrarre matrimonio e lo stato civile; f) divorzio, separazione personale o annullamento del matrimonio; g) unione registrata, compresa la capacità di sottoscrivere un’unione registrata e lo stato di unione registrata; h) scioglimento di un’unione registrata, separazione personale o annullamento di un’unione registrata; i) filiazione; j) adozione; k) domicilio e/o residenza; l) cittadinanza; m) assenza di precedenti penali, a condizione che i documenti pubblici riguardanti tale fatto siano rilasciati a un cittadino dell’Unione dalle autorità del suo Stato membro di cittadinanza; n) documenti pubblici per esercitare il diritto di votare e di candidarsi alle elezioni comunali e alle elezioni del Parlamento europeo nello Stato di residenza diverso da quello di cittadinanza.
Gli atti e documenti pubblici stranieri da valere in Italia, una volta legalizzati o apostillati (ove necessario) devono anche essere tradotti in lingua italiana salvo i casi di esenzione. In aggiunta alle esenzioni dalla traduzione di cui già al paragrafo precedente, aggiungiamo la seguente:
– l’art. 6, paragrafo 1 del Regolamento UE 2016/1191, il quale prevede per lo Stato membro in cui viene presentato il documento pubblico (relativo alla nascita, all’esistenza in vita, al decesso, al matrimonio, compresi la capacità di contrarre matrimonio e lo stato civile, all’unione registrata, compresi la capacità di sottoscrivere un’unione registrata e lo stato di unione registrata, al domicilio e/o alla residenza e all’assenza di precedenti penali), l’esenzione dalla traduzione se lo stesso è redatto (1) in una delle sue lingue ufficiali o in una lingua non ufficiale ma espressamente accettata o se (2) il documento pubblico è accompagnato da un modulo standard multilingue, a condizione che l’autorità alla quale viene presentato il documento pubblico ritenga che le informazioni contenute nel modulo siano sufficienti per il trattamento del documento.
Se non è presente alcuna esenzione, la traduzione deve essere eseguita in uno dei modi seguenti:
– dalle rappresentanze diplomatiche o consolari italiane presenti nello Stato estero da cui provengono gli atti e documenti pubblici, senza ulteriori adempimenti. Inoltre, per i Paesi non aderenti alla Convenzione dell’Aja, le rappresentanze diplomatiche o consolari italiane di solito provvedono sia alla legalizzazione diplomatica o consolare sia ad autenticare la traduzione;
– per i Paesi aderenti alla Convenzione dell’Aja, nello Stato estero di provenienza, secondo le leggi del luogo: in questo caso, anche le firme dei notai o funzionari preposti all’autentica della traduzione devono essere apostillate dalle autorità locali competenti, se non provenienti da Belgio, Danimarca, Estonia, Francia, Germania, Irlanda, Lettonia, Ungheria, o non si ricada nei casi previsti dall’art. 6, paragrafo 2 del Regolamento (UE) 2016/1191 (vedi caso di esenzione sopra menzionato);
– in Italia (sia per i Paesi Aja che non), dalle rappresentanze diplomatiche o consolari competenti per lo Stato estero di provenienza degli atti e documenti pubblici. In questo caso, le firme del personale consolare estero devono avere la legalizzazione prefettizia, salvo esenzioni;
– in Italia (sia per i Paesi Aja che non), attraverso l’asseverazione (o giuramento) della traduzione, svolta da chi conosce la lingua di origine dell’atto o documento e quella italiana, con la produzione del verbale di giuramento, ricevuto dal cancelliere di qualsiasi Ufficio giudiziario, compreso l’Ufficio del Giudice di Pace o dal notaio, senza ulteriori adempimenti.
Nota bene!
Il nostro consiglio, se puoi scegliere, è di far eseguire la traduzione sempre in Italia, attraverso asseverazione o giuramento, dinanzi a un Notaio o a un funzionario di un Tribunale o di un Giudice di Pace, in quanto è il tipo di traduzione più conosciuto dai funzionari pubblici italiani e, pertanto, verrebbe accettata senza sollevare obiezioni.
Abbiamo finito! Speriamo, davvero, di esserti stati d’aiuto e di averti schiarito le idee.
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